Pașii pentru angajarea unui salariat în România – Ghid practic pentru angajatori

Angajarea unui nou salariat presupune mai mult decât semnarea unui contract individual de muncă. Angajatorul trebuie să respecte o serie de obligații legale înainte de începerea activității, pentru a evita sancțiuni din partea Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM).

În acest articol prezentăm principalele etape ale procesului de angajare.

1. Stabilirea postului

Primul pas este identificarea postului și întocmirea fișei postului, care va cuprinde atribuțiile, responsabilitățile și cerințele funcției.

Este recomandat ca angajatorul să stabilească și:

• salariul;
• programul de lucru;
• perioada de probă;
• locul desfășurării activității.

2. Comunicarea locului de muncă vacant către

În cazul în care se creează un post nou sau un post devine vacant ca urmare a încetării unui contract individual de muncă, angajatorul are obligația de a comunica locul de muncă vacant către Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă (AJOFM), în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantare.

Comunicarea se poate realiza prin platforma electronică pusă la dispoziție de ANOFM sau prin formularele prevăzute de normele de aplicare a Legii nr. 76/2002.

După ocuparea postului comunicat, angajatorul are obligația să informeze AJOFM cu privire la ocuparea acestuia, în termen de o zi de la angajare. 

3. Obținerea documentelor de la viitorul salariat

În mod obișnuit sunt necesare:

• cartea de identitate;
• actele de studii sau calificare (dacă sunt necesare);
• documente privind experiența profesională, după caz;
• extras de cont bancar (dacă salariul se virează în cont).

4. Examenul medical

Înainte de începerea activității, persoana trebuie să efectueze examenul medical de medicina muncii.

Angajarea fără existența fișei de aptitudine este interzisă.

5. Întocmirea contractului individual de muncă

Contractul trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii prevăzute de Codul muncii, inclusiv:

• funcția;
• salariul;
• timpul de muncă;
• durata contractului;
• concediul de odihnă;
• perioada de probă, dacă este cazul.

Contractul se semnează înainte de începerea activității.

6. Înregistrarea în REGES

Contractul individual de muncă trebuie transmis în registrul general de evidență a salariaților înainte ca salariatul să înceapă activitatea, în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

7. Instruirea SSM și PSI

În prima zi de lucru, salariatul trebuie să fie instruit cu privire la:

• securitatea și sănătatea în muncă (SSM);
• prevenirea și stingerea incendiilor (PSI), dacă este cazul.

Aceste instruiri se consemnează în documentele specifice.

8. Informarea privind protecția datelor

Dacă angajatorul prelucrează date cu caracter personal, salariatul trebuie informat cu privire la modul în care acestea sunt utilizate.

9. Întocmirea dosarului de personal

După angajare, angajatorul are obligația de a întocmi și păstra dosarul de personal al fiecărui salariat, conform legislației muncii. Acesta trebuie să fie complet, actualizat și pus la dispoziția autorităților competente în cazul unui control.

În funcție de situația concretă, dosarul de personal poate conține, printre altele:

• contractul individual de muncă și actele adiționale;
• copia actului de identitate;
• copia actelor de studii sau calificare, atunci când acestea sunt necesare pentru ocuparea postului;
• fișa postului, semnată de salariat;
• fișa de aptitudine emisă de medicul de medicina muncii;
• documentele privind instruirea în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM), precum și, după caz, instruirea PSI;
• cererile și documentele privind concediile de odihnă, concediile medicale sau alte tipuri de concedii;
• documentele privind modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă;
• orice alte documente prevăzute de legislația muncii sau necesare desfășurării raportului de muncă.

Este recomandat ca dosarul de personal să fie verificat și actualizat periodic, deoarece lipsa unor documente obligatorii poate conduce la sancțiuni în cazul unui control efectuat de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM).

10. Calculul salariilor și declararea obligațiilor fiscale

După încheierea formalităților de angajare și începerea activității salariatului, angajatorul are obligația de a calcula și plăti drepturile salariale, precum și de a declara și achita obligațiile fiscale aferente.

În fiecare lună, angajatorul trebuie să:

• calculeze salariul brut și salariul net al fiecărui salariat;
• determine contribuțiile sociale și impozitul pe venit, potrivit legislației fiscale în vigoare;
• întocmească statul de plată și celelalte documente salariale;
• depună Declarația 112 în termenul prevăzut de lege;
• achite salariile către angajați;
• vireze la bugetul de stat impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate.

