Formularul 216 se modifică din 2026. Cota pentru impozitul special pe bunurile de valoare mare ajunge la 0,9%

Începând cu 5 august 2026, a intrat în vigoare Ordinul ANAF nr. 917/2026, publicat în Monitorul Oficial nr. 646 din 5 august 2026.

Actul normativ modifică formularul 216 – „Declarație privind impozitul special pe bunurile imobile și mobile de valoare mare” – și actualizează instrucțiunile de completare aplicabile începând cu anul 2026.

Cea mai importantă schimbare este înlocuirea, în instrucțiuni, a cotei de 0,3% cu noua cotă de 0,9%.

Ce este formularul 216?

Formularul 216 este declarația utilizată pentru declararea impozitului special datorat pentru anumite bunuri imobile și mobile de valoare mare.

Acesta a fost introdus prin Ordinul președintelui ANAF nr. 3.738/2024 și este utilizat de contribuabilii care intră în sfera de aplicare a impozitului special prevăzut de Codul fiscal.

Prin Ordinul nr. 917/2026, modelul formularului este înlocuit cu unul nou, adaptat modificărilor legislative aplicabile începând cu anul 2026.

Cota se modifică de la 0,3% la 0,9%

Ordinul nr. 917/2026 modifică în mod expres instrucțiunile de completare a formularului 216.

Sintagma:

„cotei de 0,3%”

este înlocuită cu:

„cotei de 0,9%”.

Aceasta este schimbarea esențială pe care trebuie să o aibă în vedere contribuabilii care datorează impozitul special pe bunurile de valoare mare.

Din ce an se utilizează noul formular?

Noul model al formularului 216 se utilizează pentru declararea impozitului special pe bunurile imobile și mobile de valoare mare:

începând cu anul 2026.

Prin urmare, pentru obligațiile aferente anului 2026 trebuie utilizată noua versiune a declarației.

Ce trebuie să facă contribuabilii?

Persoanele care datorează acest impozit trebuie să verifice dacă se încadrează în condițiile prevăzute de Codul fiscal și să utilizeze formularul actualizat.

În practică, trebuie urmărite în special:

• încadrarea bunului în categoria bunurilor pentru care se datorează impozitul special;
• baza impozabilă aplicabilă;
• cota de 0,9%;
• termenul de declarare;
• termenul de plată;
• utilizarea formularului 216 în forma valabilă pentru anul 2026.

De ce este importantă modificarea?

Schimbarea cotei de la 0,3% la 0,9% reprezintă o majorare semnificativă a sarcinii fiscale pentru contribuabilii care intră în sfera acestui impozit.

Din punct de vedere procentual, cota este de trei ori mai mare față de nivelul anterior menționat în instrucțiuni.

Acest lucru înseamnă că persoanele care dețin bunuri imobile sau mobile de valoare mare trebuie să acorde o atenție sporită calculului impozitului datorat pentru anul 2026.

Exemplu simplificat

Dacă, potrivit regulilor fiscale aplicabile, baza asupra căreia se calculează impozitul special ar fi de 1.000.000 lei, diferența dintre cele două cote ar fi semnificativă.

La cota de 0,3%:

1.000.000 lei × 0,3% = 3.000 lei

La cota de 0,9%:

1.000.000 lei × 0,9% = 9.000 lei

Exemplul este orientativ și are doar rolul de a ilustra efectul modificării cotei. Calculul concret trebuie realizat în funcție de baza de impozitare stabilită de Codul fiscal pentru fiecare categorie de bun.

Formularul 216 este înlocuit integral

Ordinul nr. 917/2026 nu modifică doar procentul din instrucțiuni.

Modelul formularului 216 este înlocuit cu un nou formular, prevăzut în anexa la ordin.

Astfel, contribuabilii trebuie să se asigure că folosesc versiunea actualizată a declarației și nu un formular aferent anilor anteriori.

Concluzie

Prin Ordinul ANAF nr. 917/2026, formularul 216 este actualizat pentru anul 2026, iar în instrucțiunile de completare cota de impozitare este modificată de la 0,3% la 0,9%.

Noul formular se utilizează pentru declararea impozitului special pe bunurile imobile și mobile de valoare mare începând cu anul 2026.

Pentru contribuabilii care intră sub incidența acestui impozit, schimbarea este importantă atât din perspectiva calculului obligației fiscale, cât și a utilizării corecte a noii versiuni a declarației.

Legea contabilității nr. 82/1991: principalele obligații pe care orice firmă trebuie să le respecte

 

Legea contabilității nr. 82/1991 reprezintă actul normativ de bază care reglementează organizarea și conducerea contabilității în România.

Deși multe dintre obligațiile prevăzute de lege sunt gestionate în practică de contabil sau de firma de contabilitate, responsabilitatea administrării corecte a evidenței financiar-contabile nu trebuie privită exclusiv ca o problemă a departamentului contabil.

Administratorii societăților au propriile responsabilități, iar nerespectarea regulilor privind documentele justificative, inventarierea, arhivarea sau depunerea situațiilor financiare poate atrage sancțiuni importante.

Cine este obligat să țină contabilitate?

Obligația de a organiza și conduce contabilitatea financiară revine, printre altele:

• societăților;
• companiilor și societăților naționale;
• regiilor autonome;
• societăților cooperative;
• instituțiilor publice;
• asociațiilor și altor persoane juridice cu sau fără scop patrimonial;
• anumitor entități fără personalitate juridică;
• persoanelor juridice străine care desfășoară activitate prin sedii permanente în România.

Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit și determină venitul în sistem real au, la rândul lor, obligații de evidență contabilă, potrivit regulilor aplicabile categoriei din care fac parte.

Contabilitatea trebuie să reflecte toate operațiunile firmei

Una dintre regulile fundamentale ale Legii contabilității este că orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată într-un document justificativ și înregistrată în contabilitate.

Legea interzice deținerea de active sau datorii și efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea acestora în contabilitate.

Cu alte cuvinte, evidența contabilă trebuie să reflecte realitatea economică a societății, nu doar documentele care ajung ocazional la contabil.

Documentele justificative sunt esențiale

Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării acesteia, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.

Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:

• le întocmesc;
• le vizează;
• le aprobă;
• le înregistrează în contabilitate.

De aceea, existența unei facturi sau a unui document nu este suficientă dacă informațiile înscrise sunt incomplete, necorelate sau nu reflectă operațiunea reală.

Pentru firme este important ca documentele transmise contabilității să fie complete, corecte și furnizate la timp.

Cine răspunde pentru organizarea contabilității?

Legea face o diferență importantă între organizarea contabilității și conducerea contabilității.

Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine, în primul rând, administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității.

Contabilitatea poate fi organizată intern, printr-un compartiment condus de director economic, contabil-șef sau o altă persoană cu studii economice superioare.

Alternativ, societatea poate externaliza contabilitatea printr-un contract de prestări servicii încheiat cu o persoană fizică sau juridică autorizată, membră CECCAR.

În cazul externalizării, răspunderea pentru conducerea contabilității revine prestatorului autorizat, potrivit legii și contractului încheiat.

Acest lucru nu înseamnă însă că administratorul este eliberat de toate obligațiile sale privind gestionarea societății și furnizarea documentelor necesare.

Inventarierea este obligatorie

Entitățile au obligația de a efectua inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii:

• la începutul activității;
• cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar;
• în cazul fuziunii;
• în cazul divizării;
• în cazul transformării;
• în cazul lichidării;
• în alte situații prevăzute de lege.

Inventarierea nu trebuie privită doar ca o formalitate de sfârșit de an.

Prin inventariere se verifică dacă situația evidențiată în contabilitate corespunde cu situația faptică a patrimoniului firmei.

Rezultatele inventarierii trebuie ulterior înregistrate în contabilitate.

Registrele obligatorii de contabilitate

Legea stabilește trei registre contabile obligatorii:

• Registrul-jurnal;
• Registrul-inventar;
• Cartea mare.

Acestea trebuie întocmite și păstrate astfel încât să permită identificarea și controlul operațiunilor contabile.

În plus, pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile se întocmește lunar balanța de verificare.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

Registrele obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară trebuie păstrate în arhiva entității timp de:

5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite.

Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.

Și datele procesate prin sisteme informatice trebuie păstrate pe suporturi tehnice pentru aceeași perioadă.

Situațiile financiare anuale, situațiile financiare consolidate și situațiile financiare interimare au însă o perioadă de păstrare de 10 ani.

Ce se întâmplă dacă documentele se pierd?

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente financiar-contabile, societatea nu poate pur și simplu să constate că acestea nu mai există.

