Contractul individual de muncă pe durată determinată: condiții, durată și drepturile salariaților

Contractul individual de muncă pe durată determinată permite angajarea pentru o perioadă limitată, în situațiile prevăzute de Codul muncii. Această formă de angajare reprezintă o excepție de la regula contractului pe durată nedeterminată și presupune respectarea unor condiții privind încheierea, prelungirea și drepturile salariaților.

Încheierea și prelungirea contractului – art. 82 din Codul muncii

Contractul se încheie obligatoriu în formă scrisă și trebuie să precizeze expres durata pentru care este valabil.

Art. 82 alin. (3) prevede posibilitatea prelungirii și după expirarea termenului inițial, cu acordul scris al părților, pentru perioada necesară realizării unui proiect, program sau unei lucrări.

Între aceleași părți se pot încheia succesiv cel mult trei contracte pe durată determinată. Contractele încheiate în termen de trei luni de la încetarea unui contract pe durată determinată sunt considerate succesive și nu pot depăși 12 luni fiecare.

Situațiile în care este permisă angajarea pe durată determinată – art. 83 din Codul muncii

Angajatorul poate utiliza acest tip de contract numai în cazurile prevăzute de lege:

• înlocuirea unui salariat al cărui contract este suspendat, cu excepția participării acestuia la grevă;
• creșterea sau modificarea temporară a structurii activității;
• desfășurarea unor activități sezoniere;
• aplicarea unor măsuri legale care favorizează temporar anumite categorii de persoane fără loc de muncă;
• angajarea unei persoane care îndeplinește condițiile de pensionare pentru limită de vârstă în cel mult cinci ani de la angajare;
• ocuparea unei funcții eligibile într-o organizație sindicală, patronală sau neguvernamentală, pe durata mandatului;
• angajarea pensionarilor care pot cumula legal pensia cu salariul;
• realizarea unor lucrări, proiecte sau programe ori alte situații prevăzute expres de legi speciale.

Prin urmare, simpla preferință a angajatorului pentru un contract temporar nu este suficientă: angajarea trebuie să se încadreze într-unul dintre cazurile legale.

Durata maximă a contractului – art. 84 din Codul muncii

Un contract individual de muncă pe durată determinată nu poate fi încheiat pentru mai mult de 36 de luni. Această limită trebuie analizată împreună cu regulile distincte privind contractele succesive.

Pentru contractul încheiat în vederea înlocuirii unui salariat cu contractul suspendat, legea stabilește un reper specific: acesta expiră când încetează motivele care au determinat suspendarea contractului titularului.

Perioada de probă – art. 85 din Codul muncii

Perioada de probă este opțională și are limite exprimate în zile lucrătoare:

Durata contractului / funcția	Perioada maximă de probă
Contract mai scurt de 3 luni	5 zile lucrătoare
Contract între 3 și 6 luni	15 zile lucrătoare
Contract mai lung de 6 luni	30 de zile lucrătoare
Contract mai lung de 6 luni – funcție de conducere	45 de zile lucrătoare

Informarea despre posturile vacante – art. 86 din Codul muncii

Angajatorul trebuie să informeze salariații cu contract pe durată determinată despre posturile vacante sau care urmează să devină vacante și care corespund pregătirii lor profesionale.

Informarea se face printr-un anunț afișat la sediul angajatorului. O copie se transmite imediat sindicatului sau reprezentanților salariaților. Accesul la aceste posturi trebuie asigurat în condiții egale cu cele aplicabile salariaților angajați pe durată nedeterminată.

Egalitatea de tratament – art. 87 din Codul muncii

Durata limitată a contractului nu justifică, prin ea însăși, condiții de angajare sau de muncă mai puțin favorabile. Diferențele de tratament față de salariații permanenți comparabili sunt permise numai dacă există motive obiective.

Comparația se face cu un salariat angajat pe durată nedeterminată în aceeași unitate, care desfășoară o activitate identică sau similară, ținând cont de calificarea și aptitudinile profesionale.

Dacă nu există un asemenea salariat, reperele sunt contractul colectiv de muncă aplicabil sau, în lipsa acestuia, reglementările legale din domeniu.

