Depunerea declarațiilor fiscale online: noua procedură și regulile privind împuternicirea contabilului

Începând cu 19 septembrie 2025 se aplică o nouă procedură pentru transmiterea declarațiilor fiscale prin mijloace electronice. Aceasta a fost aprobată prin Ordinul președintelui ANAF nr. 2.213/2025 și reglementează înregistrarea certificatelor calificate, utilizarea formularului 150 și revocarea dreptului de depunere online.

Ordinul este important atât pentru contribuabili, cât și pentru experții contabili, consultanții fiscali și celelalte persoane împuternicite să semneze și să transmită declarații fiscale.

Ce reglementează Ordinul nr. 2.213/2025

Noul ordin aprobă:

• procedura de transmitere electronică a declarațiilor fiscale;
• formularul 150 „Cerere pentru utilizarea unui certificat calificat”;
• formularul 151 „Cerere pentru revocarea dreptului de utilizare a serviciului Depunere declarații online”.

Totodată, este abrogat Ordinul ANAF nr. 2.520/2010, care reglementa depunerea electronică a declarațiilor fiscale de către contribuabilii mari și mijlocii.

Noua procedură are o aplicabilitate generală și stabilește modul în care contribuabilul, reprezentantul legal sau împuternicitul obține dreptul de a utiliza un certificat calificat pentru semnarea declarațiilor fiscale.

Declarațiile fiscale se semnează cu semnătură electronică calificată

Declarațiile fiscale transmise online trebuie semnate cu o semnătură electronică calificată, în condițiile Legii nr. 214/2024 și ale Regulamentului european eIDAS.

Certificatul calificat poate aparține:

• contribuabilului persoană fizică;
• reprezentantului legal al unei persoane juridice;
• reprezentantului desemnat al unei entități fără personalitate juridică;
• unei persoane împuternicite, precum un expert contabil sau consultant fiscal.

Titularul aceluiași certificat calificat poate fi împuternicit să semneze declarațiile fiscale pentru mai mulți contribuabili.

Cum se înregistrează certificatul calificat

Înregistrarea se realizează pe site-ul ANAF, prin completarea și transmiterea formularului 150 – „Cerere pentru utilizarea unui certificat calificat”.

Cererea este transmisă electronic și trebuie semnată cu semnătură electronică calificată de către contribuabil, reprezentantul legal sau persoana împuternicită.

Dacă titularul certificatului nu este reprezentantul legal al contribuabilului, formularul trebuie însoțit de:

• documentul de împuternicire; sau
• documentul care dovedește calitatea în care persoana reprezintă contribuabilul.

Documentele justificative sunt atașate cererii într-un fișier electronic.

Un element care trebuie observat este că procedura prevede că, atunci când sunt transmise mai multe cereri pentru același contribuabil, va fi înregistrată prima cerere depusă. Aplicarea practică a acestei prevederi trebuie urmărită mai ales în situațiile în care contribuabilul dorește să autorizeze titularii mai multor certificate.

Împuternicirea poate fi transmisă electronic

Dacă documentul de împuternicire este întocmit în format electronic și semnat cu o semnătură electronică calificată, cererea poate fi soluționată fără prezentarea documentului pe hârtie la organul fiscal.

Această regulă simplifică înregistrarea certificatelor utilizate de contabili și de ceilalți profesioniști care transmit declarații pentru clienți.

În schimb, dacă actul de împuternicire nu este întocmit și semnat electronic, ANAF notifică solicitantul prin e-mail, în termen de cinci zile de la înregistrarea cererii, că aprobarea trebuie realizată la organul fiscal.

Când trebuie prezentată împuternicirea la ANAF

Dacă formularul 150 nu este semnat electronic, acesta poate fi depus la sediul oricărui organ fiscal central, împreună cu documentul de împuternicire sau cu actul care dovedește calitatea de reprezentant.

În cazul unei împuterniciri sub semnătură privată:

• se depune documentul în original;
• dacă originalul nu este prezentat, trebuie depusă o copie legalizată.

Prin urmare, regula nu impune în toate cazurile o procură autentificată de notar. O împuternicire sub semnătură privată este admisă, cu condiția prezentării originalului.

Regula specială pentru experții contabili

În cazul în care contribuabilul este reprezentat de un avocat, consultant fiscal sau expert contabil, forma și conținutul împuternicirii sunt cele prevăzute de legislația care reglementează profesia respectivă.

Aceasta înseamnă că, pentru expertul contabil, nu se aplică automat cerința unei procuri notariale. Dreptul de reprezentare poate fi demonstrat prin documentele profesionale corespunzătoare, dacă acestea prevăd clar dreptul de a semna și transmite declarațiile fiscale în numele clientului.

Este recomandat ca documentul să precizeze în mod expres:

• identificarea contribuabilului și a expertului contabil;
• dreptul de semnare electronică;
• dreptul de transmitere a declarațiilor fiscale;
• perioada pentru care se acordă împuternicirea;
• posibilitatea depunerii formularului 150;
• condițiile de încetare sau revocare a mandatului.

Cum soluționează ANAF formularul 150

Organul fiscal verifică informațiile înscrise în cerere și documentele justificative prezentate.

Validitatea certificatului și identitatea titularului sunt verificate cu ajutorul prestatorului de servicii de încredere care a emis certificatul.

Dacă informațiile sunt corecte, cererea este aprobată, iar contribuabilul primește confirmarea la adresa de e-mail indicată. Din acel moment, certificatul poate fi utilizat pentru transmiterea declarațiilor fiscale în numele contribuabilului.

Dacă sunt identificate erori sau informațiile nu pot fi verificate, cererea este respinsă, iar motivul respingerii este comunicat prin e-mail. După corectarea problemelor poate fi transmis un nou formular 150.

Revocarea dreptului de depunere online

Revocarea dreptului de utilizare a certificatului pentru un anumit contribuabil se solicită prin formularul 151.

Cererea poate fi transmisă electronic de contribuabil, reprezentantul legal sau persoana împuternicită. Dacă nu este semnată electronic, formularul 151 se depune la sediul oricărui organ fiscal central.

Confirmarea revocării este transmisă la adresa de e-mail menționată în cerere.

Revocarea trebuie solicitată, de exemplu, atunci când:

• încetează contractul cu expertul contabil;
• contribuabilul schimbă persoana responsabilă de declarații;
• certificatul nu mai trebuie utilizat pentru contribuabil;
• există suspiciunea utilizării neautorizate a certificatului;
• titularul certificatului își încetează activitatea.

Depunerea declarațiilor online nu este același lucru cu accesul în SPV

Ordinul nr. 2.213/2025 reglementează serviciul „Depunere declarații online”, respectiv dreptul titularului certificatului de a semna și transmite declarații fiscale.

Accesul și comunicarea prin Spațiul Privat Virtual sunt reglementate separat, prin Ordinul ANAF nr. 1.090/2022.

Prin urmare, împuternicirea trebuie formulată în funcție de operațiunile pe care profesionistul trebuie să le efectueze:

• semnarea și transmiterea declarațiilor fiscale;
• accesarea SPV;
• consultarea situației fiscale;
• primirea actelor administrative fiscale;
• transmiterea cererilor și a altor documente către ANAF.

Pentru evitarea neclarităților, este indicat ca împuternicirea să menționeze distinct atât dreptul de depunere a declarațiilor, cât și dreptul de acces și operare în SPV, dacă se dorește acordarea ambelor categorii de atribuții.

Concluzie

Ordinul nr. 2.213/2025 actualizează procedura de înregistrare a certificatelor calificate și permite soluționarea electronică a formularului 150 atunci când cererea și documentele justificative sunt semnate corespunzător.

Pentru firmele de contabilitate, principala clarificare privește posibilitatea utilizării împuternicirii profesionale, fără ca o procură notarială să fie obligatorie în toate situațiile. Totuși, documentul trebuie să prevadă explicit operațiunile pe care expertul contabil este autorizat să le efectueze.

Sursa oficială: Ordinul ANAF nr. 2.213/2025 – Portalul Legislativ.

Actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3 pentru societățile de contabilitate și expertiză contabilă

Începând cu 1 ianuarie 2025, în România se aplică noua versiune a Clasificării activităților din economia națională, denumită CAEN Rev. 3. Modificarea a fost introdusă prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024 și vizează societățile, persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale.

Pentru societățile de contabilitate și de expertiză contabilă, actualizarea trebuie făcută atât cu respectarea procedurilor Registrului Comerțului, cât și a regulilor profesionale stabilite de CECCAR.

Care este termenul pentru actualizarea la CAEN Rev. 3?

Termenul acordat pentru actualizarea obiectului de activitate în registrul comerțului este de 18 luni începând cu data de 25 martie 2025.