Trebuie inițiată procedura de reconstituire.

Termenul general pentru reconstituirea documentelor este de maximum:

30 de zile de la constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii.

În caz de forță majoră, termenul este de 90 de zile de la încetarea acesteia.

Situațiile financiare anuale sunt obligatorii

Societățile și celelalte entități prevăzute de lege trebuie să întocmească situații financiare anuale.

Acestea reprezintă documentele oficiale prin care este prezentată situația economico-financiară a entității și trebuie să ofere o imagine fidelă asupra:

• poziției financiare;
• performanței financiare;
• activității desfășurate.

Situațiile financiare și raportările contabile sunt semnate atât de reprezentantul legal, cât și de persoana responsabilă de conducerea contabilității. Ele pot fi întocmite și semnate de persoane fizice sau juridice autorizate, membre CECCAR.

Care sunt termenele generale de depunere a bilanțului?

Pentru societățile reglementate de Legea societăților nr. 31/1990 și pentru celelalte entități indicate expres de Legea contabilității, situațiile financiare anuale se depun, în principiu, până la:

31 mai inclusiv a anului următor celui de raportare.

Pentru celelalte persoane juridice, termenul prevăzut de lege este:

30 aprilie inclusiv.

Dacă termenul cade într-o zi nelucrătoare, depunerea se poate face în prima zi lucrătoare următoare.

Pentru entitățile cu exercițiu financiar diferit de anul calendaristic se aplică termene distincte, calculate de la încheierea exercițiului financiar.

Firmele fără activitate au totuși o obligație declarativă

O societate care, de la constituire, nu a desfășurat activitate nu depune situații financiare anuale în aceleași condiții ca o societate activă.

Aceasta trebuie însă să depună o declarație privind lipsa activității, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

Prin urmare, „nu am avut activitate” nu înseamnă că firma nu are nicio obligație de raportare.

Dividendele trimestriale presupun situații financiare interimare

Societățile care optează pentru distribuirea trimestrială de dividende trebuie să întocmească situații financiare interimare.

Profitul care poate fi distribuit trimestrial trebuie determinat în condițiile prevăzute de lege, iar după aprobarea situațiilor financiare anuale trebuie realizată regularizarea dividendelor distribuite în cursul exercițiului.

Dacă au fost plătite dividende trimestriale peste suma care putea fi distribuită, diferența trebuie restituită în termenul legal.

Ce riscă firmele care nu respectă Legea contabilității?

Legea prevede o gamă largă de contravenții, printre care:

• neînregistrarea operațiunilor economico-financiare;
• lipsa politicilor și procedurilor contabile;
• nerespectarea regulilor privind registrele de contabilitate;
• nereguli privind documentele justificative;
• nerespectarea obligației de inventariere;
• întocmirea sau semnarea necorespunzătoare a situațiilor financiare;
• depunerea cu întârziere a situațiilor financiare;
• nedepunerea situațiilor financiare;
• prezentarea unor situații financiare cu date eronate sau necorelate.

Amenzile pot ajunge la 20.000 lei

Sancțiunile diferă în funcție de obligația încălcată.

De exemplu, efectuarea unor operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate poate fi sancționată cu amendă între:

2.000 și 20.000 lei.

Nerespectarea obligațiilor privind registrele de contabilitate sau documentele justificative poate atrage amenzi între:

2.000 și 20.000 lei.

Nerespectarea obligației de inventariere poate fi sancționată cu:

3.000 – 20.000 lei.

Pentru întârzierea depunerii situațiilor financiare, cuantumul amenzii crește în funcție de numărul de zile lucrătoare de întârziere și poate ajunge la 4.500 lei dacă întârzierea depășește 30 de zile lucrătoare.

Ce ar trebui să verifice periodic administratorul unei firme?

Chiar dacă societatea lucrează cu un contabil extern, administratorul ar trebui să se asigure că:

• toate documentele ajung la contabilitate;
• operațiunile firmei sunt susținute de documente justificative;
• documentele sunt arhivate corespunzător;
• inventarierea este realizată anual;
• situațiile financiare sunt aprobate și depuse la termen;
• balanțele și situațiile contabile sunt analizate periodic;
• există o comunicare clară între conducerea societății și contabil;
• modificările importante din activitatea firmei sunt comunicate contabilității înainte de efectuarea operațiunilor, nu după.

Contabilitatea corectă nu trebuie privită doar ca o obligație față de ANAF. Ea reprezintă și principalul sistem prin care administratorul poate înțelege situația financiară reală a afacerii.

Concluzie

Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește cadrul fundamental în care firmele din România trebuie să își organizeze evidența financiar-contabilă.

Obligațiile nu se limitează la întocmirea declarațiilor fiscale și depunerea bilanțului. Ele includ documentarea tuturor operațiunilor, întocmirea registrelor contabile, inventarierea patrimoniului, arhivarea documentelor, întocmirea și semnarea situațiilor financiare și respectarea termenelor de raportare.

Pentru administratori, cea mai importantă concluzie este că externalizarea contabilității către un profesionist nu înseamnă renunțarea la responsabilitatea de a gestiona corect activitatea firmei.

O contabilitate bine organizată înseamnă nu doar conformare cu legea, ci și informații financiare corecte pentru deciziile de business.

Cum alegi un contabil bun pentru firma ta: 12 criterii importante

Alegerea contabilului este una dintre deciziile importante pentru orice antreprenor. Un contabil bun nu se limitează la înregistrarea documentelor și depunerea declarațiilor fiscale, ci poate deveni un partener care te ajută să înțelegi mai bine situația financiară a firmei și să eviți riscurile fiscale.

În practică, diferența dintre o colaborare bună și una problematică apare de multe ori din modul în care contabilul comunică, din experiența pe care o are și din capacitatea lui de a înțelege specificul afacerii.

1. Verifică experiența profesională

Primul criteriu ar trebui să fie experiența.

Un contabil care a lucrat cu mai multe tipuri de firme și activități poate identifica mai repede situațiile neobișnuite și riscurile fiscale.

Este important să verifici dacă persoana sau firma de contabilitate are experiență în domenii precum:

• contabilitate financiară;
• fiscalitate;
• salarizare și resurse umane;
• TVA;
• relația cu ANAF;
• închideri de exercițiu și situații financiare;
• controale fiscale;
• operațiuni mai complexe, dacă afacerea ta le implică.

Experiența nu înseamnă doar numărul de ani de activitate, ci și diversitatea situațiilor profesionale gestionate.

2. Verifică dacă este autorizat

Pentru serviciile de contabilitate și expertiză contabilă este important să lucrezi cu profesioniști autorizați, care își desfășoară activitatea în condițiile legii.

Calitatea de expert contabil sau contabil autorizat oferă un nivel suplimentar de siguranță, deoarece profesioniștii din domeniu sunt supuși unor reguli profesionale și obligații de pregătire continuă.

Înainte de începerea colaborării, nu este greșit să întrebi ce calificări profesionale are persoana care va răspunde efectiv de contabilitatea firmei tale.

3. Alege un contabil care răspunde la întrebări

Comunicarea este esențială.

Antreprenorii se confruntă frecvent cu întrebări precum:

„Pot să deduc această cheltuială?”

„Cum facturez această operațiune?”

„Ce taxe trebuie plătite?”

„Pot angaja această persoană?”

„Ce trebuie să fac dacă primesc o notificare de la ANAF?”

Un contabil bun trebuie să poată răspunde clar și într-un termen rezonabil.

Dacă primești constant răspunsuri foarte târziu sau nu primești explicații suficiente, colaborarea poate deveni dificilă exact atunci când ai nevoie cel mai mult de sprijin.

4. Nu alege doar după preț

Prețul este important, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu.

O ofertă foarte ieftină poate părea atractivă la început, însă trebuie analizat ce servicii sunt efectiv incluse.

Două oferte de contabilitate pot avea prețuri diferite deoarece includ niveluri diferite de servicii.

De exemplu, este important să verifici dacă prețul include:

• evidența contabilă completă;
• declarațiile fiscale;
• balanța lunară;
• situațiile financiare;
• salarizarea;
• administrarea de personal;
• consultanța fiscală curentă;
• asistența în cazul notificărilor ANAF;
• suportul în cazul unui control.

Compară întotdeauna serviciile incluse, nu doar suma lunară.

5. Contabilul trebuie să înțeleagă afacerea ta

Nu toate firmele sunt la fel.

O societate de servicii are probleme contabile diferite față de un magazin online, o firmă de construcții sau o companie care efectuează tranzacții intracomunitare.