Încetarea de drept a contractului individual de muncă: situații, termene și efectele nulității

Contractul individual de muncă încetează de drept atunci când intervine una dintre situațiile prevăzute expres de lege. Încetarea se produce în temeiul legii, iar decizia angajatorului, în cazurile pentru care este obligatorie, constată intervenirea acesteia.

Articolele 56 și 57 din Codul muncii reglementează cazurile de încetare, formalitățile aferente și efectele nulității contractului.

În ce situații încetează de drept contractul de muncă

Art. 56 alin. (1) enumeră următoarele cazuri:

a) Decesul sau încetarea existenței angajatorului. Contractul încetează la decesul salariatului ori al angajatorului persoană fizică. În cazul dizolvării angajatorului persoană juridică, momentul relevant este data la care acesta își încetează existența conform legii.

b) Declararea judecătorească a morții sau instituirea tutelei speciale. Încetarea intervine la rămânerea definitivă a hotărârii privind salariatul ori angajatorul persoană fizică.

c) Pensionarea și situațiile privind invaliditatea. Regula privește îndeplinirea cumulativă a vârstei standard și a stagiului minim de cotizare. Salariata poate opta în scris pentru continuarea contractului până la 65 de ani, în termenul de 30 de zile calendaristice anterior îndeplinirii condițiilor.

Textul reglementează și încetarea la comunicarea deciziei de pensionare anticipată sau pentru limită de vârstă cu reducerea vârstei standard, precum și la comunicarea deciziei medicale în cazul invalidității de gradul I ori II.

Pentru invaliditatea de gradul III există o precizare esențială: prevederea privind încetarea automată la comunicarea deciziei de pensie a fost declarată neconstituțională prin Decizia CCR nr. 202/2025.

d) Nulitatea absolută a contractului. Încetarea intervine de la constatarea nulității prin acordul părților sau prin hotărâre judecătorească definitivă.

e) Reintegrarea unei persoane concediate nelegal sau neîntemeiat. Contractul salariatului care ocupă funcția respectivă încetează la rămânerea definitivă a hotărârii de reintegrare.

f) Condamnarea la executarea unei pedepse privative de libertate. Momentul încetării este data rămânerii definitive a hotărârii judecătorești.

g) Retragerea avizelor, autorizațiilor sau atestărilor profesionale. Contractul încetează la retragerea, de către autoritățile ori organismele competente, a documentelor necesare exercitării profesiei.

h) Interzicerea exercitării profesiei sau funcției. Încetarea intervine la rămânerea definitivă a hotărârii care dispune interdicția ca măsură de siguranță ori pedeapsă complementară.

i) Expirarea contractului pe durată determinată. Contractul încetează la data expirării termenului pentru care a fost încheiat.

j) Retragerea acordului pentru munca minorului. Este vizată retragerea acordului părinților sau reprezentanților legali pentru salariatul cu vârsta între 15 și 16 ani.

k) Respingerea cererii unice. Este cazul cererii unice definite de legislația privind regimul străinilor în România.

l) Constatarea șederii ilegale. Încetarea intervine în situațiile în care Inspectoratul General pentru Imigrări constată șederea ilegală în România pentru persoanele enumerate de text, inclusiv cetățeni UE, SEE, elvețieni și beneficiari ai art. 50 din TUE.

Decizia angajatorului și termenele aplicabile

Pentru cazurile de la literele c)–j), angajatorul constată încetarea în scris, prin decizie, în termen de 5 zile lucrătoare de la intervenirea cazului. Decizia se comunică persoanei vizate în termen de 5 zile lucrătoare.

Pentru situațiile de la literele k) și l), constatarea se face prin decizia angajatorului pe baza notificării primite prin platforma electronică prevăzută de lege, respectiv a notificării transmise de Inspectoratul General pentru Imigrări.

Termenele prevăzute expres pentru literele c)–j) nu trebuie extinse automat asupra acestor două situații.

Continuarea activității după îndeplinirea condițiilor de pensionare

Angajatorul nu poate limita dreptul salariatei de a continua activitatea până la 65 de ani, atunci când opțiunea este exercitată în condițiile art. 56 alin. (1) lit. c).