Prin urmare, termenul-limită pentru realizarea formalităților este:

25 septembrie 2026.

Termenul a fost stabilit în contextul publicării Hotărârii Guvernului nr. 284/2025 în Monitorul Oficial din 25 martie 2025.

Societățile care nu au efectuat încă actualizarea trebuie să verifice din timp corespondența dintre vechile coduri CAEN Rev. 2 și codurile aplicabile conform CAEN Rev. 3.

Ce trebuie să facă societățile de contabilitate?

În cazul firmelor care prestează servicii de contabilitate sau expertiză contabilă, actualizarea nu înseamnă doar înlocuirea formală a unei clasificări.

Societatea trebuie să verifice:

• codul CAEN principal;
• codurile CAEN secundare;
• activitățile efectiv desfășurate;
• corespondența codurilor din CAEN Rev. 2 cu cele din CAEN Rev. 3;
• compatibilitatea activităților cu reglementările profesiei contabile;
• necesitatea obținerii avizului CECCAR pentru modificarea actului constitutiv.

Consiliul Superior al CECCAR a aprobat, prin Hotărârea nr. 25/800 din 14 ianuarie 2025, lista codurilor CAEN Rev. 3 care pot fi autorizate pentru societățile membre.

Codul CAEN principal pentru activitățile contabile

Codul principal utilizat pentru activitatea societăților de contabilitate și de expertiză contabilă rămâne:

6920 – Activități de contabilitate și audit financiar; consultanță în domeniul fiscal

Acest cod cuprinde activitățile specifice serviciilor contabile, însă înscrierea și autorizarea codului la Registrul Comerțului nu înlocuiesc autorizările profesionale prevăzute de lege.

Prestarea efectivă a serviciilor de contabilitate și expertiză contabilă trebuie realizată cu respectarea OG nr. 65/1994 și a reglementărilor CECCAR.

Coduri CAEN Rev. 3 care pot fi utilizate de societățile de expertiză contabilă

În funcție de activitățile desfășurate și de structura societății, experții contabili pot include în obiectul de activitate și alte coduri autorizate de CECCAR.

Printre acestea se regăsesc:

• 1812 – Alte activități de tipărire n.c.a.;
• 5829 – Activități de editare a altor produse software;
• 6039 – Activități de distribuție a altor conținuturi;
• 6210 – Activități de realizare a softului la comandă;
• 6220 – Activități de consultanță în tehnologia informației și de management al mijloacelor de calcul;
• 6290 – Alte activități de servicii privind tehnologia informației;
• 6310 – Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web și activități conexe;
• 6421 – Activități ale holdingurilor;
• 6422 – Activități ale canalelor de finanțare;
• 6619 – Activități auxiliare intermedierilor financiare, exceptând activitățile de asigurări și fondurile de pensii;
• 6621 – Activități de evaluare a riscului de asigurare și a pagubelor;
• 6622 – Activități ale agenților și brokerilor de asigurări;
• 6630 – Activități de administrare a fondurilor;
• 6811 – Cumpărarea și vânzarea de bunuri imobiliare proprii;
• 6820 – Închirierea și subînchirierea bunurilor imobiliare proprii sau închiriate;
• 6832 – Alte activități pentru tranzacții imobiliare pe bază de comision sau contract;
• 6920 – Activități de contabilitate și audit financiar; consultanță în domeniul fiscal;
• 7020 – Activități de consultanță în afaceri și management;
• 7320 – Activități de studiere a pieței și de sondare a opiniei publice;
• 7430 – Activități de traducere scrisă și orală;
• 7499 – Alte activități profesionale, științifice și tehnice n.c.a.;
• 7810 – Activități ale agențiilor de plasare a forței de muncă;
• 7820 – Activități ale agențiilor de plasare temporară a forței de muncă și furnizarea altor resurse umane;
• 8210 – Activități de secretariat și servicii-suport;
• 8299 – Activități de servicii-suport pentru întreprinderi n.c.a.;
• 8559 – Alte forme de învățământ n.c.a.;
• 9111 – Activități ale bibliotecilor;
• 9112 – Activități ale arhivelor.

Lista rezultă din reglementările profesionale adoptate de CECCAR pentru aplicarea CAEN Rev. 3.

Includerea unui cod în lista activităților permise nu înseamnă însă că acesta trebuie introdus automat în actul constitutiv. Este recomandat ca societatea să păstreze numai activitățile pe care le desfășoară sau intenționează în mod real să le desfășoare.

Coduri care pot fi autorizate pentru societățile de contabilitate

Pentru societățile administrate de contabili autorizați, lista activităților permise este mai restrânsă. Aceasta include, în principal:

• 1812 – Alte activități de tipărire n.c.a.;
• 6832 – Alte activități pentru tranzacții imobiliare pe bază de comision sau contract;
• 6920 – Activități de contabilitate și audit financiar; consultanță în domeniul fiscal;
• 7430 – Activități de traducere scrisă și orală;
• 7810 – Activități ale agențiilor de plasare a forței de muncă;
• 7820 – Activități ale agențiilor de plasare temporară a forței de muncă și furnizarea altor resurse umane;
• 8210 – Activități de secretariat și servicii-suport;
• 9111 – Activități ale bibliotecilor;
• 9112 – Activități ale arhivelor.

Diferența dintre cele două liste trebuie analizată în funcție de calitatea profesională a administratorilor și asociaților societății.

Este necesar avizul CECCAR?

Atunci când actualizarea la CAEN Rev. 3 determină modificarea obiectului de activitate sau a actului constitutiv, societățile membre trebuie să respecte și procedurile CECCAR.

În funcție de operațiunea realizată, poate fi necesară depunerea unei cereri pentru:

• emiterea avizului de principiu în vederea constituirii unei societăți de contabilitate sau expertiză contabilă;
• emiterea avizului de principiu pentru modificarea actului constitutiv;
• verificarea și aprobarea codurilor CAEN secundare;
• actualizarea informațiilor societății în evidențele filialei CECCAR.

Formularele aplicabile sunt disponibile prin filialele teritoriale CECCAR.

Este recomandat ca avizul profesional să fie obținut înaintea depunerii documentelor la Registrul Comerțului atunci când modificarea solicitată afectează actul constitutiv.

Cum se depune cererea la Registrul Comerțului?

Atunci când se realizează numai actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3, fără alte modificări, procedura este simplificată.

Pentru societăți se completează cererea de înregistrare – Anexa 2a, bifând secțiunea referitoare la actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3.

În această situație nu sunt necesare, în principiu, alte documente, cu excepția împuternicirii persoanei care efectuează formalitățile, dacă cererea nu este depusă direct de reprezentantul legal.

Cererea poate fi transmisă:

• prin portalul online al Registrului Comerțului;
• direct la ghișeul oficiului teritorial;
• prin poștă sau curier.

În cazul în care actualizarea presupune și modificarea efectivă a obiectului de activitate, adăugarea sau eliminarea unor coduri ori adaptarea determinată de divizarea sau reunirea unor clase CAEN, vor fi necesare documentele specifice modificării actului constitutiv.

Atenție la activitățile conexe codului CAEN 6920

CECCAR precizează că activitățile conexe clasei CAEN 6920 sunt luate în considerare la calcularea cotizației variabile datorate de societățile membre.

Din acest motiv, obiectul de activitate trebuie stabilit cu atenție și trebuie să reflecte activitatea economică desfășurată efectiv de societate.

Nu este recomandată introducerea unui număr mare de coduri CAEN numai pentru eventualitatea utilizării lor în viitor, fără o analiză a implicațiilor profesionale și financiare.

Concluzie

Actualizarea la CAEN Rev. 3 este obligatorie pentru societățile înregistrate în România, iar termenul-limită este 25 septembrie 2026.

Pentru firmele de contabilitate și expertiză contabilă, procedura presupune o verificare suplimentară: codurile selectate trebuie să fie compatibile cu activitățile permise de CECCAR și cu forma de exercitare a profesiei.

Înainte de depunerea cererii, este recomandată verificarea următoarelor aspecte:

• corespondența dintre codurile vechi și cele noi;
• lista activităților acceptate de CECCAR;
• necesitatea modificării actului constitutiv;
• necesitatea obținerii avizului de principiu;
• activitățile care intră în calculul cotizației variabile.

O analiză realizată înaintea depunerii documentelor poate preveni respingerea cererii și poate evita includerea unor activități incompatibile cu reglementările profesiei contabile.

Informațiile prezentate au caracter general și nu înlocuiesc analiza documentelor și a situației concrete a fiecărei societăți.

Legea contabilității nr. 82/1991: principalele obligații pe care orice firmă trebuie să le respecte

 

Legea contabilității nr. 82/1991 reprezintă actul normativ de bază care reglementează organizarea și conducerea contabilității în România.