Un contabil bun trebuie să înțeleagă:

• cum obține firma veniturile;
• ce tipuri de cheltuieli are;
• cum facturează;
• dacă lucrează cu clienți sau furnizori din străinătate;
• dacă are salariați;
• ce riscuri fiscale sunt specifice domeniului.

Cu cât contabilul înțelege mai bine modelul de business, cu atât poate oferi recomandări mai utile.

6. Întreabă cum se transmit documentele

Într-o colaborare modernă, documentele nu ar trebui să fie neapărat transportate lunar în dosare.

Toate operațiunile pot fi gestionate electronic.

Este util să afli de la început:

• cum se transmit documentele;
• cine verifică documentele lipsă;
• cum sunt preluate facturile din RO e-Factura și unde sunt salvate;
• cum sunt comunicate extrasele bancare;
• ce documente trebuie trimise de firmă;
• cât de des se face verificarea informațiilor.

O procedură clară reduce riscul de documente uitate și declarații greșite.

7. Verifică dacă primești informații înainte de termene

Un contabil bun nu ar trebui să te contacteze doar după apariția unei probleme.

Este util ca antreprenorul să primească din timp informații despre:

• taxele care trebuie plătite;
• termenele fiscale;
• modificările legislative importante;
• documentele care lipsesc;
• situațiile neobișnuite identificate în contabilitate.

O comunicare preventivă este de multe ori mai valoroasă decât rezolvarea unei probleme după ce aceasta a apărut.

8. Întreabă cine va lucra efectiv pe firma ta

Atunci când colaborezi cu o firmă de contabilitate, persoana cu care discuți inițial nu este întotdeauna aceeași cu persoana care va prelucra efectiv documentele.

Este util să știi:

• cine este persoana responsabilă de dosarul tău;
• cine răspunde la întrebările fiscale;
• cui trimiți documentele;
• cine te contactează dacă apare o problemă.

Responsabilitățile clare fac colaborarea mult mai eficientă.

9. Uită-te la modul în care îți explică lucrurile

Contabilitatea și fiscalitatea pot fi complicate, dar explicațiile nu trebuie să fie complicate.

Un profesionist bun trebuie să poată transforma o regulă fiscală într-o explicație pe care antreprenorul o poate înțelege.

De exemplu, nu este suficient să ți se spună doar că „nu este deductibil”.

Este mult mai util să înțelegi:

• de ce nu este deductibil;
• ce risc fiscal există;
• ce documente ar fi necesare;
• ce alternativă legală există, dacă este cazul.

Capacitatea de a explica este un criteriu important în alegerea contabilului.

10. Verifică modul în care gestionează controalele ANAF

Nicio firmă nu își dorește un control fiscal, dar acesta poate apărea.

Este important să știi dacă firma de contabilitate oferă suport atunci când:

• primești o notificare;
• primești o solicitare de documente;
• începe o inspecție fiscală;
• este necesară formularea unui răspuns către ANAF;
• apar diferențe între evidența contabilă și informațiile autorității.

Experiența în relația cu autoritățile fiscale poate fi foarte importantă în astfel de situații.

11. Verifică dacă există un contract clar

Colaborarea trebuie să fie bazată pe un contract de servicii bine definit.

Contractul ar trebui să clarifice cel puțin:

• serviciile prestate;
• responsabilitățile fiecărei părți;
• termenele de predare a documentelor;
• modalitatea de comunicare;
• onorariul;
• serviciile suplimentare;
• condițiile de încetare a colaborării.

Un contract clar reduce riscul apariției unor neînțelegeri.

12. Nu ignora compatibilitatea profesională

O colaborare cu un contabil este de regulă una pe termen lung.

De aceea, contează și modul în care comunici cu persoana respectivă.

Dacă poți discuta deschis, primești explicații clare și simți că problemele tale sunt tratate cu seriozitate, colaborarea are șanse mai mari să funcționeze bine.

Contabilul trebuie să fie un profesionist în care ai încredere să gestioneze informații importante despre firma ta.

Care sunt semnele unei colaborări bune?

O colaborare bună cu contabilul ar trebui să îți ofere în primul rând predictibilitate.

Documentele sunt procesate la timp, declarațiile sunt depuse corect, taxele sunt comunicate înainte de scadență, iar întrebările primesc răspunsuri clare.

Antreprenorul ar trebui să știe că, atunci când apare o modificare fiscală importantă sau o situație neobișnuită, are cui să îi ceară o opinie.

Concluzie

Alegerea unui contabil nu ar trebui făcută exclusiv pe baza celui mai mic preț.

Experiența, calificarea profesională, comunicarea, disponibilitatea, cunoașterea fiscalității și capacitatea de a înțelege activitatea firmei sunt criterii mult mai importante pe termen lung.

Un contabil bun nu elimină responsabilitatea antreprenorului asupra propriei afaceri, dar îl ajută să ia decizii mai bine informate și să reducă riscurile fiscale și administrative.

RO e-Factura în 2026: reguli, termene și obligații pentru firme

RO e-Factura este, în 2026, unul dintre principalele sisteme fiscale electronice utilizate de companiile din România.

Reglementarea de bază este OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, act normativ modificat și completat în repetate rânduri.

Pentru firme, este important să fie înțelese corect atât obligația de transmitere a facturilor, cât și excepțiile prevăzute de lege.

Ce este factura electronică?

Legea definește factura electronică drept factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea electronică și automată a informațiilor.

Prin urmare, o factură în format PDF transmisă prin e-mail nu este, prin ea însăși, factura electronică în sensul sistemului RO e-Factura.

Factura electronică este documentul structurat transmis prin sistemul administrat de Ministerul Finanțelor.

Care este documentul original?

După transmiterea unei facturi valide, sistemul aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și pune documentul la dispoziția destinatarului.

Exemplarul original al facturii electronice este:

fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.

Această regulă este importantă inclusiv pentru arhivare.

Reprezentarea PDF poate fi utilizată pentru citirea facilă a facturii, dar documentul electronic original rămâne XML-ul sigilat.

Cum funcționează transmiterea prin RO e-Factura?

Circuitul este, în esență, următorul:

1. furnizorul emite factura;
2. factura este generată în formatul XML cerut de sistem;
3. XML-ul este transmis în RO e-Factura;
4. sistemul verifică structura documentului;
5. dacă factura este validă, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor;
6. factura este pusă la dispoziția destinatarului.

Dacă documentul nu respectă structura tehnică obligatorie, emitentul primește un mesaj cu erorile identificate.

Factura trebuie corectată și retransmisă.

De aceea, simpla transmitere din programul de facturare nu este suficientă. Firma trebuie să verifice și validarea cu succes a documentului.

RO e-Factura în relația B2B

Relația B2B reprezintă tranzacția comercială dintre doi operatori economici.

Pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau prestării în România, persoanele impozabile stabilite în România au obligația, în condițiile prevăzute de OUG nr. 120/2021, să transmită facturile către destinatari prin sistemul RO e-Factura.

Regula se aplică indiferent dacă persoanele respective sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, în măsura în care intră în categoria persoanelor pentru care legea instituie obligația.

Există însă și excepții exprese, astfel că nu orice document emis în cadrul unei activități economice trebuie tratat automat în același mod.

Care este termenul de transmitere?

Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistem este de:

5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută de Codul fiscal.

Termenul se calculează în zile lucrătoare.

În practică, este recomandat ca transmiterea să se facă cât mai aproape de momentul emiterii, pentru a evita problemele generate de erori tehnice sau de validare.

Ce se întâmplă cu bonurile fiscale?

Legea prevede expres că sunt exceptate de la obligația de transmitere în sistem bonurile fiscale emise cu aparate de marcat electronice fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, potrivit art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Codul fiscal.

Cu alte cuvinte: dacă bonul fiscal îndeplinește condițiile legale pentru a fi considerat factură simplificată, bonul respectiv nu se transmite în RO e-Factura.

Această excepție este prevăzută atât pentru tranzacțiile B2B, cât și pentru facturile aferente relațiilor B2C.

Dar dacă se emite și o factură separată?

Situația este diferită dacă, pe lângă bonul fiscal, furnizorul emite o factură distinctă.

În acest caz, nu mai discutăm despre transmiterea bonului fiscal. Factura emisă separat trebuie analizată potrivit regulilor generale RO e-Factura și, dacă operațiunea intră în sfera obligației de raportare, factura se transmite în sistem.

Exemplu:

Un client cumpără produse dintr-un magazin și primește un bon fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate. Bonul nu trebuie transmis în RO e-Factura.