Separat, alin. (4) prevede posibilitatea menținerii salariatului în aceeași funcție pentru maximum trei ani peste vârsta standard de pensionare, cu prelungire anuală. Acest mecanism presupune o cerere formulată cu 30 de zile înainte de îndeplinirea cumulativă a condițiilor de pensionare și aprobarea angajatorului.

Cele două situații au condiții diferite: opțiunea salariatei protejată de alin. (3) nu trebuie confundată cu menținerea în funcție care necesită acordul angajatorului.

Nulitatea contractului individual de muncă

Art. 57 stabilește că nerespectarea condițiilor legale necesare încheierii valabile a contractului atrage nulitatea acestuia.

Constatarea nulității produce efecte pentru viitor, iar neregularitatea poate fi remediată prin îndeplinirea ulterioară a condițiilor legale.

Dacă o clauză contravine normelor imperative sau contractului colectiv aplicabil, aceasta este înlocuită de drept cu dispozițiile corespunzătoare. Salariatul are dreptul la despăgubiri în condițiile legii.

Munca deja prestată în baza unui contract nul trebuie remunerată, corespunzător modului de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu.

Nulitatea și efectele sale pot fi stabilite prin acordul părților. În lipsa acordului, instanța judecătorească este cea care pronunță nulitatea.

Demisia salariatului – reguli, preaviz și încetarea contractului de muncă

Demisia reprezintă una dintre modalitățile prin care poate înceta contractul individual de muncă din inițiativa salariatului.

Potrivit art. 81 din Codul muncii, demisia este un act unilateral de voință al salariatului. Printr-o notificare scrisă, acesta comunică angajatorului intenția de încetare a contractului individual de muncă, de regulă după împlinirea unui termen de preaviz.

Ce este demisia

Demisia nu presupune acordul angajatorului.

Este suficient ca salariatul să își manifeste voința în mod unilateral și să transmită angajatorului notificarea scrisă privind încetarea raportului de muncă.

Prin urmare, angajatorul nu poate condiționa demisia de aprobarea sa și nu poate împiedica salariatul să înceteze raportul de muncă, cu respectarea regulilor privind preavizul.

Angajatorul este obligat să înregistreze demisia

Angajatorul are obligația de a înregistra demisia transmisă de salariat.

Dacă acesta refuză înregistrarea, salariatul poate face dovada demisiei prin orice mijloc de probă.

Din acest motiv, în practică este recomandabil ca notificarea de demisie să fie transmisă într-o modalitate care permite dovedirea datei comunicării.

Pot fi avute în vedere, în funcție de situație, documente înregistrate la angajator, corespondența electronică sau alte mijloace prin care poate fi demonstrată comunicarea notificării.

Salariatul nu este obligat să motiveze demisia

Codul muncii prevede în mod expres că salariatul are dreptul de a nu motiva demisia.

Prin urmare, acesta nu trebuie să explice angajatorului de ce dorește să părăsească locul de muncă și nici să justifice decizia luată.

Demisia reprezintă manifestarea unilaterală de voință a salariatului.

Termenul de preaviz

În mod obișnuit, demisia produce încetarea contractului după expirarea termenului de preaviz.

Termenul de preaviz este cel stabilit în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă aplicabil.

Codul muncii stabilește însă limite maxime:

• maximum 20 de zile lucrătoare pentru salariații care ocupă funcții de execuție;
• maximum 45 de zile lucrătoare pentru salariații care ocupă funcții de conducere.

Părțile pot stabili un termen mai scurt, dar nu unul care să depășească aceste limite.

Ce se întâmplă pe durata preavizului

Pe durata preavizului, contractul individual de muncă continuă să își producă toate efectele.

Salariatul trebuie în continuare să își îndeplinească atribuțiile, iar angajatorul trebuie să respecte obligațiile care îi revin în baza contractului.

Raportul de muncă nu încetează la data depunerii demisiei, ci, în principiu, la expirarea termenului de preaviz.