Deși multe dintre obligațiile prevăzute de lege sunt gestionate în practică de contabil sau de firma de contabilitate, responsabilitatea administrării corecte a evidenței financiar-contabile nu trebuie privită exclusiv ca o problemă a departamentului contabil.

Administratorii societăților au propriile responsabilități, iar nerespectarea regulilor privind documentele justificative, inventarierea, arhivarea sau depunerea situațiilor financiare poate atrage sancțiuni importante.

Cine este obligat să țină contabilitate?

Obligația de a organiza și conduce contabilitatea financiară revine, printre altele:

• societăților;
• companiilor și societăților naționale;
• regiilor autonome;
• societăților cooperative;
• instituțiilor publice;
• asociațiilor și altor persoane juridice cu sau fără scop patrimonial;
• anumitor entități fără personalitate juridică;
• persoanelor juridice străine care desfășoară activitate prin sedii permanente în România.

Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit și determină venitul în sistem real au, la rândul lor, obligații de evidență contabilă, potrivit regulilor aplicabile categoriei din care fac parte.

Contabilitatea trebuie să reflecte toate operațiunile firmei

Una dintre regulile fundamentale ale Legii contabilității este că orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată într-un document justificativ și înregistrată în contabilitate.

Legea interzice deținerea de active sau datorii și efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea acestora în contabilitate.

Cu alte cuvinte, evidența contabilă trebuie să reflecte realitatea economică a societății, nu doar documentele care ajung ocazional la contabil.

Documentele justificative sunt esențiale

Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării acesteia, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.

Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:

• le întocmesc;
• le vizează;
• le aprobă;
• le înregistrează în contabilitate.

De aceea, existența unei facturi sau a unui document nu este suficientă dacă informațiile înscrise sunt incomplete, necorelate sau nu reflectă operațiunea reală.

Pentru firme este important ca documentele transmise contabilității să fie complete, corecte și furnizate la timp.

Cine răspunde pentru organizarea contabilității?

Legea face o diferență importantă între organizarea contabilității și conducerea contabilității.

Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine, în primul rând, administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității.

Contabilitatea poate fi organizată intern, printr-un compartiment condus de director economic, contabil-șef sau o altă persoană cu studii economice superioare.

Alternativ, societatea poate externaliza contabilitatea printr-un contract de prestări servicii încheiat cu o persoană fizică sau juridică autorizată, membră CECCAR.

În cazul externalizării, răspunderea pentru conducerea contabilității revine prestatorului autorizat, potrivit legii și contractului încheiat.

Acest lucru nu înseamnă însă că administratorul este eliberat de toate obligațiile sale privind gestionarea societății și furnizarea documentelor necesare.

Inventarierea este obligatorie

Entitățile au obligația de a efectua inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii:

• la începutul activității;
• cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar;
• în cazul fuziunii;
• în cazul divizării;
• în cazul transformării;
• în cazul lichidării;
• în alte situații prevăzute de lege.

Inventarierea nu trebuie privită doar ca o formalitate de sfârșit de an.

Prin inventariere se verifică dacă situația evidențiată în contabilitate corespunde cu situația faptică a patrimoniului firmei.

Rezultatele inventarierii trebuie ulterior înregistrate în contabilitate.

Registrele obligatorii de contabilitate

Legea stabilește trei registre contabile obligatorii:

• Registrul-jurnal;
• Registrul-inventar;
• Cartea mare.

Acestea trebuie întocmite și păstrate astfel încât să permită identificarea și controlul operațiunilor contabile.

În plus, pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile se întocmește lunar balanța de verificare.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

Registrele obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară trebuie păstrate în arhiva entității timp de:

5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite.

Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.

Și datele procesate prin sisteme informatice trebuie păstrate pe suporturi tehnice pentru aceeași perioadă.

Situațiile financiare anuale, situațiile financiare consolidate și situațiile financiare interimare au însă o perioadă de păstrare de 10 ani.

Ce se întâmplă dacă documentele se pierd?

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente financiar-contabile, societatea nu poate pur și simplu să constate că acestea nu mai există.

Trebuie inițiată procedura de reconstituire.

Termenul general pentru reconstituirea documentelor este de maximum:

30 de zile de la constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii.

În caz de forță majoră, termenul este de 90 de zile de la încetarea acesteia.

Situațiile financiare anuale sunt obligatorii

Societățile și celelalte entități prevăzute de lege trebuie să întocmească situații financiare anuale.

Acestea reprezintă documentele oficiale prin care este prezentată situația economico-financiară a entității și trebuie să ofere o imagine fidelă asupra:

• poziției financiare;
• performanței financiare;
• activității desfășurate.

Situațiile financiare și raportările contabile sunt semnate atât de reprezentantul legal, cât și de persoana responsabilă de conducerea contabilității. Ele pot fi întocmite și semnate de persoane fizice sau juridice autorizate, membre CECCAR.

Care sunt termenele generale de depunere a bilanțului?

Pentru societățile reglementate de Legea societăților nr. 31/1990 și pentru celelalte entități indicate expres de Legea contabilității, situațiile financiare anuale se depun, în principiu, până la:

31 mai inclusiv a anului următor celui de raportare.

Pentru celelalte persoane juridice, termenul prevăzut de lege este:

30 aprilie inclusiv.

Dacă termenul cade într-o zi nelucrătoare, depunerea se poate face în prima zi lucrătoare următoare.

Pentru entitățile cu exercițiu financiar diferit de anul calendaristic se aplică termene distincte, calculate de la încheierea exercițiului financiar.

Firmele fără activitate au totuși o obligație declarativă

O societate care, de la constituire, nu a desfășurat activitate nu depune situații financiare anuale în aceleași condiții ca o societate activă.

Aceasta trebuie însă să depună o declarație privind lipsa activității, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

Prin urmare, „nu am avut activitate” nu înseamnă că firma nu are nicio obligație de raportare.

Dividendele trimestriale presupun situații financiare interimare

Societățile care optează pentru distribuirea trimestrială de dividende trebuie să întocmească situații financiare interimare.

Profitul care poate fi distribuit trimestrial trebuie determinat în condițiile prevăzute de lege, iar după aprobarea situațiilor financiare anuale trebuie realizată regularizarea dividendelor distribuite în cursul exercițiului.

Dacă au fost plătite dividende trimestriale peste suma care putea fi distribuită, diferența trebuie restituită în termenul legal.

Ce riscă firmele care nu respectă Legea contabilității?

Legea prevede o gamă largă de contravenții, printre care:

• neînregistrarea operațiunilor economico-financiare;
• lipsa politicilor și procedurilor contabile;
• nerespectarea regulilor privind registrele de contabilitate;
• nereguli privind documentele justificative;
• nerespectarea obligației de inventariere;
• întocmirea sau semnarea necorespunzătoare a situațiilor financiare;
• depunerea cu întârziere a situațiilor financiare;
• nedepunerea situațiilor financiare;
• prezentarea unor situații financiare cu date eronate sau necorelate.

Amenzile pot ajunge la 20.000 lei

Sancțiunile diferă în funcție de obligația încălcată.

De exemplu, efectuarea unor operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate poate fi sancționată cu amendă între:

2.000 și 20.000 lei.

Nerespectarea obligațiilor privind registrele de contabilitate sau documentele justificative poate atrage amenzi între:

2.000 și 20.000 lei.

Nerespectarea obligației de inventariere poate fi sancționată cu:

3.000 – 20.000 lei.

Pentru întârzierea depunerii situațiilor financiare, cuantumul amenzii crește în funcție de numărul de zile lucrătoare de întârziere și poate ajunge la 4.500 lei dacă întârzierea depășește 30 de zile lucrătoare.

Ce ar trebui să verifice periodic administratorul unei firme?

Chiar dacă societatea lucrează cu un contabil extern, administratorul ar trebui să se asigure că:

• toate documentele ajung la contabilitate;
• operațiunile firmei sunt susținute de documente justificative;
• documentele sunt arhivate corespunzător;
• inventarierea este realizată anual;
• situațiile financiare sunt aprobate și depuse la termen;
• balanțele și situațiile contabile sunt analizate periodic;
• există o comunicare clară între conducerea societății și contabil;
• modificările importante din activitatea firmei sunt comunicate contabilității înainte de efectuarea operațiunilor, nu după.

Contabilitatea corectă nu trebuie privită doar ca o obligație față de ANAF. Ea reprezintă și principalul sistem prin care administratorul poate înțelege situația financiară reală a afacerii.

Concluzie

Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește cadrul fundamental în care firmele din România trebuie să își organizeze evidența financiar-contabilă.