Pe lângă aceste obligații, angajatorul trebuie să urmărească permanent modificările legislative privind salariul minim, facilitățile fiscale, concediile medicale, indemnizațiile și celelalte drepturi salariale, astfel încât calculul salariilor să fie efectuat corect.

O administrare corectă a salarizării contribuie la evitarea erorilor, a penalităților și a eventualelor sancțiuni aplicate de autoritățile fiscale sau de inspectorii de muncă.

11. Informarea salariatului cu privire la regulamentul intern

Salariatul trebuie informat cu privire la existența regulamentului intern și la modul în care îl poate consulta. Dacă regulamentul conține reguli privind programul de lucru, concediile, disciplina muncii sau utilizarea echipamentelor, este recomandat ca salariatul să confirme că a luat cunoștință de acestea.

12. Instruirea privind protecția datelor (GDPR)

Dacă salariatul prelucrează date cu caracter personal (clienți, furnizori, alți angajați), este recomandată instruirea privind obligațiile de confidențialitate și protecția datelor, precum și semnarea unui angajament de confidențialitate, dacă este cazul.

13. Dotarea cu echipamente și acces la sistemele informatice

În funcție de post, angajatorul poate pune la dispoziție:

• laptop, telefon sau alte echipamente;
• autoturism;
• legitimație sau cartelă de acces.

Este recomandată întocmirea unui proces-verbal de predare-primire.

Cum vă poate ajuta B&B Consulting?

Echipa B&B Consulting oferă servicii complete de salarizare și administrare de personal, inclusiv:

• întocmirea documentelor de angajare;
• înregistrarea contractelor de muncă în REGES;
• întocmirea statelor de salarii;
• calculul salariilor și al contribuțiilor sociale;
• întocmirea și depunerea Declarației 112;
• consultanță privind legislația muncii și fiscalitatea veniturilor salariale;
• identificarea unor beneficii extrasalariale neimpozabile;
• asistență în cazul controalelor efectuate de ITM sau ANAF.

Prin externalizarea serviciilor de salarizare și resurse umane, angajatorii economisesc timp, reduc riscul de erori și beneficiază de sprijinul unor specialiști care urmăresc permanent modificările legislative

Bodycam ANAF: Ce trebuie să știe contribuabilii despre noile controale antifraudă

Începând cu anul 2026, inspectorii antifraudă din cadrul ANAF pot utiliza camere audio-video portabile (bodycam) în timpul controalelor fiscale. Măsura are scopul de a crește transparența acțiunilor de control și de a proteja atât inspectorii, cât și contribuabilii.

Ce este bodycam-ul ANAF?

Bodycam-ul este o cameră video portabilă purtată de inspectorii antifraudă în timpul exercitării atribuțiilor de serviciu. Utilizarea acestuia este reglementată prin Ordinul ANAF nr. 851/2026, care stabilește condițiile în care pot fi realizate înregistrările audio-video. (ANAF Static)

În ce situații poate fi utilizat?

Inspectorii antifraudă pot utiliza bodycam-ul în timpul:

• controalelor antifraudă la sediul contribuabililor;
• legitimării administratorilor sau a altor persoane implicate;
• verificărilor privind suspiciuni de evaziune fiscală;
• ridicării de documente sau bunuri;
• controalelor privind transporturile de mărfuri, inclusiv RO e-Transport;
• constatării și sancționării contravențiilor;
• altor acțiuni aprobate de conducerea ierarhică. (ANAF Static)

Care este scopul utilizării bodycam-ului?

ANAF urmărește:

• creșterea transparenței controalelor;
• protejarea inspectorilor împotriva acuzațiilor neîntemeiate;
• prevenirea faptelor de corupție;
• documentarea faptelor constatate în timpul controlului;
• obținerea unor mijloace de probă atunci când legea permite. (ANAF Static)

Trebuie contribuabilul să își dea acordul?