Dacă însă clientul solicită și primește o factură distinctă pentru aceeași achiziție, factura emisă separat va fi transmisă prin RO e-Factura dacă sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.

Prin urmare, regula practică este:

• bon fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate = nu se transmite în RO e-Factura;

• factură emisă separat = se verifică obligația RO e-Factura și, dacă intră sub incidența acesteia, se transmite.

RO e-Factura în relația B2C

Relația B2C reprezintă tranzacția dintre un operator economic și o persoană neimpozabilă, de regulă o persoană fizică.

Începând cu 1 ianuarie 2025, persoanele impozabile stabilite în România au obligația să transmită în RO e-Factura facturile emise pentru livrările de bunuri și prestările de servicii cu locul în România, efectuate în relația B2C.

Și în această situație, termenul este de 5 zile lucrătoare.

Transmiterea facturii în RO e-Factura nu înseamnă însă că persoana fizică trebuie să își descarce factura din SPV.

Furnizorul are în continuare obligația să transmită factura clientului potrivit regulilor generale de facturare.

Ce se întâmplă dacă persoana fizică nu comunică un cod de identificare fiscală?

Legea reglementează expres această situație.

Dacă beneficiarul persoană fizică nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală, factura se emite utilizând:

un cod format din 13 cifre de zero

în locul codului de identificare fiscală al beneficiarului.

Prin urmare, lipsa CNP-ului nu împiedică transmiterea facturii în RO e-Factura.

Cum sunt tratate livrările intracomunitare de bunuri?

Aici este necesară o formulare foarte exactă.

În cazul obligației B2B, legea prevede o excepție pentru facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, atunci când beneficiarul, persoană impozabilă stabilită în România, comunică furnizorului un cod de înregistrare în scopuri de TVA dintr-un alt stat membru.

O prevedere similară există și pentru anumite livrări efectuate către persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, atunci când beneficiarul comunică un cod de TVA din alt stat membru.

Este important ca această excepție să nu fie extinsă automat la toate operațiunile externe.

Totuși dacă beneficiarul este o firmă din alt stat UE, dar pentru tranzacția respectivă îți comunică un cod de TVA din România (RO…), atunci nu se aplică excepția pentru livrarea intracomunitară menționată în art. 10 din lege. Excepția este formulată expres pentru situația în care beneficiarul comunică „un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru.

Ce se întâmplă cu facturile emise către instituții publice?

RO e-Factura este utilizată și în relațiile cu instituțiile publice.

În cazul operațiunilor B2G, factura electronică este transmisă prin sistem, iar instituția publică are obligația să o primească, să o prelucreze și să verifice legalitatea, conformitatea și regularitatea documentului.

Pentru facturile aferente anumitor contracte de achiziții publice, achiziții sectoriale, concesiuni de lucrări sau servicii, trebuie înscrise și codurile CPV corespunzătoare, potrivit legislației aplicabile.

Se poate returna o factură din sistem?

Nu.

Odată comunicată destinatarului, factura electronică nu poate fi „returnată” în sistemul RO e-Factura.

Dacă beneficiarul are obiecții, acesta poate informa emitentul, inclusiv prin intermediul sistemului.

Dacă factura conține erori și trebuie corectată, se aplică regulile de corecție prevăzute de Codul fiscal.

Factura de corecție trebuie transmisă, la rândul ei, prin RO e-Factura.

Data emiterii și data comunicării sunt diferite

Data facturii este data înscrisă de emitent pe document.

Data comunicării prin RO e-Factura este data la care factura devine disponibilă destinatarului pentru descărcare din sistem.

Această dată este accesibilă atât beneficiarului, cât și emitentului.

RO e-Factura creează astfel o dovadă electronică clară privind momentul în care documentul a fost pus la dispoziția destinatarului.

Ce se întâmplă dacă factura este transmisă cu erori?

Dacă XML-ul nu respectă structura tehnică obligatorie, sistemul transmite emitentului un mesaj de eroare.

Factura nu trebuie considerată valid transmisă doar pentru că a fost încărcată.

Este necesară:

• identificarea erorii;
• corectarea documentului;
• retransmiterea facturii;
• verificarea validării finale.

Această etapă este importantă mai ales în apropierea expirării termenului de 5 zile lucrătoare.

Există și categorii exceptate de la utilizarea obligatorie?

Da.

OUG nr. 120/2021 conține mai multe situații speciale și excepții.

De exemplu, agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori nu au obligația utilizării sistemului RO e-Factura potrivit reglementării actuale, dar pot opta pentru folosirea acestuia.

Există și alte categorii pentru care obligația poate depinde de înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu sau opțional.

De aceea, în situațiile particulare trebuie verificat statutul fiscal concret al persoanei.

De ce trebuie verificate și facturile primite?

RO e-Factura nu înseamnă doar transmiterea facturilor emise.

Firmele trebuie să verifice periodic și documentele primite prin sistem.

În practică, pot apărea situații precum:

• facturi emise către un CUI greșit;
• facturi pe care firma nu le recunoaște;
• valori diferite față de cele contractate;
• facturi dublate;
• cote de TVA greșite;
• documente transmise fără să existe o operațiune reală;
• facturi care trebuie corectate.

Simpla existență a unei facturi în sistem nu înseamnă că operațiunea trebuie acceptată automat din punct de vedere contabil.

Validarea tehnică nu înseamnă validare fiscală

Acesta este unul dintre cele mai importante aspecte.

RO e-Factura verifică structura tehnică a documentului și permite transmiterea lui în sistem.

Sistemul nu garantează însă automat că:

• operațiunea este reală;
• cota de TVA este corectă;
• cheltuiala este deductibilă;
• tratamentul fiscal este corect;
• beneficiarul este cel corect;
• bunurile sau serviciile au fost efectiv livrate.

Prin urmare, verificarea contabilă și fiscală rămâne obligatorie.

Ce greșeli ar trebui evitate?

Printre cele mai frecvente probleme în utilizarea RO e-Factura se numără:

• transmiterea după termenul legal;
• neverificarea mesajului de validare;
• ignorarea erorilor tehnice;
• păstrarea exclusiv a PDF-ului;
• neverificarea XML-ului sigilat;
• nerespectarea regulilor de corecție;
• tratarea greșită a operațiunilor intracomunitare;
• transmiterea eronată a facturilor către persoane fizice;
• ignorarea facturilor primite în sistem.

Ce procedură ar trebui să aibă o firmă?

Pentru un control intern eficient, fluxul documentelor poate fi organizat astfel:

Emiterea facturii → generarea XML → transmiterea în RO e-Factura → verificarea validării → arhivarea XML-ului sigilat → transmiterea către client, dacă este cazul → înregistrarea contabilă.

Pentru documentele primite:

Descărcare → verificare furnizor → verificare operațiune → verificare TVA → înregistrare contabilă → solicitare corecție dacă există erori.

În cazul firmelor cu multe documente, automatizarea acestor procese poate reduce considerabil riscul de eroare.

De ce este RO e-Factura importantă pentru controalele fiscale?

RO e-Factura oferă ANAF acces rapid la informații structurate privind tranzacțiile economice.

Datele pot fi corelate cu:

• declarațiile de TVA;
• SAF-T;
• declarații fiscale;
• informațiile despre partenerii comerciali;
• alte baze de date fiscale.

În consecință, diferențele dintre contabilitatea firmei și informațiile existente în sistemele ANAF pot fi identificate mult mai ușor decât în trecut.

Pentru contribuabili, reconcilierea periodică a datelor devine astfel foarte importantă.

Concluzie

RO e-Factura nu mai este doar un sistem de transmitere electronică a facturilor, ci o componentă centrală a administrării fiscale din România.

În 2026, firmele trebuie să urmărească atent obligațiile aplicabile în relațiile B2B, B2C și B2G, termenul de transmitere de 5 zile lucrătoare, precum și excepțiile prevăzute de lege.

O atenție specială trebuie acordată bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și livrărilor intracomunitare de bunuri, deoarece aceste situații au reguli specifice și nu trebuie tratate prin formulări generale.

De asemenea, trebuie reținut că documentul electronic original este fișierul XML sigilat de Ministerul Finanțelor, iar validarea tehnică a facturii nu înlocuiește verificarea contabilă și fiscală a operațiunii.