Obligațiile nu se limitează la întocmirea declarațiilor fiscale și depunerea bilanțului. Ele includ documentarea tuturor operațiunilor, întocmirea registrelor contabile, inventarierea patrimoniului, arhivarea documentelor, întocmirea și semnarea situațiilor financiare și respectarea termenelor de raportare.

Pentru administratori, cea mai importantă concluzie este că externalizarea contabilității către un profesionist nu înseamnă renunțarea la responsabilitatea de a gestiona corect activitatea firmei.

O contabilitate bine organizată înseamnă nu doar conformare cu legea, ci și informații financiare corecte pentru deciziile de business.

Cum alegi un contabil bun pentru firma ta: 12 criterii importante

Alegerea contabilului este una dintre deciziile importante pentru orice antreprenor. Un contabil bun nu se limitează la înregistrarea documentelor și depunerea declarațiilor fiscale, ci poate deveni un partener care te ajută să înțelegi mai bine situația financiară a firmei și să eviți riscurile fiscale.

În practică, diferența dintre o colaborare bună și una problematică apare de multe ori din modul în care contabilul comunică, din experiența pe care o are și din capacitatea lui de a înțelege specificul afacerii.

1. Verifică experiența profesională

Primul criteriu ar trebui să fie experiența.

Un contabil care a lucrat cu mai multe tipuri de firme și activități poate identifica mai repede situațiile neobișnuite și riscurile fiscale.

Este important să verifici dacă persoana sau firma de contabilitate are experiență în domenii precum:

• contabilitate financiară;
• fiscalitate;
• salarizare și resurse umane;
• TVA;
• relația cu ANAF;
• închideri de exercițiu și situații financiare;
• controale fiscale;
• operațiuni mai complexe, dacă afacerea ta le implică.

Experiența nu înseamnă doar numărul de ani de activitate, ci și diversitatea situațiilor profesionale gestionate.

2. Verifică dacă este autorizat

Pentru serviciile de contabilitate și expertiză contabilă este important să lucrezi cu profesioniști autorizați, care își desfășoară activitatea în condițiile legii.

Calitatea de expert contabil sau contabil autorizat oferă un nivel suplimentar de siguranță, deoarece profesioniștii din domeniu sunt supuși unor reguli profesionale și obligații de pregătire continuă.

Înainte de începerea colaborării, nu este greșit să întrebi ce calificări profesionale are persoana care va răspunde efectiv de contabilitatea firmei tale.

3. Alege un contabil care răspunde la întrebări

Comunicarea este esențială.

Antreprenorii se confruntă frecvent cu întrebări precum:

„Pot să deduc această cheltuială?”

„Cum facturez această operațiune?”

„Ce taxe trebuie plătite?”

„Pot angaja această persoană?”

„Ce trebuie să fac dacă primesc o notificare de la ANAF?”

Un contabil bun trebuie să poată răspunde clar și într-un termen rezonabil.

Dacă primești constant răspunsuri foarte târziu sau nu primești explicații suficiente, colaborarea poate deveni dificilă exact atunci când ai nevoie cel mai mult de sprijin.

4. Nu alege doar după preț

Prețul este important, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu.

O ofertă foarte ieftină poate părea atractivă la început, însă trebuie analizat ce servicii sunt efectiv incluse.

Două oferte de contabilitate pot avea prețuri diferite deoarece includ niveluri diferite de servicii.

De exemplu, este important să verifici dacă prețul include:

• evidența contabilă completă;
• declarațiile fiscale;
• balanța lunară;
• situațiile financiare;
• salarizarea;
• administrarea de personal;
• consultanța fiscală curentă;
• asistența în cazul notificărilor ANAF;
• suportul în cazul unui control.

Compară întotdeauna serviciile incluse, nu doar suma lunară.

5. Contabilul trebuie să înțeleagă afacerea ta

Nu toate firmele sunt la fel.

O societate de servicii are probleme contabile diferite față de un magazin online, o firmă de construcții sau o companie care efectuează tranzacții intracomunitare.

Un contabil bun trebuie să înțeleagă:

• cum obține firma veniturile;
• ce tipuri de cheltuieli are;
• cum facturează;
• dacă lucrează cu clienți sau furnizori din străinătate;
• dacă are salariați;
• ce riscuri fiscale sunt specifice domeniului.

Cu cât contabilul înțelege mai bine modelul de business, cu atât poate oferi recomandări mai utile.

6. Întreabă cum se transmit documentele

Într-o colaborare modernă, documentele nu ar trebui să fie neapărat transportate lunar în dosare.

Toate operațiunile pot fi gestionate electronic.

Este util să afli de la început:

• cum se transmit documentele;
• cine verifică documentele lipsă;
• cum sunt preluate facturile din RO e-Factura și unde sunt salvate;
• cum sunt comunicate extrasele bancare;
• ce documente trebuie trimise de firmă;
• cât de des se face verificarea informațiilor.

O procedură clară reduce riscul de documente uitate și declarații greșite.

7. Verifică dacă primești informații înainte de termene

Un contabil bun nu ar trebui să te contacteze doar după apariția unei probleme.

Este util ca antreprenorul să primească din timp informații despre:

• taxele care trebuie plătite;
• termenele fiscale;
• modificările legislative importante;
• documentele care lipsesc;
• situațiile neobișnuite identificate în contabilitate.

O comunicare preventivă este de multe ori mai valoroasă decât rezolvarea unei probleme după ce aceasta a apărut.

8. Întreabă cine va lucra efectiv pe firma ta

Atunci când colaborezi cu o firmă de contabilitate, persoana cu care discuți inițial nu este întotdeauna aceeași cu persoana care va prelucra efectiv documentele.

Este util să știi:

• cine este persoana responsabilă de dosarul tău;
• cine răspunde la întrebările fiscale;
• cui trimiți documentele;
• cine te contactează dacă apare o problemă.

Responsabilitățile clare fac colaborarea mult mai eficientă.

9. Uită-te la modul în care îți explică lucrurile

Contabilitatea și fiscalitatea pot fi complicate, dar explicațiile nu trebuie să fie complicate.

Un profesionist bun trebuie să poată transforma o regulă fiscală într-o explicație pe care antreprenorul o poate înțelege.

De exemplu, nu este suficient să ți se spună doar că „nu este deductibil”.

Este mult mai util să înțelegi:

• de ce nu este deductibil;
• ce risc fiscal există;
• ce documente ar fi necesare;
• ce alternativă legală există, dacă este cazul.

Capacitatea de a explica este un criteriu important în alegerea contabilului.

10. Verifică modul în care gestionează controalele ANAF

Nicio firmă nu își dorește un control fiscal, dar acesta poate apărea.

Este important să știi dacă firma de contabilitate oferă suport atunci când:

• primești o notificare;
• primești o solicitare de documente;
• începe o inspecție fiscală;
• este necesară formularea unui răspuns către ANAF;
• apar diferențe între evidența contabilă și informațiile autorității.

Experiența în relația cu autoritățile fiscale poate fi foarte importantă în astfel de situații.

11. Verifică dacă există un contract clar

Colaborarea trebuie să fie bazată pe un contract de servicii bine definit.

Contractul ar trebui să clarifice cel puțin:

• serviciile prestate;
• responsabilitățile fiecărei părți;
• termenele de predare a documentelor;
• modalitatea de comunicare;
• onorariul;
• serviciile suplimentare;
• condițiile de încetare a colaborării.

Un contract clar reduce riscul apariției unor neînțelegeri.

12. Nu ignora compatibilitatea profesională

O colaborare cu un contabil este de regulă una pe termen lung.

De aceea, contează și modul în care comunici cu persoana respectivă.

Dacă poți discuta deschis, primești explicații clare și simți că problemele tale sunt tratate cu seriozitate, colaborarea are șanse mai mari să funcționeze bine.

Contabilul trebuie să fie un profesionist în care ai încredere să gestioneze informații importante despre firma ta.

Care sunt semnele unei colaborări bune?

O colaborare bună cu contabilul ar trebui să îți ofere în primul rând predictibilitate.

Documentele sunt procesate la timp, declarațiile sunt depuse corect, taxele sunt comunicate înainte de scadență, iar întrebările primesc răspunsuri clare.

Antreprenorul ar trebui să știe că, atunci când apare o modificare fiscală importantă sau o situație neobișnuită, are cui să îi ceară o opinie.

Concluzie

Alegerea unui contabil nu ar trebui făcută exclusiv pe baza celui mai mic preț.

Experiența, calificarea profesională, comunicarea, disponibilitatea, cunoașterea fiscalității și capacitatea de a înțelege activitatea firmei sunt criterii mult mai importante pe termen lung.