Nu. În anumite situații prevăzute de procedură, inspectorii antifraudă pot realiza înregistrări în timpul activităților de control fără consimțământul persoanelor vizate. Totuși, procedura prevede obligația inspectorilor de a informa persoanele controlate că acțiunea este înregistrată, cu anumite excepții justificate de natura intervenției. (ANAF Static)

Ce înseamnă acest lucru pentru firme?

Pentru majoritatea contribuabililor, utilizarea bodycam-ului nu schimbă obligațiile fiscale. În schimb, poate contribui la:

• desfășurarea mai transparentă a controlului;
• reducerea disputelor privind modul în care s-a desfășurat verificarea;
• protejarea atât a inspectorilor, cât și a reprezentanților societății.

Recomandarea B&B Consulting

În cazul unui control antifraudă:

• păstrați o atitudine cooperantă;
• puneți la dispoziție documentele solicitate conform legii;
• solicitați clarificări dacă anumite aspecte nu sunt înțelese;
• apelați la consultantul contabil sau fiscal atunci când controlul vizează operațiuni complexe.

O bună organizare a evidenței contabile și fiscale rămâne cea mai eficientă modalitate de a reduce riscurile în timpul unui control ANAF.

B&B Consulting urmărește permanent modificările legislative și vă oferă sprijin în relația cu autoritățile fiscale, precum și consultanță pentru pregătirea documentației necesare în cazul controalelor ANAF.

Salariului de bază minim brut pe ţară garantat în plată valabil de la 1 iulie 2026

Începând cu data de 1 iulie 2026, salariul de bază minim brut pe ţară garantat în plată, prevăzut la art. 164 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, se stabileşte în bani, fără a include sporuri şi alte adaosuri, la suma de 4.325 lei lunar, pentru un program normal de lucru în medie de 166,667 ore pe lună, reprezentând 25,949 lei/oră.

Aceasta modificare este prevazuta de HG nr. 146/2026 pentru stabilirea salariului de bază minim brut pe ţară garantat în plată.

Firmele nu vor mai depune raportări contabile semestriale pentru anul 2026

Ministerul Finanțelor elimină, pentru anul 2026, obligația operatorilor economici de a întocmi și depune raportări contabile semestriale la 30 iunie. Decizia face parte dintr-o abordare orientată spre simplificare și reducerea sarcinilor administrative pentru mediul economic, fără a afecta obligațiile de raportare anuală prevăzute de lege.

Măsura vizează operatorii economici aflați în aria de reglementare a Ministerului Finanțelor și reduce o obligație administrativă care, în ultimii ani, presupunea transmiterea unor raportări contabile suplimentare față de situațiile financiare anuale.

„Firmele au nevoie de reguli clare și de mai puține obligații administrative care consumă timp, fără să aducă valoare reală. Pentru anul 2026, eliminăm raportarea contabilă semestrială, fără să afectăm raportarea anuală prevăzută de lege. Este o măsură simplă, dar necesară: mai puțină birocrație pentru mediul economic și o relație mai predictibilă între companii și administrația fiscală”, a declarat Alexandru Nazare, ministrul Finanțelor.

Potrivit Legii contabilității nr.82/1991, Ministerul Finanțelor poate solicita depunerea unor raportări contabile și la alte perioade decât cea anuală, în timpul exercițiului financiar, pentru entitățile care au realizat o cifră de afaceri mai mare decât echivalentul în lei al sumei de 1.000.000 de euro la sfârșitul exercițiului financiar precedent.

Măsura se aplică pentru anul 2026. Pentru anii următori, necesitatea raportării contabile semestriale va fi reanalizată de autoritățile implicate în procesul de raportare contabilă.

Precizări cu privire la aplicarea art II din OUG nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări de sănătate și a Ordinului ministrului sănătății și al președintelui CNAS nr.521/500/2026

Pentru certificatele de concediu medical eliberate în perioada 1 februarie 2026 – 31 decembrie 2027, indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate prevăzute prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și completările ulterioare, se calculează și se plătesc prin diminuarea cu o zi și se suportă după cum urmează:

a) de către angajator, din a 2-a zi până inclusiv în a 6-a zi de incapacitate temporară de muncă, în cazul indemnizațiilor pentru incapacitate temporară de muncă, cu excepția indemnizațiilor aferente certificatelor de concediu medical acordate persoanelor asigurate pentru care a fost instituită măsura izolării, potrivit Legii nr. 136/2020 privind instituirea unor măsuri în domeniul sănătății publice în situații de risc epidemiologic și biologic, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

b) din bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate, începând cu:
(i) ziua următoare celor suportate de angajator, conform lit. a), și până la data încetării incapacității temporare de muncă a asiguratului sau a pensionării acestuia;
(ii) a 2-a zi în cazul indemnizațiilor care se suportă integral potrivit legii din bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate.”