La data publicării acestui articol mfinante.ro publica următoare statistică privind e-factura:

Facturi primite și livrate: 2.495.704.212
Din care în relația B2G: 85.040.444
Din care în relația B2C: 1.377.525.907

Facturi primite și livrate în ziua anterioară: 5.593.504
Din care în relația B2G: 69.470
Din care în relația B2C: 4.027.706

Facturi primite și livrate în ultimele 30 de minute: 104.161
Din care în relația B2G: 564
Din care în relația B2C: 93.371

Facturi primite și livrate de la 01.01.2026: 784.374.832
Din care în relația B2G: 12.773.545
Din care în relația B2C: 542.133.608
Data raportării: 08.08.2026 19:02

Ordinul 1802/2014 explicat: regulile de bază ale contabilității în România

Atunci când vorbim despre contabilitatea unei societăți din România, unul dintre cele mai importante acte normative este Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014, Ordinul 1802/2014 a devenit, în practică, unul dintre principalele repere pentru organizarea contabilității societăților care aplică reglementările contabile românești.

De la recunoașterea unei facturi și evaluarea unui mijloc fix până la amortizare, stocuri, creanțe, provizioane și întocmirea situațiilor financiare, numeroase operațiuni întâlnite zilnic în contabilitate își găsesc regulile în acest act normativ.

Ce reglementează Ordinul 1802/2014?

OMFP 1802/2014 aprobă reglementările privind întocmirea:

situațiilor financiare anuale individuale

și

situațiilor financiare anuale consolidate.

Importanța ordinului este însă mult mai mare decât ar putea sugera denumirea sa.

Reglementările stabilesc reguli privind recunoașterea, evaluarea, prezentarea și contabilizarea unei game foarte largi de elemente patrimoniale și operațiuni economice.

Cu alte cuvinte, Ordinul 1802/2014 stabilește o parte importantă din regulile după care informația economică a unei societăți este transformată în informație contabilă.

Cui i se aplică?

Reglementările se aplică unei categorii largi de entități care întocmesc situații financiare potrivit reglementărilor contabile românești.

În această categorie intră, în condițiile prevăzute de ordin, societățile constituite potrivit Legii societăților, societățile și companiile naționale, regiile autonome și alte persoane juridice prevăzute de reglementări.

Există însă și entități care aplică alte reglementări contabile, inclusiv anumite entități care utilizează Standardele Internaționale de Raportare Financiară – IFRS.

De aceea, înainte de aplicarea unui tratament contabil trebuie stabilit cadrul de raportare contabilă aplicabil entității respective.

Microentitate, entitate mică, mijlocie sau mare?

Una dintre caracteristicile importante ale Ordinului 1802/2014 este clasificarea entităților în funcție de criteriile de mărime prevăzute de reglementări.

În funcție de încadrare, diferă și complexitatea situațiilor financiare care trebuie întocmite.

Reglementările disting între:

• microentități;
• entități mici;
• entități mijlocii și mari.

Clasificarea are în vedere indicatori precum totalul activelor, cifra de afaceri netă și numărul mediu de salariați.

Încadrarea corectă este importantă deoarece influențează forma și complexitatea raportării financiare.

Trebuie făcută însă o distincție esențială:

microentitatea din punct de vedere contabil nu este același lucru cu microîntreprinderea din punct de vedere fiscal.

O societate poate fi microentitate potrivit reglementărilor contabile fără ca aceasta să însemne automat că este plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor.

Sunt două clasificări diferite, stabilite prin reglementări diferite și pentru scopuri diferite.

Principiile contabile reprezintă fundamentul înregistrărilor

Ordinul 1802/2014 nu conține doar un plan de conturi și instrucțiuni pentru utilizarea acestora.

La baza contabilității stau o serie de principii generale.

Printre acestea se regăsesc principiul continuității activității, permanența metodelor, prudența, contabilitatea de angajamente, intangibilitatea bilanțului de deschidere, evaluarea separată a elementelor de activ și datorii, necompensarea și principiul prevalenței economicului asupra juridicului.

Aceste principii sunt importante deoarece contabilitatea trebuie să reflecte realitatea economică a operațiunilor, nu doar existența unor documente.

Contabilitatea de angajamente: încasarea nu este același lucru cu venitul

Una dintre regulile importante este contabilitatea de angajamente.

Efectele tranzacțiilor sunt recunoscute atunci când acestea se produc și nu numai atunci când banii sunt încasați sau plătiți.

Să presupunem că o societate prestează un serviciu în luna decembrie și încasează factura în luna februarie a anului următor.

Faptul că banii sunt primiți în februarie nu înseamnă automat că venitul aparține lunii februarie.

Contabilitatea trebuie să reflecte perioada în care operațiunea economică s-a produs, potrivit regulilor aplicabile.

Această delimitare este esențială pentru prezentarea corectă a rezultatului unei perioade.

Principiul prudenței

Situațiile financiare trebuie întocmite cu respectarea principiului prudenței.

În esență, contabilitatea trebuie să țină cont de riscurile și pierderile care pot afecta patrimoniul și rezultatele societății, în condițiile prevăzute de reglementările contabile.

De aici provin numeroase tratamente privind ajustările pentru depreciere, provizioanele și evaluarea anumitor active și datorii.

Scopul este ca situațiile financiare să nu prezinte o imagine artificial mai favorabilă decât situația economică reală a societății.

Prevalența economicului asupra juridicului

Un alt principiu important este prevalența economicului asupra juridicului.

Operațiunile trebuie contabilizate ținând cont de fondul lor economic, nu exclusiv de forma juridică.

Acest principiu este deosebit de important în cazul operațiunilor complexe.

Existența unui contract sau a unei facturi nu este întotdeauna suficientă pentru stabilirea tratamentului contabil. Trebuie analizată operațiunea economică în ansamblu.

Imobilizările corporale

Ordinul 1802/2014 stabilește reguli detaliate privind recunoașterea și evaluarea imobilizărilor corporale.

Aici intră, de exemplu:

• terenurile;
• construcțiile;
• echipamentele;
• instalațiile;
• mijloacele de transport;
• mobilierul și alte active corporale utilizate pe termen lung.

Pentru contabilitate trebuie stabilite corect valoarea de intrare, durata de utilizare, amortizarea, eventualele modernizări, reevaluări, deprecieri și momentul scoaterii din evidență.

Achiziția unui activ nu înseamnă întotdeauna recunoașterea imediată a întregii valori drept cheltuială.

Dacă sunt îndeplinite criteriile pentru recunoașterea unei imobilizări, costul acesteia este reflectat în contabilitate potrivit regulilor aplicabile activelor.

Amortizarea

Amortizarea reprezintă alocarea sistematică a valorii amortizabile a unui activ pe durata sa de utilizare.

În practică, stabilirea amortizării presupune mai mult decât aplicarea mecanică a unui procent.

Trebuie analizate caracteristicile activului, durata de utilizare economică și metoda de amortizare corespunzătoare.

Politica contabilă adoptată de societate are un rol important în acest domeniu.

Stocurile

Reglementările tratează și contabilitatea stocurilor.

În această categorie pot intra:

• mărfurile;
• materiile prime;
• materialele consumabile;
• produsele finite;
• producția în curs de execuție;
• alte categorii de stocuri.

Stocurile trebuie evaluate la intrarea în patrimoniu și ulterior potrivit regulilor contabile aplicabile.

Pentru firmele cu activitate comercială sau de producție, evaluarea corectă a stocurilor poate avea un impact semnificativ asupra rezultatului contabil.

Creanțele și datoriile

Aproape orice societate are creanțe și datorii.

O factură emisă unui client generează, în mod obișnuit, o creanță până la încasarea acesteia.

O factură primită de la un furnizor generează o datorie până la efectuarea plății.

Ordinul stabilește reguli privind recunoașterea și evaluarea acestor elemente, inclusiv pentru creanțele și datoriile exprimate în valută.

La închiderea exercițiului financiar trebuie analizată inclusiv probabilitatea de recuperare a creanțelor.

O creanță veche și dificil de recuperat nu trebuie privită contabil în același mod ca o creanță curentă asupra unui client solvabil.

Operațiunile în valută

Pentru societățile care lucrează cu parteneri externi, operațiunile în valută reprezintă o componentă obișnuită a contabilității.

Reglementările stabilesc modul de recunoaștere a operațiunilor în valută și tratamentul diferențelor de curs valutar.

Creanțele, datoriile și disponibilitățile în valută trebuie evaluate potrivit regulilor aplicabile, iar diferențele rezultate se reflectă în contabilitate.

Aceste operațiuni sunt importante mai ales pentru firmele care efectuează frecvent achiziții, livrări sau prestări de servicii internaționale.

Provizioanele

Provizioanele sunt utilizate pentru obligații a căror natură este clar definită, dar pentru care există incertitudine privind valoarea sau momentul la care vor fi exigibile, dacă sunt îndeplinite condițiile de recunoaștere prevăzute de reglementările contabile.