Un contabil bun nu elimină responsabilitatea antreprenorului asupra propriei afaceri, dar îl ajută să ia decizii mai bine informate și să reducă riscurile fiscale și administrative.

Ordinul 1802/2014 explicat: regulile de bază ale contabilității în România

Atunci când vorbim despre contabilitatea unei societăți din România, unul dintre cele mai importante acte normative este Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014, Ordinul 1802/2014 a devenit, în practică, unul dintre principalele repere pentru organizarea contabilității societăților care aplică reglementările contabile românești.

De la recunoașterea unei facturi și evaluarea unui mijloc fix până la amortizare, stocuri, creanțe, provizioane și întocmirea situațiilor financiare, numeroase operațiuni întâlnite zilnic în contabilitate își găsesc regulile în acest act normativ.

Ce reglementează Ordinul 1802/2014?

OMFP 1802/2014 aprobă reglementările privind întocmirea:

situațiilor financiare anuale individuale

și

situațiilor financiare anuale consolidate.

Importanța ordinului este însă mult mai mare decât ar putea sugera denumirea sa.

Reglementările stabilesc reguli privind recunoașterea, evaluarea, prezentarea și contabilizarea unei game foarte largi de elemente patrimoniale și operațiuni economice.

Cu alte cuvinte, Ordinul 1802/2014 stabilește o parte importantă din regulile după care informația economică a unei societăți este transformată în informație contabilă.

Cui i se aplică?

Reglementările se aplică unei categorii largi de entități care întocmesc situații financiare potrivit reglementărilor contabile românești.

În această categorie intră, în condițiile prevăzute de ordin, societățile constituite potrivit Legii societăților, societățile și companiile naționale, regiile autonome și alte persoane juridice prevăzute de reglementări.

Există însă și entități care aplică alte reglementări contabile, inclusiv anumite entități care utilizează Standardele Internaționale de Raportare Financiară – IFRS.

De aceea, înainte de aplicarea unui tratament contabil trebuie stabilit cadrul de raportare contabilă aplicabil entității respective.

Microentitate, entitate mică, mijlocie sau mare?

Una dintre caracteristicile importante ale Ordinului 1802/2014 este clasificarea entităților în funcție de criteriile de mărime prevăzute de reglementări.

În funcție de încadrare, diferă și complexitatea situațiilor financiare care trebuie întocmite.

Reglementările disting între:

• microentități;
• entități mici;
• entități mijlocii și mari.

Clasificarea are în vedere indicatori precum totalul activelor, cifra de afaceri netă și numărul mediu de salariați.

Încadrarea corectă este importantă deoarece influențează forma și complexitatea raportării financiare.

Trebuie făcută însă o distincție esențială:

microentitatea din punct de vedere contabil nu este același lucru cu microîntreprinderea din punct de vedere fiscal.

O societate poate fi microentitate potrivit reglementărilor contabile fără ca aceasta să însemne automat că este plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor.

Sunt două clasificări diferite, stabilite prin reglementări diferite și pentru scopuri diferite.

Principiile contabile reprezintă fundamentul înregistrărilor

Ordinul 1802/2014 nu conține doar un plan de conturi și instrucțiuni pentru utilizarea acestora.

La baza contabilității stau o serie de principii generale.

Printre acestea se regăsesc principiul continuității activității, permanența metodelor, prudența, contabilitatea de angajamente, intangibilitatea bilanțului de deschidere, evaluarea separată a elementelor de activ și datorii, necompensarea și principiul prevalenței economicului asupra juridicului.

Aceste principii sunt importante deoarece contabilitatea trebuie să reflecte realitatea economică a operațiunilor, nu doar existența unor documente.

Contabilitatea de angajamente: încasarea nu este același lucru cu venitul

Una dintre regulile importante este contabilitatea de angajamente.

Efectele tranzacțiilor sunt recunoscute atunci când acestea se produc și nu numai atunci când banii sunt încasați sau plătiți.

Să presupunem că o societate prestează un serviciu în luna decembrie și încasează factura în luna februarie a anului următor.

Faptul că banii sunt primiți în februarie nu înseamnă automat că venitul aparține lunii februarie.

Contabilitatea trebuie să reflecte perioada în care operațiunea economică s-a produs, potrivit regulilor aplicabile.

Această delimitare este esențială pentru prezentarea corectă a rezultatului unei perioade.

Principiul prudenței

Situațiile financiare trebuie întocmite cu respectarea principiului prudenței.

În esență, contabilitatea trebuie să țină cont de riscurile și pierderile care pot afecta patrimoniul și rezultatele societății, în condițiile prevăzute de reglementările contabile.

De aici provin numeroase tratamente privind ajustările pentru depreciere, provizioanele și evaluarea anumitor active și datorii.

Scopul este ca situațiile financiare să nu prezinte o imagine artificial mai favorabilă decât situația economică reală a societății.

Prevalența economicului asupra juridicului

Un alt principiu important este prevalența economicului asupra juridicului.

Operațiunile trebuie contabilizate ținând cont de fondul lor economic, nu exclusiv de forma juridică.

Acest principiu este deosebit de important în cazul operațiunilor complexe.

Existența unui contract sau a unei facturi nu este întotdeauna suficientă pentru stabilirea tratamentului contabil. Trebuie analizată operațiunea economică în ansamblu.

Imobilizările corporale

Ordinul 1802/2014 stabilește reguli detaliate privind recunoașterea și evaluarea imobilizărilor corporale.

Aici intră, de exemplu:

• terenurile;
• construcțiile;
• echipamentele;
• instalațiile;
• mijloacele de transport;
• mobilierul și alte active corporale utilizate pe termen lung.

Pentru contabilitate trebuie stabilite corect valoarea de intrare, durata de utilizare, amortizarea, eventualele modernizări, reevaluări, deprecieri și momentul scoaterii din evidență.

Achiziția unui activ nu înseamnă întotdeauna recunoașterea imediată a întregii valori drept cheltuială.

Dacă sunt îndeplinite criteriile pentru recunoașterea unei imobilizări, costul acesteia este reflectat în contabilitate potrivit regulilor aplicabile activelor.

Amortizarea

Amortizarea reprezintă alocarea sistematică a valorii amortizabile a unui activ pe durata sa de utilizare.

În practică, stabilirea amortizării presupune mai mult decât aplicarea mecanică a unui procent.

Trebuie analizate caracteristicile activului, durata de utilizare economică și metoda de amortizare corespunzătoare.

Politica contabilă adoptată de societate are un rol important în acest domeniu.

Stocurile

Reglementările tratează și contabilitatea stocurilor.

În această categorie pot intra:

• mărfurile;
• materiile prime;
• materialele consumabile;
• produsele finite;
• producția în curs de execuție;
• alte categorii de stocuri.

Stocurile trebuie evaluate la intrarea în patrimoniu și ulterior potrivit regulilor contabile aplicabile.

Pentru firmele cu activitate comercială sau de producție, evaluarea corectă a stocurilor poate avea un impact semnificativ asupra rezultatului contabil.

Creanțele și datoriile

Aproape orice societate are creanțe și datorii.

O factură emisă unui client generează, în mod obișnuit, o creanță până la încasarea acesteia.

O factură primită de la un furnizor generează o datorie până la efectuarea plății.

Ordinul stabilește reguli privind recunoașterea și evaluarea acestor elemente, inclusiv pentru creanțele și datoriile exprimate în valută.

La închiderea exercițiului financiar trebuie analizată inclusiv probabilitatea de recuperare a creanțelor.

O creanță veche și dificil de recuperat nu trebuie privită contabil în același mod ca o creanță curentă asupra unui client solvabil.

Operațiunile în valută

Pentru societățile care lucrează cu parteneri externi, operațiunile în valută reprezintă o componentă obișnuită a contabilității.

Reglementările stabilesc modul de recunoaștere a operațiunilor în valută și tratamentul diferențelor de curs valutar.

Creanțele, datoriile și disponibilitățile în valută trebuie evaluate potrivit regulilor aplicabile, iar diferențele rezultate se reflectă în contabilitate.

Aceste operațiuni sunt importante mai ales pentru firmele care efectuează frecvent achiziții, livrări sau prestări de servicii internaționale.

Provizioanele

Provizioanele sunt utilizate pentru obligații a căror natură este clar definită, dar pentru care există incertitudine privind valoarea sau momentul la care vor fi exigibile, dacă sunt îndeplinite condițiile de recunoaștere prevăzute de reglementările contabile.

Ele nu pot fi constituite arbitrar pentru diminuarea rezultatului unei societăți.

Pentru recunoașterea unui provizion trebuie analizate condițiile prevăzute de reglementările contabile și circumstanțele concrete ale obligației.