Luând în considerare dispozițiile părții introductive a alin. (1), reglementarea are în vedere certificatele de concediu medical eliberate în perioada 1 februarie 2026 – 31 decembrie 2027, fără a distinge norma dacă acestea sunt „inițiale” sau „în continuare” sau dacă acestea vizează o perioadă anterioară datei eliberării acestora.

Astfel, potrivit prevederilor actului normativ în vigoare, pentru certificatele de concediu medical eliberate în perioada 1 februarie 2026 – 31 decembrie 2027, indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate prevăzute prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 158/2005, cu modificări și completări ulterioare, se calculează și se plătesc prin diminuarea cu o zi atât pentru cele inițiale cât și pentru cele în continuare.

Totodată, în ceea ce privește certificatele de concediu medical ale căror prima zi de acordare este într-o zi nelucrătoare, precizăm faptul că, potrivit art. 10 alin. (8) din OUG nr. 158/2005, „din durata de acordare a concediilor medicale, exprimată în zile calendaristice, se plătesc zilele lucrătoare”.

La stabilirea numărului de zile ce urmează a fi plătite se au în vedere prevederile legale cu privire la zilele de sărbătoare declarate nelucrătoare, precum și cele referitoare la stabilirea programului de lucru, prevăzute prin contractele colective de muncă (art. 57).

În ceea ce privește certificatele de concediu medical eliberate în perioada 1 februarie 2026 – 31 decembrie 2027, la art. 78^4 alin. (4) din Norme se prevede: cuantumul indemnizațiilor de asigurări sociale de sănătate este egal cu produsul dintre media zilnică și procentele prevăzute de lege, multiplicat cu numărul de zile lucrătoare din concediul medical din care se scade o zi, astfel:

Ci = Mzbc x…% x NZLCM,

în care:
- Ci = cuantumul indemnizațiilor de asigurări sociale de sănătate;
- Mzbc = media zilnică a bazei de calcul al indemnizațiilor de asigurări sociale de sănătate;
- NZLCM-1 = numărul de zile lucrătoare din concediul medical minus prima zi lucrătoare.

Astfel, diminuarea cu o zi a indemnizației de asigurări sociale de sănătate are în vedere prima zi lucrătoare din perioada de acordare a concediului medical înscrisă în certificatul de concediu medical.

Obligatia de inregistrare fiscala pentru punctele de lucru cu un salariat

 În Monitorul oficial nr. 1204/2025 a fost publicata Legea nr. 245/2025 pentru modificarea art. 32 alin. (7) din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale.

Potrivit acestei legii, orice persoană subiect al unui raport juridic fiscal, inclusiv operatorul economic, instituţia publică şi instituţia publică locală, care are organizată o entitate, cu sau fără personalitate juridică, la altă adresă decât sediul social al subiectului respectiv, cu cel puţin o persoană care realizează venituri din salarii, are obligaţia să solicite înregistrarea fiscală a entităţii respective, ca plătitoare de salarii şi de venituri asimilate salariilor, la organul fiscal din subordinea Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală în a cărui rază teritorială se află adresa unde se desfăşoară efectiv activitatea acelei entităţi. Solicitarea se face în termen de 30 de zile de la data înfiinţării, pentru entităţile nou-înfiinţate. Organul fiscal are obligaţia ca, în termen de 5 zile de la înregistrarea fiscală, să transmită o copie de pe certificatul de înregistrare fiscală primarului unităţii administrativ-teritoriale/sectorului municipiului Bucureşti în a cărei/cărui rază teritorială îşi desfăşoară efectiv activitatea entitatea respectivă. Plătitorii de salarii şi de venituri asimilate salariilor au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea astfel încât aceasta să reflecte impozitul aferent veniturilor fiecărei luni, calculat, reţinut şi virat, pe fiecare entitate care intră sub incidenţa prezentului alineat.