Ele nu pot fi constituite arbitrar pentru diminuarea rezultatului unei societăți.

Pentru recunoașterea unui provizion trebuie analizate condițiile prevăzute de reglementările contabile și circumstanțele concrete ale obligației.

Veniturile și cheltuielile

Determinarea rezultatului contabil presupune recunoașterea corectă a veniturilor și cheltuielilor perioadei.

Nu orice încasare reprezintă automat venit și nu orice plată reprezintă automat cheltuială.

De exemplu, încasarea unui împrumut nu reprezintă venit al societății, după cum rambursarea principalului unui împrumut nu reprezintă în mod obișnuit o cheltuială.

Contabilitatea trebuie să reflecte natura economică a fiecărei operațiuni.

Politicile contabile sunt obligatorii și importante

Un aspect uneori neglijat de societăți îl reprezintă politicile contabile proprii.

Ordinul 1802/2014 prevede că entitățile trebuie să își dezvolte politici contabile proprii, care sunt aprobate de administratori sau de persoanele responsabile cu gestionarea entității.

Politicile contabile stabilesc modul concret în care societatea aplică reglementările în situațiile relevante pentru activitatea sa.

Acestea nu ar trebui privite ca un simplu document formal păstrat într-un dosar.

Politicile trebuie să fie adaptate activității reale a societății și aplicate în mod consecvent.

Planul de conturi general

Ordinul cuprinde și planul de conturi general, împreună cu funcțiunea conturilor.

De aici provin conturile cunoscute oricărui contabil:

401 – Furnizori;

411 – Clienți;

512 – Conturi curente la bănci;

531 – Casa;

6xx – conturile de cheltuieli;

7xx – conturile de venituri.

Planul de conturi oferă structura necesară pentru înregistrarea sistematică a operațiunilor economice ale societății.

În funcție de necesitățile entității, evidența poate fi dezvoltată analitic astfel încât contabilitatea să furnizeze informațiile necesare conducerii și raportării.

Ordinul 1802/2014 și Codul fiscal nu sunt același lucru

Aceasta este una dintre cele mai importante distincții pentru antreprenori.

Regulile contabile și regulile fiscale nu sunt întotdeauna identice.

Ordinul 1802/2014 stabilește tratamentul contabil.

Codul fiscal stabilește, între altele, tratamentul fiscal pentru determinarea impozitelor și taxelor.

O cheltuială poate fi recunoscută corect în contabilitate, dar poate fi nedeductibilă sau deductibilă limitat la calculul impozitului.

De asemenea, amortizarea contabilă și amortizarea fiscală trebuie analizate distinct.

De aceea, contabilitatea unei societăți nu poate fi făcută exclusiv prin aplicarea Codului fiscal.

Situațiile financiare anuale

Finalitatea întregului sistem contabil este prezentarea unei imagini corespunzătoare a poziției și performanței financiare a entității.

În funcție de categoria în care este încadrată societatea, situațiile financiare pot avea o structură diferită și pot cuprinde, după caz, documente precum:

• bilanțul;
• contul de profit și pierdere;
• situația modificărilor capitalului propriu;
• situația fluxurilor de trezorerie;
• notele explicative.

Cerințele concrete depind de categoria entității și de reglementările aplicabile.

De ce este Ordinul 1802/2014 important pentru administratorul unei firme?

Administratorul nu trebuie să cunoască fiecare cont contabil sau fiecare paragraf al ordinului.

Este însă util să înțeleagă că situațiile financiare ale societății nu sunt doar formulare întocmite pentru a fi depuse la autorități.

Ele reflectă patrimoniul, datoriile, creanțele, veniturile, cheltuielile și rezultatul activității companiei.

Informațiile contabile corecte îl ajută pe administrator să răspundă la întrebări esențiale:

Firma este profitabilă?

Cât avem de încasat de la clienți?

Ce datorii avem?

Ce valoare au activele societății?

Care sunt costurile reale ale activității?

Există creanțe care riscă să nu mai fie recuperate?

Contabilitatea devine astfel nu doar o obligație legală, ci și un instrument de administrare a afacerii.

Ordinul 1802/2014 trebuie consultat în forma actualizată

Deși poartă numărul și anul 1802/2014, reglementarea nu trebuie citită exclusiv în forma în care a fost publicată în anul 2014.

De-a lungul timpului, aceasta a fost modificată și completată prin mai multe acte normative.

În consecință, pentru stabilirea unui tratament contabil în prezent trebuie utilizată forma actualizată a reglementărilor, nu o versiune veche salvată cu ani în urmă.

Acest lucru este cu atât mai important cu cât modificările pot afecta clasificarea entităților, prezentarea situațiilor financiare sau tratamentul contabil al anumitor operațiuni.

Concluzie

OMFP nr. 1.802/2014 reprezintă unul dintre actele normative fundamentale pentru contabilitatea societăților din România.

Reglementarea stabilește cadrul în care sunt recunoscute, evaluate, înregistrate și prezentate activele, datoriile, capitalurile proprii, veniturile și cheltuielile unei entități.

Totodată, stabilește principiile contabile, regulile privind situațiile financiare, planul general de conturi și numeroase tratamente aplicabile operațiunilor întâlnite în activitatea curentă.

Pentru antreprenori este importantă mai ales o idee: contabilitatea nu înseamnă doar înregistrarea facturilor și calcularea taxelor.

O contabilitate organizată corect trebuie să reflecte realitatea economică a firmei și să ofere administratorului informații relevante pentru luarea deciziilor.

Ordinul 2634/2015: reguli esențiale pentru documentele financiar-contabile

Documentele financiar-contabile reprezintă baza oricărei evidențe contabile corecte. Facturile, chitanțele, extrasele de cont, notele contabile, registrele și celelalte documente justificative nu sunt simple formalități administrative, ci documente care susțin înregistrările efectuate în contabilitate.

Regulile generale privind întocmirea, utilizarea, corectarea, reconstituirea și arhivarea documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015.

În practică, acest ordin este important pentru aproape orice societate, deoarece stabilește cum trebuie documentate operațiunile economice și ce condiții trebuie să îndeplinească documentele pentru a putea sta la baza înregistrărilor contabile.

Ce este un document justificativ?

Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării sale, într-un document justificativ.

Documentul justificativ reprezintă suportul pe baza căruia operațiunea este înregistrată în contabilitate.

Cu alte cuvinte, contabilitatea nu se poate baza doar pe explicații verbale, pe informații transmise informal sau pe presupuneri.

Înregistrările trebuie susținute de documente care reflectă operațiunea economică efectuată.

Ce elemente trebuie să conțină un document justificativ?

Pentru a putea avea calitatea de document justificativ, documentul trebuie să conțină informațiile prevăzute de normele aplicabile.

Printre elementele principale se regăsesc:

• denumirea documentului;
• denumirea sau numele persoanei care îl întocmește;
• sediul sau adresa, după caz;
• numărul documentului;
• data întocmirii;
• părțile implicate în operațiune;
• descrierea operațiunii economico-financiare;
• datele cantitative și valorice, atunci când este cazul;
• numele și semnăturile persoanelor responsabile, în situațiile în care acestea sunt obligatorii.

Un document poate dobândi calitatea de document justificativ numai dacă furnizează informațiile cerute de legislația aplicabilă.

Cine răspunde pentru documentele justificative?

Responsabilitatea nu revine exclusiv contabilului.

Normele prevăd că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:

• le-au întocmit;
• le-au vizat;
• le-au aprobat;
• le-au înregistrat în contabilitate.

Această regulă este importantă deoarece realitatea unei operațiuni economice este, în primul rând, responsabilitatea persoanelor care o inițiază și o documentează.

Dacă societatea transmite contabilului documente cu informații greșite sau care nu reflectă realitatea economică, simpla lor înregistrare în contabilitate nu transformă operațiunea într-una corectă.

Este obligatorie semnătura pe documentele contabile?

Nu întotdeauna.

Dacă documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin intermediul sistemelor informatice, semnătura nu reprezintă obligatoriu un element necesar.

În această situație, însă, entitatea trebuie să aibă proceduri proprii prin care să poată identifica persoanele care:

• au inițiat operațiunea;
• au dispus efectuarea acesteia;
• au aprobat-o, după caz.

Această prevedere este foarte relevantă în prezent, când o mare parte din documentele contabile sunt generate și procesate electronic.

Documentele pot fi păstrate electronic?

Da.

Normele permit ca documentele financiar-contabile să existe:

pe suport hârtie

sau

în format electronic.

Un document electronic trebuie să conțină informațiile prevăzute de norme și să fi fost emis și primit în format electronic.