Veniturile și cheltuielile

Determinarea rezultatului contabil presupune recunoașterea corectă a veniturilor și cheltuielilor perioadei.

Nu orice încasare reprezintă automat venit și nu orice plată reprezintă automat cheltuială.

De exemplu, încasarea unui împrumut nu reprezintă venit al societății, după cum rambursarea principalului unui împrumut nu reprezintă în mod obișnuit o cheltuială.

Contabilitatea trebuie să reflecte natura economică a fiecărei operațiuni.

Politicile contabile sunt obligatorii și importante

Un aspect uneori neglijat de societăți îl reprezintă politicile contabile proprii.

Ordinul 1802/2014 prevede că entitățile trebuie să își dezvolte politici contabile proprii, care sunt aprobate de administratori sau de persoanele responsabile cu gestionarea entității.

Politicile contabile stabilesc modul concret în care societatea aplică reglementările în situațiile relevante pentru activitatea sa.

Acestea nu ar trebui privite ca un simplu document formal păstrat într-un dosar.

Politicile trebuie să fie adaptate activității reale a societății și aplicate în mod consecvent.

Planul de conturi general

Ordinul cuprinde și planul de conturi general, împreună cu funcțiunea conturilor.

De aici provin conturile cunoscute oricărui contabil:

401 – Furnizori;

411 – Clienți;

512 – Conturi curente la bănci;

531 – Casa;

6xx – conturile de cheltuieli;

7xx – conturile de venituri.

Planul de conturi oferă structura necesară pentru înregistrarea sistematică a operațiunilor economice ale societății.

În funcție de necesitățile entității, evidența poate fi dezvoltată analitic astfel încât contabilitatea să furnizeze informațiile necesare conducerii și raportării.

Ordinul 1802/2014 și Codul fiscal nu sunt același lucru

Aceasta este una dintre cele mai importante distincții pentru antreprenori.

Regulile contabile și regulile fiscale nu sunt întotdeauna identice.

Ordinul 1802/2014 stabilește tratamentul contabil.

Codul fiscal stabilește, între altele, tratamentul fiscal pentru determinarea impozitelor și taxelor.

O cheltuială poate fi recunoscută corect în contabilitate, dar poate fi nedeductibilă sau deductibilă limitat la calculul impozitului.

De asemenea, amortizarea contabilă și amortizarea fiscală trebuie analizate distinct.

De aceea, contabilitatea unei societăți nu poate fi făcută exclusiv prin aplicarea Codului fiscal.

Situațiile financiare anuale

Finalitatea întregului sistem contabil este prezentarea unei imagini corespunzătoare a poziției și performanței financiare a entității.

În funcție de categoria în care este încadrată societatea, situațiile financiare pot avea o structură diferită și pot cuprinde, după caz, documente precum:

• bilanțul;
• contul de profit și pierdere;
• situația modificărilor capitalului propriu;
• situația fluxurilor de trezorerie;
• notele explicative.

Cerințele concrete depind de categoria entității și de reglementările aplicabile.

De ce este Ordinul 1802/2014 important pentru administratorul unei firme?

Administratorul nu trebuie să cunoască fiecare cont contabil sau fiecare paragraf al ordinului.

Este însă util să înțeleagă că situațiile financiare ale societății nu sunt doar formulare întocmite pentru a fi depuse la autorități.

Ele reflectă patrimoniul, datoriile, creanțele, veniturile, cheltuielile și rezultatul activității companiei.

Informațiile contabile corecte îl ajută pe administrator să răspundă la întrebări esențiale:

Firma este profitabilă?

Cât avem de încasat de la clienți?

Ce datorii avem?

Ce valoare au activele societății?

Care sunt costurile reale ale activității?

Există creanțe care riscă să nu mai fie recuperate?

Contabilitatea devine astfel nu doar o obligație legală, ci și un instrument de administrare a afacerii.

Ordinul 1802/2014 trebuie consultat în forma actualizată

Deși poartă numărul și anul 1802/2014, reglementarea nu trebuie citită exclusiv în forma în care a fost publicată în anul 2014.

De-a lungul timpului, aceasta a fost modificată și completată prin mai multe acte normative.

În consecință, pentru stabilirea unui tratament contabil în prezent trebuie utilizată forma actualizată a reglementărilor, nu o versiune veche salvată cu ani în urmă.

Acest lucru este cu atât mai important cu cât modificările pot afecta clasificarea entităților, prezentarea situațiilor financiare sau tratamentul contabil al anumitor operațiuni.

Concluzie

OMFP nr. 1.802/2014 reprezintă unul dintre actele normative fundamentale pentru contabilitatea societăților din România.

Reglementarea stabilește cadrul în care sunt recunoscute, evaluate, înregistrate și prezentate activele, datoriile, capitalurile proprii, veniturile și cheltuielile unei entități.

Totodată, stabilește principiile contabile, regulile privind situațiile financiare, planul general de conturi și numeroase tratamente aplicabile operațiunilor întâlnite în activitatea curentă.

Pentru antreprenori este importantă mai ales o idee: contabilitatea nu înseamnă doar înregistrarea facturilor și calcularea taxelor.

O contabilitate organizată corect trebuie să reflecte realitatea economică a firmei și să ofere administratorului informații relevante pentru luarea deciziilor.

Ordinul 2634/2015: reguli esențiale pentru documentele financiar-contabile

Documentele financiar-contabile reprezintă baza oricărei evidențe contabile corecte. Facturile, chitanțele, extrasele de cont, notele contabile, registrele și celelalte documente justificative nu sunt simple formalități administrative, ci documente care susțin înregistrările efectuate în contabilitate.

Regulile generale privind întocmirea, utilizarea, corectarea, reconstituirea și arhivarea documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015.

În practică, acest ordin este important pentru aproape orice societate, deoarece stabilește cum trebuie documentate operațiunile economice și ce condiții trebuie să îndeplinească documentele pentru a putea sta la baza înregistrărilor contabile.

Ce este un document justificativ?

Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării sale, într-un document justificativ.

Documentul justificativ reprezintă suportul pe baza căruia operațiunea este înregistrată în contabilitate.

Cu alte cuvinte, contabilitatea nu se poate baza doar pe explicații verbale, pe informații transmise informal sau pe presupuneri.

Înregistrările trebuie susținute de documente care reflectă operațiunea economică efectuată.

Ce elemente trebuie să conțină un document justificativ?

Pentru a putea avea calitatea de document justificativ, documentul trebuie să conțină informațiile prevăzute de normele aplicabile.

Printre elementele principale se regăsesc:

• denumirea documentului;
• denumirea sau numele persoanei care îl întocmește;
• sediul sau adresa, după caz;
• numărul documentului;
• data întocmirii;
• părțile implicate în operațiune;
• descrierea operațiunii economico-financiare;
• datele cantitative și valorice, atunci când este cazul;
• numele și semnăturile persoanelor responsabile, în situațiile în care acestea sunt obligatorii.

Un document poate dobândi calitatea de document justificativ numai dacă furnizează informațiile cerute de legislația aplicabilă.

Cine răspunde pentru documentele justificative?

Responsabilitatea nu revine exclusiv contabilului.

Normele prevăd că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:

• le-au întocmit;
• le-au vizat;
• le-au aprobat;
• le-au înregistrat în contabilitate.

Această regulă este importantă deoarece realitatea unei operațiuni economice este, în primul rând, responsabilitatea persoanelor care o inițiază și o documentează.

Dacă societatea transmite contabilului documente cu informații greșite sau care nu reflectă realitatea economică, simpla lor înregistrare în contabilitate nu transformă operațiunea într-una corectă.

Este obligatorie semnătura pe documentele contabile?

Nu întotdeauna.

Dacă documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin intermediul sistemelor informatice, semnătura nu reprezintă obligatoriu un element necesar.

În această situație, însă, entitatea trebuie să aibă proceduri proprii prin care să poată identifica persoanele care:

• au inițiat operațiunea;
• au dispus efectuarea acesteia;
• au aprobat-o, după caz.

Această prevedere este foarte relevantă în prezent, când o mare parte din documentele contabile sunt generate și procesate electronic.

Documentele pot fi păstrate electronic?

Da.

Normele permit ca documentele financiar-contabile să existe:

pe suport hârtie

sau

în format electronic.

Un document electronic trebuie să conțină informațiile prevăzute de norme și să fi fost emis și primit în format electronic.

De asemenea, documentele păstrate electronic trebuie să poată fi accesate și, atunci când este necesar, listate pentru verificare sau control.

Cum se corectează un document financiar-contabil?

Normele nu permit ștersături, modificări neidentificabile sau lăsarea unor spații libere în documentele financiar-contabile.

Pentru documentele întocmite pe hârtie, regula generală este corectarea prin tăierea cu o linie a informației greșite și înscrierea alături a informației corecte.

