Una dintre cele mai frecvente întrebări ale antreprenorilor este: „Pot să trec această cheltuială pe firmă și este deductibilă fiscal?”
Răspunsul nu depinde doar de existența unei facturi. Din punct de vedere fiscal, o cheltuială înregistrată în contabilitate poate fi deductibilă integral, deductibilă numai în anumite limite sau complet nedeductibilă la calculul impozitului pe profit.
Regulile principale sunt prevăzute de art. 25 din Codul fiscal.
Regula generală: cheltuiala trebuie să fie legată de activitatea economică
Principiul de bază este relativ simplu: sunt considerate deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.
Cu alte cuvinte, societatea trebuie să poată demonstra existența unei legături între cheltuiala efectuată și activitatea sa.
În această categorie pot intra, în funcție de activitatea societății, cheltuieli precum:
- chiria spațiilor utilizate pentru desfășurarea activității;
- utilitățile;
- serviciile contabile, juridice sau de consultanță;
- achizițiile de materiale și consumabile;
- serviciile informatice;
- publicitatea și promovarea;
- costurile cu personalul;
- alte cheltuieli necesare desfășurării activității.
Codul fiscal stabilește expres că sunt deductibile și taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate camerelor de comerț și industrie, organizațiilor patronale și organizațiilor sindicale.
Cheltuielile cu salariile sunt, în principiu, deductibile
Cheltuielile cu salariile și cele asimilate salariilor sunt deductibile la determinarea rezultatului fiscal, cu excepțiile prevăzute expres de Codul fiscal.
De asemenea, cheltuielile suportate de angajator pentru salariații care lucrează în regim de telemuncă sunt considerate deductibile.
Prin urmare, costurile cu personalul reprezintă, ca regulă generală, cheltuieli recunoscute fiscal, însă pentru anumite beneficii acordate salariaților există plafoane sau condiții speciale.
Cheltuielile de protocol: deductibilitate limitată la 2%
Cheltuielile de protocol nu sunt deductibile integral.
Acestea sunt deductibile în limita unei cote de 2%, aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.
În calcul intră și TVA colectată pentru cadourile oferite de contribuabil atunci când valoarea acestora depășește 100 lei.
Este importantă diferența dintre înregistrarea contabilă și tratamentul fiscal. O cheltuială de protocol poate fi înregistrată integral în contabilitate, însă partea care depășește plafonul fiscal devine cheltuială nedeductibilă la calculul rezultatului fiscal.
Cheltuielile sociale: plafon de până la 5% din cheltuielile cu salariile
O altă categorie importantă o reprezintă cheltuielile sociale.
Acestea sunt deductibile în limita unei cote de până la 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului.
În această categorie pot intra, printre altele:
- ajutoarele de înmormântare;
- ajutoarele pentru boli grave și incurabile;
- ajutoarele pentru naștere;
- ajutoarele pentru proteze;
- anumite ajutoare pentru pierderi produse în gospodăriile proprii;
- cadourile în bani sau în natură oferite salariaților și copiilor minori ai acestora;
- tichetele cadou;
- tichetele culturale;
- tichetele de creșă;
- anumite servicii turistice sau de tratament acordate angajaților și membrilor familiilor acestora;
- alte cheltuieli cu caracter social prevăzute prin contractul colectiv de muncă sau regulamentul intern.
Educația timpurie: până la 1.500 lei pe lună pentru fiecare copil
Codul fiscal include în categoria cheltuielilor sociale și sumele achitate de angajator pentru plasarea copiilor angajaților în unități de educație timpurie.
Limita fiscală este de 1.500 lei pe lună pentru fiecare copil, cu respectarea condițiilor prevăzute de legislația fiscală.
Acest beneficiu trebuie analizat atât din perspectiva impozitului pe profit, cât și a regulilor privind veniturile salariale.
Tichetele de masă și voucherele de vacanță
Cheltuielile reprezentând tichetele de masă și voucherele de vacanță acordate de angajatori sunt incluse de Codul fiscal în categoria cheltuielilor cu deductibilitate limitată, potrivit condițiilor stabilite de legislația aplicabilă.
Autoturismele utilizate și în scop personal: deductibilitate de 50%
Unul dintre cele mai întâlnite cazuri în practică este cel al autoturismelor utilizate atât pentru activitatea societății, cât și în scop personal.
Pentru vehiculele rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice și care îndeplinesc condițiile prevăzute de Codul fiscal, 50% din cheltuielile aferente sunt deductibile.
Regula se referă la vehicule cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și maximum 9 locuri, inclusiv locul conducătorului auto.