De asemenea, documentele păstrate electronic trebuie să poată fi accesate și, atunci când este necesar, listate pentru verificare sau control.

Cum se corectează un document financiar-contabil?

Normele nu permit ștersături, modificări neidentificabile sau lăsarea unor spații libere în documentele financiar-contabile.

Pentru documentele întocmite pe hârtie, regula generală este corectarea prin tăierea cu o linie a informației greșite și înscrierea alături a informației corecte.

Corectura trebuie confirmată de persoana care a întocmit sau corectat documentul și trebuie menționată data efectuării corecției.

Există însă documente la care nu sunt admise corecturi.

De exemplu, pentru anumite documente privind numerarul, documentul greșit se anulează și se păstrează.

În cazul documentelor completate prin sisteme informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, potrivit procedurilor prevăzute de norme.

Factura este document justificativ

Factura reprezintă unul dintre cele mai importante documente utilizate în contabilitate.

Ordinul precizează expres că factura este document justificativ care stă la baza înregistrării operațiunilor economice în contabilitate.

Pentru operațiunile pentru care Codul fiscal nu impune emiterea unei facturi, înregistrarea poate fi realizată pe baza altor documente care demonstrează existența operațiunii.

Pot fi utilizate, după caz:

• contracte;
• avize de însoțire;
• chitanțe;
• dispoziții de plată sau încasare;
• extrase de cont;
• note de contabilitate;
• alte documente financiar-contabile sau bancare.

Prin urmare, factura nu este singurul document care poate justifica o operațiune economică.

Regimul de numerotare trebuie stabilit intern

Societățile trebuie să organizeze un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile.

Persoana sau persoanele responsabile cu alocarea și gestionarea numerelor trebuie desemnate prin decizie internă scrisă.

Numerele sau seriile documentelor trebuie să fie secvențiale.

De asemenea, pentru fiecare exercițiu financiar societatea trebuie să stabilească prin proceduri proprii seria sau numărul de la care începe emiterea documentelor.

Această regulă este relevantă pentru facturi, chitanțe și alte documente financiar-contabile pentru care societatea stabilește serii și numere interne.

Ce se întâmplă dacă un document este pierdut?

Pierderea unui document financiar-contabil nu trebuie ignorată.

Persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document trebuie să informeze în scris conducerea entității în termen de 24 de ore de la constatare.

Ulterior trebuie parcursă procedura de reconstituire.

Aceasta presupune, printre altele:

• întocmirea unui proces-verbal;
• identificarea documentului dispărut;
• stabilirea persoanei responsabile cu păstrarea;
• emiterea unei dispoziții pentru reconstituire;
• constituirea unui dosar de reconstituire.

Dacă documentul a fost emis de o altă entitate, aceasta trebuie să furnizeze documentul reconstituit în termenul prevăzut de norme.

Documentul reconstituit trebuie să poarte în mod vizibil mențiunea „DUPLICAT”.

Există documente care nu pot fi reconstituite?

Da.

Normele prevăd că nu pot fi reconstituite anumite documente de cheltuieli nenominale pierdute înainte de înregistrarea lor în contabilitate.

Exemplele indicate de norme includ:

• bonurile nenominale;
• biletele de călătorie nenominale.

Din acest motiv, documentele justificative trebuie gestionate și păstrate cu atenție încă din momentul primirii lor.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

O modificare importantă a legislației a redus termenul general de păstrare.

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează timp de:

5 ani

calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.

Vechile prevederi referitoare la termenele de 10 ani pentru documentele financiar-contabile și 50 de ani pentru statele de salarii sunt abrogate.

Există documente care trebuie păstrate mai mult de 5 ani?

Da.

Documentele care demonstrează proveniența unor bunuri a căror durată de viață este mai mare de 5 ani trebuie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a bunurilor respective.

De exemplu, pentru anumite imobilizări, documentele de achiziție pot trebui păstrate o perioadă mai mare decât termenul general de 5 ani.

Unde pot fi păstrate documentele?

Documentele financiar-contabile pot fi păstrate, după caz:

• la domiciliul fiscal;
• la sediul social;
• la sediile secundare;
• în arhivă fizică;
• pe suport electronic.

Dacă evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele pot fi păstrate pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate atunci când sunt necesare sau solicitate de organele de control.

Societatea poate apela și la servicii specializate de arhivare.

Chiar și în această situație, responsabilitatea privind păstrarea documentelor revine conducerii entității.

Care sunt registrele contabile obligatorii?

Pentru entitățile care țin contabilitatea în partidă dublă, registrele obligatorii sunt:

Registrul-jurnal

Registrul-inventar

Cartea mare

Fiecare dintre acestea are un rol distinct.

Registrul-jurnal

În Registrul-jurnal sunt înregistrate cronologic operațiunile economico-financiare ale societății.

Registrul-inventar

Registrul-inventar cuprinde elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii rezultate în urma inventarierii.

Cartea mare

Cartea mare prezintă sistematic mișcarea și existența elementelor patrimoniale pe conturi și stă la baza întocmirii balanței de verificare.

Balanța de verificare are un rol esențial

Balanța de verificare este documentul utilizat pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile și a concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică.

Totodată, aceasta reprezintă unul dintre principalele instrumente pe baza cărora sunt întocmite situațiile financiare anuale și raportările contabile.

Pentru administrator, balanța este importantă deoarece oferă o imagine structurată asupra conturilor societății și poate evidenția activele, datoriile, veniturile, cheltuielile și rezultatele înregistrate.

Ce condiții trebuie să îndeplinească programul de contabilitate?

Ordinul 2634/2015 nu reglementează doar documentele pe hârtie.

El stabilește și criterii minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă.

Printre cerințe se numără:

• posibilitatea listării documentelor la solicitarea organelor de control;
• protejarea datelor împotriva accesului neautorizat;
• păstrarea informațiilor pe durata prevăzută de lege;
• realizarea copiilor de siguranță;
• imposibilitatea modificării necontrolate a perioadelor contabile închise;
• posibilitatea reconstituirii informațiilor;
• trasabilitatea înregistrărilor contabile;
• identificarea documentului justificativ care stă la baza fiecărei înregistrări.

Programul informatic trebuie să permită, în orice moment, verificarea modului în care s-a ajuns de la documentul justificativ la informația înregistrată în contabilitate.

Externalizarea contabilității nu elimină responsabilitatea firmei

O societate poate încredința contabilitatea unei firme specializate sau unui profesionist contabil.

Aceasta nu înseamnă însă că firma beneficiară nu mai are responsabilități.

Documentele justificative trebuie întocmite corect și transmise la timp, iar entitatea răspunde pentru realitatea informațiilor înscrise în acestea.

Prestatorul de servicii contabile răspunde, la rândul său, pentru corectitudinea prelucrării datelor primite.

Din acest motiv, colaborarea dintre firmă și contabil trebuie să aibă la bază proceduri clare privind transmiterea, verificarea și păstrarea documentelor.

De ce sunt importante documentele justificative în cazul unui control?

În cazul unui control fiscal sau contabil, autoritățile pot solicita documentele care au stat la baza înregistrărilor efectuate.

O societate trebuie să poată demonstra nu doar că o sumă apare în contabilitate, ci și care este documentul care justifică acea înregistrare și ce operațiune economică reală se află în spatele ei.

Un document incomplet, neclar sau lipsă poate crea probleme chiar dacă înregistrarea contabilă a fost efectuată.

De aceea, organizarea documentelor reprezintă o componentă esențială a controlului intern al unei societăți.

Concluzie

Ordinul nr. 2634/2015 reprezintă una dintre reglementările fundamentale privind organizarea documentelor financiar-contabile în România.

Actul normativ stabilește regulile privind:

• documentele justificative;
• elementele obligatorii ale acestora;
• semnarea și corectarea documentelor;
• numerotarea;
• reconstituirea documentelor pierdute;
• arhivarea;
• registrele contabile obligatorii;
• programele informatice utilizate în contabilitate.

Pentru antreprenori, ideea esențială este simplă:

orice înregistrare contabilă trebuie să poată fi susținută prin documente corecte, complete și păstrate conform legii.

O bună organizare a documentelor reduce riscul de erori contabile, simplifică relația cu contabilul și poate deveni esențială în cazul unui control.

Amanarea aplicarii sanctiunii in cazul netransmiterii E-factura

În Monitorul oficial nr. 272/2024 a fost publicata Ordonanţa de urgenţă nr. 30/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi a art. LIX din Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilităţii financiare a României pe termen lung.