Corectura trebuie confirmată de persoana care a întocmit sau corectat documentul și trebuie menționată data efectuării corecției.

Există însă documente la care nu sunt admise corecturi.

De exemplu, pentru anumite documente privind numerarul, documentul greșit se anulează și se păstrează.

În cazul documentelor completate prin sisteme informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, potrivit procedurilor prevăzute de norme.

Factura este document justificativ

Factura reprezintă unul dintre cele mai importante documente utilizate în contabilitate.

Ordinul precizează expres că factura este document justificativ care stă la baza înregistrării operațiunilor economice în contabilitate.

Pentru operațiunile pentru care Codul fiscal nu impune emiterea unei facturi, înregistrarea poate fi realizată pe baza altor documente care demonstrează existența operațiunii.

Pot fi utilizate, după caz:

• contracte;
• avize de însoțire;
• chitanțe;
• dispoziții de plată sau încasare;
• extrase de cont;
• note de contabilitate;
• alte documente financiar-contabile sau bancare.

Prin urmare, factura nu este singurul document care poate justifica o operațiune economică.

Regimul de numerotare trebuie stabilit intern

Societățile trebuie să organizeze un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile.

Persoana sau persoanele responsabile cu alocarea și gestionarea numerelor trebuie desemnate prin decizie internă scrisă.

Numerele sau seriile documentelor trebuie să fie secvențiale.

De asemenea, pentru fiecare exercițiu financiar societatea trebuie să stabilească prin proceduri proprii seria sau numărul de la care începe emiterea documentelor.

Această regulă este relevantă pentru facturi, chitanțe și alte documente financiar-contabile pentru care societatea stabilește serii și numere interne.

Ce se întâmplă dacă un document este pierdut?

Pierderea unui document financiar-contabil nu trebuie ignorată.

Persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document trebuie să informeze în scris conducerea entității în termen de 24 de ore de la constatare.

Ulterior trebuie parcursă procedura de reconstituire.

Aceasta presupune, printre altele:

• întocmirea unui proces-verbal;
• identificarea documentului dispărut;
• stabilirea persoanei responsabile cu păstrarea;
• emiterea unei dispoziții pentru reconstituire;
• constituirea unui dosar de reconstituire.

Dacă documentul a fost emis de o altă entitate, aceasta trebuie să furnizeze documentul reconstituit în termenul prevăzut de norme.

Documentul reconstituit trebuie să poarte în mod vizibil mențiunea „DUPLICAT”.

Există documente care nu pot fi reconstituite?

Da.

Normele prevăd că nu pot fi reconstituite anumite documente de cheltuieli nenominale pierdute înainte de înregistrarea lor în contabilitate.

Exemplele indicate de norme includ:

• bonurile nenominale;
• biletele de călătorie nenominale.

Din acest motiv, documentele justificative trebuie gestionate și păstrate cu atenție încă din momentul primirii lor.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

O modificare importantă a legislației a redus termenul general de păstrare.

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează timp de:

5 ani

calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.

Vechile prevederi referitoare la termenele de 10 ani pentru documentele financiar-contabile și 50 de ani pentru statele de salarii sunt abrogate.

Există documente care trebuie păstrate mai mult de 5 ani?

Da.

Documentele care demonstrează proveniența unor bunuri a căror durată de viață este mai mare de 5 ani trebuie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a bunurilor respective.

De exemplu, pentru anumite imobilizări, documentele de achiziție pot trebui păstrate o perioadă mai mare decât termenul general de 5 ani.

Unde pot fi păstrate documentele?

Documentele financiar-contabile pot fi păstrate, după caz:

• la domiciliul fiscal;
• la sediul social;
• la sediile secundare;
• în arhivă fizică;
• pe suport electronic.

Dacă evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele pot fi păstrate pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate atunci când sunt necesare sau solicitate de organele de control.

Societatea poate apela și la servicii specializate de arhivare.

Chiar și în această situație, responsabilitatea privind păstrarea documentelor revine conducerii entității.

Care sunt registrele contabile obligatorii?

Pentru entitățile care țin contabilitatea în partidă dublă, registrele obligatorii sunt:

Registrul-jurnal

Registrul-inventar

Cartea mare

Fiecare dintre acestea are un rol distinct.

Registrul-jurnal

În Registrul-jurnal sunt înregistrate cronologic operațiunile economico-financiare ale societății.

Registrul-inventar

Registrul-inventar cuprinde elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii rezultate în urma inventarierii.

Cartea mare

Cartea mare prezintă sistematic mișcarea și existența elementelor patrimoniale pe conturi și stă la baza întocmirii balanței de verificare.

Balanța de verificare are un rol esențial

Balanța de verificare este documentul utilizat pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile și a concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică.

Totodată, aceasta reprezintă unul dintre principalele instrumente pe baza cărora sunt întocmite situațiile financiare anuale și raportările contabile.

Pentru administrator, balanța este importantă deoarece oferă o imagine structurată asupra conturilor societății și poate evidenția activele, datoriile, veniturile, cheltuielile și rezultatele înregistrate.

Ce condiții trebuie să îndeplinească programul de contabilitate?

Ordinul 2634/2015 nu reglementează doar documentele pe hârtie.

El stabilește și criterii minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă.

Printre cerințe se numără:

• posibilitatea listării documentelor la solicitarea organelor de control;
• protejarea datelor împotriva accesului neautorizat;
• păstrarea informațiilor pe durata prevăzută de lege;
• realizarea copiilor de siguranță;
• imposibilitatea modificării necontrolate a perioadelor contabile închise;
• posibilitatea reconstituirii informațiilor;
• trasabilitatea înregistrărilor contabile;
• identificarea documentului justificativ care stă la baza fiecărei înregistrări.

Programul informatic trebuie să permită, în orice moment, verificarea modului în care s-a ajuns de la documentul justificativ la informația înregistrată în contabilitate.

Externalizarea contabilității nu elimină responsabilitatea firmei

O societate poate încredința contabilitatea unei firme specializate sau unui profesionist contabil.

Aceasta nu înseamnă însă că firma beneficiară nu mai are responsabilități.

Documentele justificative trebuie întocmite corect și transmise la timp, iar entitatea răspunde pentru realitatea informațiilor înscrise în acestea.

Prestatorul de servicii contabile răspunde, la rândul său, pentru corectitudinea prelucrării datelor primite.

Din acest motiv, colaborarea dintre firmă și contabil trebuie să aibă la bază proceduri clare privind transmiterea, verificarea și păstrarea documentelor.

De ce sunt importante documentele justificative în cazul unui control?

În cazul unui control fiscal sau contabil, autoritățile pot solicita documentele care au stat la baza înregistrărilor efectuate.

O societate trebuie să poată demonstra nu doar că o sumă apare în contabilitate, ci și care este documentul care justifică acea înregistrare și ce operațiune economică reală se află în spatele ei.

Un document incomplet, neclar sau lipsă poate crea probleme chiar dacă înregistrarea contabilă a fost efectuată.

De aceea, organizarea documentelor reprezintă o componentă esențială a controlului intern al unei societăți.

Concluzie

Ordinul nr. 2634/2015 reprezintă una dintre reglementările fundamentale privind organizarea documentelor financiar-contabile în România.

Actul normativ stabilește regulile privind:

• documentele justificative;
• elementele obligatorii ale acestora;
• semnarea și corectarea documentelor;
• numerotarea;
• reconstituirea documentelor pierdute;
• arhivarea;
• registrele contabile obligatorii;
• programele informatice utilizate în contabilitate.

Pentru antreprenori, ideea esențială este simplă:

orice înregistrare contabilă trebuie să poată fi susținută prin documente corecte, complete și păstrate conform legii.

O bună organizare a documentelor reduce riscul de erori contabile, simplifică relația cu contabilul și poate deveni esențială în cazul unui control.

Regulamentul privind auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile, aprobat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România nr. 08/91/2008

În Monitorul oficial nr. 35/2024 a fost publicata Hotărârea nr. 23/2023 pentru modificarea Regulamentului privind auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile, aprobat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România nr. 08/91/2008.

Regulamentul privind auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile, aprobat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România nr. 08/91/2008, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 472 din 26 iunie 2008, cu modificările ulterioare, se modifică şi se înlocuieşte cu anexa care face parte integrantă din hotărârea nr. 23/2023.

Hotărârea nr. 164/2023 privind modificarea anexei nr. 1 la Regulamentul de organizare şi funcţionare a CECCAR

În Monitorul oficial nr. 379/2023 a fost publicata Hotărârea nr. 164/2023 privind modificarea anexei nr. 1 la Regulamentul de organizare şi funcţionare a Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, aprobat prin Hotărârea Conferinţei naţionale a experţilor contabili şi contabililor autorizaţi nr. 1/1995, in vigoare de la 03 mai 2023.