Justificarea utilizării vehiculelor, în sensul acordării deductibilităţii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectuează pe baza documentelor financiar-contabile şi prin întocmirea foii de parcurs care trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii: categoria de vehicul utilizat, scopul şi locul deplasării, kilometrii parcurşi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
Există însă situații în care cheltuielile pot fi integral deductibile, de exemplu pentru anumite vehicule utilizate pentru:
- servicii de urgență;
- pază și protecție;
- curierat;
- activitatea agenților de vânzări și achiziții;
- transport de persoane cu plată;
- taximetrie;
- închiriere;
- școli de șoferi;
- vehicule care reprezintă marfă în scop comercial.
Cheltuielile cu amortizarea autoturismelor nu intră însă în această limitare de 50%, având propriile reguli fiscale.
Atenție la autoturismele persoanelor cu funcții de conducere
Pentru autoturismele folosite de persoanele cu funcții de conducere și de administrare ale unei persoane juridice există o regulă suplimentară de deductibilitate: cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații sunt recunoscute fiscal, potrivit regulilor aplicabile cheltuielilor auto, pentru un singur autoturism aferent fiecărei persoane cu astfel de atribuții.
Sediul firmei aflat într-o locuință
În situația în care sediul societății se află într-o locuință proprietate personală și spațiul este utilizat atât pentru activitatea economică, cât și în scop personal, Codul fiscal prevede o limitare.
Este deductibilă în proporție de 50% valoarea cheltuielilor de funcționare, întreținere și reparații corespunzătoare suprafeței puse la dispoziția contribuabilului prin contract.
Există o regulă similară pentru sediul social achiziționat de societate într-o clădire de locuințe atunci când acesta nu este utilizat exclusiv pentru activitatea economică.
Dacă sediul aflat în patrimoniul societății este utilizat în scop personal de către acționari sau asociați, cheltuielile pot fi considerate efectuate în favoarea acestora și devin nedeductibile.
Ce cheltuieli sunt nedeductibile?
Codul fiscal enumeră o serie de cheltuieli care nu pot diminua rezultatul fiscal.
Impozitul pe profit
Cheltuiala cu propriul impozit pe profit al societății este nedeductibilă.
În aceeași categorie intră anumite diferențe de impozit aferente anilor precedenți sau anului curent și alte impozite menționate expres de Codul fiscal.
Amenzile și penalitățile datorate autorităților
Dobânzile și majorările de întârziere, amenzile, confiscările și penalitățile datorate autorităților române sau străine sunt, în principiu, nedeductibile fiscal.
Există o excepție pentru cele aferente contractelor încheiate cu respectivele autorități.
Prin urmare, o amendă primită de societate poate fi înregistrată în contabilitate, dar nu va diminua profitul impozabil.
Bunurile lipsă sau degradate
Cheltuielile cu stocurile sau mijloacele fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile sunt, în principiu, nedeductibile.
Codul fiscal stabilește însă mai multe excepții, printre care bunurile:
- distruse în urma unor calamități naturale sau cauze de forță majoră;
- asigurate;
- degradate calitativ, dacă se dovedește distrugerea lor;
- aflate în anumite situații reglementate de legislația privind diminuarea risipei alimentare;
- al căror termen de valabilitate sau de expirare este depășit, în condițiile legii.
Cheltuielile efectuate în favoarea asociaților
Cheltuielile făcute în favoarea acționarilor sau asociaților sunt nedeductibile, cu excepția plăților pentru bunuri livrate sau servicii prestate societății la prețul de piață.
Această regulă este importantă mai ales în cazul în care societatea suportă cheltuieli cu caracter personal pentru asociați sau acționari.
Simpla existență a unei facturi emise pe societate nu transformă automat o cheltuială personală într-o cheltuială deductibilă.
Cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile
Cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile sunt, de asemenea, nedeductibile.
Dacă evidența contabilă nu permite identificarea directă a acestor cheltuieli, Codul fiscal prevede utilizarea unei metode raționale de alocare a cheltuielilor comune și de administrare.
Facturile emise de contribuabili inactivi
O atenție deosebită trebuie acordată furnizorilor declarați inactivi fiscal.
Cheltuielile înregistrate în contabilitate în baza documentelor emise de un contribuabil declarat inactiv sunt, în principiu, nedeductibile.
Codul fiscal prevede totuși anumite excepții, inclusiv pentru unele achiziții realizate în cadrul procedurilor de executare silită sau de la persoane impozabile aflate în procedura falimentului.