Potrivit acestei ordonante, pentru facturile al căror termen-limită de transmitere în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura intervine până la data de 31 mai 2024 inclusiv, fapta nu se sancţionează.

In acest sens, termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificările şi completările ulterioare.

Criteriile de aplicare a sancţiunii complementare de suspendare a activităţii, prevăzute la art. LVI alin. (13) din Legea nr. 296/2023

În Monitorul oficial nr. 233/2024 a fost publicat Ordinul nr. 399/704/346/2024 pentru aprobarea criteriilor de aplicare a sancţiunii complementare de suspendare a activităţii, prevăzute la art. LVI alin. (13) din Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilităţii financiare a României pe termen lung.

Potrivit art. LVI alin. (5) din Legea nr. 296/2023, constituie contravenţie, efectuarea de activităţi economice cu bunuri care nu sunt însoţite de documente de provenienţă, indiferent de locul în care acestea se află, pe timpul transportului, al depozitării sau al comercializării. Nerespectarea acestor prevederi se sancţionează cu amendă de la 2.000 lei la 15.000 lei, dacă este săvârşită de persoane fizice, respectiv cu amendă de la 5.000 lei la 30.000 lei, dacă este săvârşită de persoane juridice.

În situaţia în care, într-un interval de 12 luni de la data aplicării ultimei sancţiuni pentru săvârşirea contravenţiei, contravenientul săvârşeşte o nouă contravenţie, pentru care a fost sancţionat, se aplică o amendă de la 4.000 lei la 30.000 lei, dacă este săvârşită de persoane fizice, respectiv o amendă de la 10.000 lei la 60.000 lei, dacă este săvârşită de persoane juridice, precum şi sancţiunea complementară constând în suspendarea activităţii acestuia, care constă în transport, depozitare şi/sau comercializare, după caz, pentru o perioadă de până la 15 zile. La aplicarea sancţiunii agentul constatator este obligat să înştiinţeze contravenientul asupra sancţiunilor care urmează a fi aplicate dacă contravenientul mai săvârşeşte încă o faptă contravenţională într-un interval de 12 luni de la data sancţionării faptei contravenţionale.

În situaţia în care sancţiunea complementară constând în suspendarea activităţii contravenientului se aplică exclusiv pentru bunurile care nu sunt însoţite de documente de provenienţă pe timpul depozitării, transportului şi/sau comercializării, altele decât sume de bani asimilate bunurilor conform art. LVI alin. (8) din Legea nr. 296/2023, cu modificările şi completările ulterioare, se aplică următoarele criterii:

a) o zi în cazul în care bunurile destinate, folosite sau rezultate din săvârşirea contravenţiei reprezintă, cantitativ, până la 5% inclusiv din totalul bunurilor constatate la locul transportului, depozitării şi/sau comercializării;
b) 5 zile în cazul în care bunurile destinate, folosite sau rezultate din săvârşirea contravenţiei reprezintă, cantitativ, între 5% şi 25% inclusiv din totalul bunurilor constatate la locul transportului, depozitării şi/sau comercializării;
c) 10 zile în cazul în care bunurile destinate, folosite sau rezultate din săvârşirea contravenţiei reprezintă, cantitativ, între 25% şi 50% inclusiv din totalul bunurilor constatate la locul transportului, depozitării şi/sau comercializării;
d) 15 zile în cazul în care bunurile destinate, folosite sau rezultate din săvârşirea contravenţiei reprezintă, cantitativ, peste 50% din totalul bunurilor constatate la locul transportului, depozitării şi/sau comercializării.

În situaţia în care sancţiunea complementară constând în suspendarea activităţii contravenientului se aplică exclusiv pentru sume de bani asimilate bunurilor conform art. LVI alin. (8) din Legea nr. 296/2023, cu modificările şi completările ulterioare, care nu sunt însoţite de documente de provenienţă pe timpul depozitării, transportului şi/sau comercializării, se aplică următoarele criterii:

a) o zi în cazul în care sumele de bani reprezintă, valoric, până la 5% inclusiv din totalul sumelor înregistrate în evidenţele contabile ori pentru care există documente justificative potrivit normelor în vigoare, la locul controlului;
b) 5 zile în cazul în care sumele de bani reprezintă, valoric, între 5% şi 25% inclusiv din totalul sumelor înregistrate în evidenţele contabile ori pentru care există documente justificative potrivit normelor în vigoare, la locul controlului;
c) 10 zile în cazul în care sumele de bani reprezintă, valoric, între 25% şi 50% inclusiv din totalul sumelor înregistrate în evidenţele contabile ori pentru care există documente justificative potrivit normelor în vigoare, la locul controlului;
d) 15 zile în cazul în care sumele de bani reprezintă, valoric, peste 50% din totalul sumelor înregistrate în evidenţele contabile ori pentru care există documente justificative potrivit normelor în vigoare, la locul controlului.

În situaţia în care sancţiunea complementară constând în suspendarea activităţii contravenientului se aplică atât pentru bunurile care nu sunt însoţite de documente de provenienţă pe timpul depozitării, transportului şi/sau comercializării, cât şi pentru sume de bani asimilate bunurilor, se evaluează în mod distinct criteriile de mai sus şi se aplică sancţiunea complementară cu termenul de suspendare cel mai mare.

In situaţia în care într-un interval de 12 luni de la data aplicării ultimei sancţiuni pentru săvârşirea contravenţiei prevăzute la art. LVI alin. (11) din Legea nr. 296/2023, cu modificările şi completările ulterioare, contravenientul săvârşeşte o a treia contravenţie sau mai multe, din categoria celor prevăzute la art. LVI alin. (11) din Legea nr. 296/2023, cu modificările şi completările ulterioare, pentru care a fost sancţionat, începând cu a treia contravenţie, suspendarea activităţii se dispune pentru o perioadă de 15 zile.

Inregistrarea operatorilor de platformă

În Monitorul oficial nr. 1098/2023 a fost publicat Ordinul nr. 1946/2023 pentru aprobarea procedurilor de punere în aplicare a prevederilor art. 2915 alin. (10)-(13) şi alin. (19) lit. a) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, in vigoare de la 06 decembrie 2023.

Operatorii de platforme definiţi în sensul pct. 4 lit. b) subsecţiunea A secţiunea I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală pot opta să se înregistreze la autoritatea competentă din România sau din oricare alt stat membru, în vederea îndeplinirii obligaţiei de raportare, prevăzută în secţiunea III din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală.

Operatorii de platforme definiţi în sensul pct. 4 lit. b) subsecţiunea A secţiunea I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală, care optează să se înregistreze la autoritatea competentă din România, îşi exercită opţiunea prin depunerea formularului (707) "Cerere de înregistrare/menţiuni/renunţare pentru operatorii de platformă, definiţi în sensul pct. 4 lit. b) din subsecţiunea A a secţiunii I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală".

Formularul (707) "Cerere de înregistrare/menţiuni/renunţare pentru operatorii de platformă, definiţi în sensul pct. 4 lit. b) din subsecţiunea A a secţiunii I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală" se utilizează de către operatorii de platformă care au obligaţia de raportare, în sensul pct. 4 lit. b) subsecţiunea A secţiunea I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală, pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute la art. 2915 alin. (10), (13) şi alin. (19) lit. a) din acelaşi act normativ.

După depunerea formularului (707), având marcată cu "X" secţiunea I.1. Înregistrare, Agenţia Naţională de Administrare Fiscală atribuie operatorului de platformă definit în sensul pct. 4 lit. b) subsecţiunea A secţiunea I din anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală un număr individual de identificare, utilizat numai în vederea îndeplinirii obligaţiei de raportare. Numărul individual de identificare nu reprezintă cod de identificare fiscală, în sensul titlului IV "Înregistrarea fiscală" din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare.

Agenţia Naţională de Administrare Fiscală revocă înregistrarea unui operator de platformă, efectuată în temeiul art. 2915 alin. (10) din Codul de procedură fiscală, în situaţia în care acesta nu respectă obligaţia de raportare prevăzută în anexa nr. 5 din Codul de procedură fiscală.

Un operator de platformă căruia i-a fost revocată înregistrarea se va putea reînregistra numai dacă acesta furnizează garanţii adecvate privind angajamentul său, respectiv o declaraţie pe propria răspundere şi garanţii financiare, potrivit legii, inclusiv orice cerinţă de raportare neîndeplinită. Garanţia va fi constituită la nivelul maxim al sancţiunii aplicabile pentru nerespectarea obligaţiei de raportare, prevăzută la art. 336 alin. (1) lit. z) din Codul de procedură fiscală.