Normele sectoriale privind aplicarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, în domeniul serviciilor oferite de profesioniștii contabili, membri ai CECCAR

În Monitorul oficial nr. 56/2023 a fost publicata Hotărârea nr. 701/2023 pentru aprobarea Normelor sectoriale privind aplicarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum si pentru modificarea şi completarea unor acte normative, în domeniul serviciilor oferite de profesioniştii contabili, membri ai Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, in vigoare de la 20 ianuarie 2023.

Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România (CECCAR), în calitate de organism de autoreglementare, definit potrivit prevederilor art. 2 lit. n) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 129/2019, are competenţe de reglementare a activităţii membrilor săi, inclusiv în ceea ce priveşte măsurile pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, prin emiterea de regulamente şi instrucţiuni privind conduita şi etica acestora, de control şi supraveghere a profesiei contabile, cel puţin prin:

a) organizarea desfăşurării activităţilor profesionale specifice, cu respectarea prevederilor art. 31 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 129/2019;
b) dezvoltarea de cerinţe şi mecanisme aplicabile referitoare la informarea entităţilor reglementate pe care le reprezintă şi coordonează, cu privire la vulnerabilităţile sistemelor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului din alte ţări, conform prevederilor art. 17 alin. (5) din Legea nr. 129/2019;
c) cooperarea cu Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB) cu privire la modul de implementare a obligaţiilor ce le revin membrilor în baza Legii nr. 129/2019 şi a legislaţiei secundare în domeniu, conform prevederilor art. 39 alin. (3) lit. i) din Legea nr. 129/2019;
d) emiterea de reglementări sectoriale ale activităţii specifice desfăşurate de membrii CECCAR în vederea aplicării dispoziţiilor Legii nr. 129/2019, conform prevederilor art. 59 alin. (1) şi (2) ale acestei legi;
e) informarea ONPCSB conform prevederilor art. 26 alin. (2) din Legea nr. 129/2019, respectiv atunci când, în exercitarea atribuţiilor specifice, descoperă fapte care ar putea avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanţarea terorismului, precum şi cu privire la alte încălcări ale dispoziţiilor Legii nr. 129/2019, constatate conform atribuţiilor specifice.

Aceste norme sectoriale se aplică următorilor membri ai CECCAR, cu drept de a exercita profesia de expert contabil sau de contabil autorizat în România (denumiţi în continuare profesionişti contabili), potrivit Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (denumită în continuare O.G. nr. 65/1994), şi anume:

a) experţi contabili sau contabili autorizaţi, persoane fizice române sau străine, liber-profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în mod individual;
b) societăţi de expertiză contabilă, societăţi de contabilitate, companii şi alte entităţi juridice autorizate să desfăşoare activităţile profesionale prevăzute de O.G. nr. 65/1994, cu capital autohton, străin sau mixt.

Raportul privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit. Completarea reglementărilor contabile aplicabile operatorilor economici.

În Monitorul oficial nr. 878/2022 a fost publicat Ordinul nr. 2048/2022 privind completarea reglementărilor contabile aplicabile operatorilor economici, in vigoare la data de 1 ianuarie 2023.

Acest ordin introduce Capitolul 13^1 in ordinul MFP nr. 1.802/2014: Raportul privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit, care transpune Directiva (UE) 2021/2.101 a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 noiembrie 2021 de modificare a Directivei 2013/34/UE în ceea ce priveşte prezentarea, de către anumite întreprinderi şi sucursale, de informaţii privind impozitul pe profit, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria L, nr. 429 din data de 1 decembrie 2021.

În înţelesul acestui capitol se aplică următoarele definiţii:

1. societate-mamă finală înseamnă o entitate care întocmeşte situaţiile financiare anuale consolidate ale celui mai mare grup de entităţi;
2. situaţii financiare anuale consolidate înseamnă situaţiile financiare care sunt întocmite de o societate-mamă a unui grup, în care activele, datoriile, capitalurile proprii, veniturile şi cheltuielile sunt prezentate ca fiind cele ale unei singure entităţi economice;
3. jurisdicţie fiscală înseamnă un stat sau o jurisdicţie nestatală care are autonomie fiscală în ceea ce priveşte impozitul pe profit;
4. entitate autonomă înseamnă o entitate care nu face parte dintr-un grup.

Societăţile-mamă finale, a căror cifră de afaceri netă consolidată a depăşit la data bilanţului lor, pentru fiecare dintre ultimele două exerciţii financiare consecutive, cuantumul de 3.700.000.000 lei (echivalentul a 747.474.740 euro la cursul valutar publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la data de 21 decembrie 2021), astfel cum se reflectă în situaţiile lor financiare anuale consolidate, au obligaţia să întocmească, să publice şi să asigure accesul la un raport privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit pentru cel mai recent dintre respectivele două exerciţii financiare consecutive.

Entităţile autonome a căror cifră de afaceri netă a depăşit la data bilanţului lor, pentru fiecare dintre ultimele două exerciţii financiare consecutive, cuantumul de 3.700.000.000 lei, astfel cum se reflectă în situaţiile lor financiare anuale individuale, au obligaţia să întocmească, să publice şi să asigure accesul la un raport privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit pentru cel mai recent dintre respectivele două exerciţii financiare consecutive.

Filialele mijlocii şi mari, aşa cum sunt definite la pct. 9 alin. (4) din OMFP nr. 1.802/2014, care sunt controlate de către o societate-mamă finală care nu intră sub incidenţa prezentelor reglementări, atunci când cifra de afaceri netă consolidată a depăşit la data bilanţului său, pentru fiecare dintre ultimele două exerciţii financiare consecutive, cuantumul de 3.700.000.000 lei, astfel cum se reflectă în situaţiile sale financiare consolidate, au obligaţia să publice şi să asigure accesul la un raport privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit privind respectiva societate-mamă finală pentru cel mai recent dintre respectivele două exerciţii financiare consecutive.

Raportul privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit care trebuie prezentat în temeiul pct. 5923-5928 include informaţii cu privire la toate activităţile entităţii autonome sau ale societăţii-mamă finale, inclusiv activităţile tuturor entităţilor afiliate, consolidate în situaţiile financiare aferente exerciţiului financiar în cauză.

Informaţiile ce trebuie cuprinse sunt:

a) numele societăţii-mamă finale sau al entităţii autonome, exerciţiul financiar în cauză, moneda utilizată pentru prezentarea raportului şi, după caz, o listă a tuturor filialelor consolidate în situaţiile financiare ale societăţii-mamă finale, pentru exerciţiul financiar relevant, stabilite în Uniune sau în jurisdicţiile fiscale incluse în anexele I şi II la Concluziile Consiliului privind lista UE revizuită a jurisdicţiilor necooperante în scopuri fiscale;

b) o scurtă descriere a naturii activităţilor acestora;

c) numărul de salariaţi în echivalent normă întreagă;

d) veniturile, care reprezintă suma cifrei de afaceri nete, a altor venituri din exploatare, a veniturilor din interese de participare, cu excepţia dividendelor primite de la entităţile afiliate, a veniturilor din alte investiţii şi împrumuturi care fac parte din activele imobilizate, a altor dobânzi de încasat şi a altor venituri similare enumerate la pct. 600;

e) cuantumul profitului sau pierderii brut(e);

f) cuantumul impozitului pe profit acumulat în cursul exerciţiului financiar în cauză, care reprezintă cheltuielile curente cu impozitele recunoscute în ceea ce priveşte profiturile sau pierderile impozabile din exerciţiul financiar în cauză de către entităţi şi sucursale, în jurisdicţia fiscală relevantă;

g) cuantumul impozitului pe profit plătit în numerar, care reprezintă cuantumul impozitului pe profit plătit în cursul exerciţiului financiar în cauză de către entităţi şi sucursale în jurisdicţia fiscală relevantă; şi

h) cuantumul câştigurilor acumulate la sfârşitul exerciţiului financiar în cauză.

Moneda utilizată în raportul privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit este moneda în care sunt prezentate situaţiile financiare consolidate ale societăţii-mamă finale sau situaţiile financiare anuale individuale ale entităţii autonome. Acest raport se publică în moneda utilizată în situaţiile financiare.

Raportul privind informaţiile referitoare la impozitul pe profit şi declaraţia se publică în termen de 12 luni de la data bilanţului exerciţiului financiar pentru care este întocmit raportul, în conformitate cu prevederile Directivei (UE) 2017/1.132 a Parlamentului European şi a Consiliului, aşa cum este transpusă în legislaţia naţională.