Verificarea situației fiscale a furnizorilor poate preveni astfel consecințe fiscale importante.
Sponsorizările nu sunt cheltuieli deductibile în sensul obișnuit
Sponsorizarea are un regim fiscal distinct.
Cheltuielile de sponsorizare și/sau mecenat sunt încadrate ca nedeductibile la determinarea rezultatului fiscal, însă societatea poate scădea sponsorizarea din impozitul pe profit datorat, în limita valorii minime dintre:
- 0,75% din cifra de afaceri;
- 20% din impozitul pe profit datorat.
Pentru sponsorizările acordate entităților fără scop lucrativ și unităților de cult, beneficiarul trebuie, în condițiile prevăzute de lege, să fie înscris în Registrul entităților/unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale.
Este, așadar, important să nu confundăm deductibilitatea unei cheltuieli cu scăderea unei sume direct din impozitul pe profit.
Noutate aplicabilă din 2026: stimulent fiscal pentru listarea la bursă
Codul fiscal conține și un stimulent destinat societăților care își admit acțiunile la tranzacționare.
Pentru cheltuielile aferente procesului de admitere și menținere la tranzacționare a acțiunilor pe o piață reglementată sau într-un sistem multilateral de tranzacționare se acordă o deducere suplimentară de 50% la calculul rezultatului fiscal.
Facilitatea se aplică atât cheltuielilor aferente admiterii la tranzacționare, cât și cheltuielilor de menținere la tranzacționare înregistrate în primul an fiscal ulterior admiterii.
Potrivit prevederilor citate din OUG nr. 8/2026, această facilitate se aplică începând cu anul fiscal 2026.
Deductibil contabil nu înseamnă automat deductibil fiscal
Aceasta este probabil cea mai importantă idee pentru antreprenori.
O societate poate avea o cheltuială:
înregistrată corect în contabilitate, dar care, la calculul impozitului pe profit, să fie:
- integral deductibilă;
- deductibilă numai într-o anumită proporție;
- deductibilă numai în limita unui plafon;
- complet nedeductibilă.
Diferențele dintre tratamentul contabil și cel fiscal sunt luate în considerare la determinarea rezultatului fiscal și, implicit, a impozitului pe profit datorat.
Exemplu simplificat
Presupunem că o societate înregistrează în cursul anului:
- 10.000 lei cheltuieli cu servicii necesare activității;
- 4.000 lei cheltuieli de protocol;
- 6.000 lei amenzi;
- 12.000 lei cheltuieli aferente unui autoturism utilizat atât în interesul societății, cât și personal.
Cheltuielile de 10.000 lei aferente serviciilor pot fi integral deductibile dacă sunt efectuate în scopul activității economice și sunt documentate corespunzător.
Cheltuielile de protocol vor fi deductibile numai în limita plafonului fiscal.
Amenzile de 6.000 lei vor fi nedeductibile.
Pentru autoturism, în condițiile aplicării limitării prevăzute de Codul fiscal, numai 50% din cheltuielile respective vor fi deductibile.
Acest exemplu arată de ce valoarea totală a cheltuielilor din contabilitate nu este neapărat egală cu valoarea cheltuielilor care diminuează profitul impozabil.
Ce ar trebui să verifice o societate înainte de a considera o cheltuială deductibilă?
În practică, analiza nu ar trebui să se oprească la întrebarea „avem factură?”.
Trebuie verificate cel puțin:
- legătura cheltuielii cu activitatea economică;
- documentele justificative;
- existența unor plafoane de deductibilitate;
- eventuala utilizare personală a bunului sau serviciului;
- regulile fiscale speciale aplicabile categoriei respective;
- situația fiscală a furnizorului, acolo unde aceasta influențează deductibilitatea;
- tratamentul TVA, care poate fi diferit de cel aplicabil impozitului pe profit.
Concluzie
Regula potrivit căreia „orice factură emisă pe firmă este deductibilă” este greșită.
Codul fiscal pornește de la principiul că sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, dar stabilește numeroase situații în care deductibilitatea este limitată sau chiar exclusă.
Autoturismele utilizate mixt, protocolul, cheltuielile sociale, sponsorizările, amenzile, cheltuielile efectuate în beneficiul asociaților sau documentele primite de la contribuabili inactivi sunt numai câteva dintre situațiile în care tratamentul fiscal trebuie analizat separat.
De aceea, înainte de închiderea perioadei fiscale și calcularea impozitului pe profit, este recomandată verificarea distinctă a cheltuielilor deductibile, deductibile limitat și nedeductibile.