Suspendarea contractului suspendă și preavizul

Dacă în perioada de preaviz contractul individual de muncă este suspendat, termenul de preaviz se suspendă corespunzător.

Aceasta înseamnă că perioada în care contractul este suspendat nu este inclusă în calculul efectiv al preavizului.

După încetarea suspendării contractului, termenul de preaviz continuă pentru perioada rămasă.

Angajatorul poate renunța la preaviz

Angajatorul poate renunța total sau parțial la termenul de preaviz.

În acest caz, contractul individual de muncă încetează la data la care angajatorul renunță total la preaviz sau, în cazul renunțării parțiale, la data rezultată după reducerea perioadei de preaviz.

Renunțarea la preaviz aparține angajatorului.

Salariatul nu poate impune unilateral reducerea preavizului, cu excepția situațiilor în care legea permite demisia fără preaviz.

Când poate salariatul demisiona fără preaviz

Art. 81 alin. (8) din Codul muncii prevede că salariatul poate demisiona fără preaviz dacă angajatorul nu își îndeplinește obligațiile asumate prin contractul individual de muncă.

Într-o asemenea situație, salariatul nu mai este obligat să respecte termenul de preaviz stabilit în contract.

Existența unei astfel de situații trebuie însă analizată concret, prin raportare la obligațiile asumate de angajator și la împrejurările efective ale raportului de muncă.

Demisia nu este același lucru cu încetarea prin acordul părților

Demisia nu trebuie confundată cu încetarea contractului individual de muncă prin acordul părților.

În cazul demisiei, decizia aparține exclusiv salariatului.

În cazul încetării prin acordul părților este necesar consimțământul ambelor părți, iar data încetării contractului este cea convenită de acestea.

Această diferență este importantă mai ales în situațiile în care salariatul dorește încetarea imediată a raportului de muncă.

Concluzie

Demisia este un drept al salariatului și nu necesită aprobarea angajatorului.

Pentru o încetare corectă a raportului de muncă trebuie avute în vedere în special forma scrisă a notificării, termenul de preaviz, eventuala suspendare a acestuia și posibilitatea angajatorului de a renunța total sau parțial la preaviz.

În situația în care angajatorul nu își respectă obligațiile contractuale, Codul muncii permite salariatului să demisioneze fără preaviz.

Suspendarea contractului individual de muncă: când intervine și ce efecte produce

Suspendarea contractului individual de muncă reprezintă o întrerupere temporară a principalelor obligații care decurg din raportul de muncă, fără ca acesta să înceteze. Codul muncii reglementează atât efectele suspendării, cât și situațiile în care aceasta intervine de drept, la inițiativa salariatului, la inițiativa angajatorului sau prin acordul părților.

Efectele suspendării contractului individual de muncă

Pe perioada suspendării, salariatul nu mai prestează muncă, iar angajatorul nu mai plătește drepturile de natură salarială. Suspendarea poate interveni de drept, prin acordul părților sau prin actul unilateral al uneia dintre acestea.

Totuși, alte drepturi și obligații pot continua să existe dacă sunt prevăzute de legi speciale, de contractul colectiv de muncă, de contractul individual de muncă sau de regulamentul intern. Dacă suspendarea este determinată de o faptă imputabilă salariatului, acesta nu beneficiază, pe durata suspendării, de drepturile care decurg din calitatea de salariat.

Dacă în timpul suspendării apare o cauză de încetare de drept a contractului, aceasta prevalează. De asemenea, pe perioada suspendării sunt suspendate termenele referitoare la încheierea, modificarea, executarea sau încetarea contractului, cu excepția situațiilor în care contractul încetează de drept.

Suspendarea de drept a contractului

Codul muncii stabilește o serie de situații în care contractul individual de muncă se suspendă de drept, fără să fie necesară opțiunea uneia dintre părți.

Printre acestea se numără:

• concediul de maternitate;
• concediul pentru incapacitate temporară de muncă;
• carantina;
• exercitarea unei funcții în cadrul unei autorități executive, legislative sau judecătorești, pe durata mandatului, dacă legea nu prevede altfel;
• exercitarea unei funcții de conducere salarizate în sindicat;
• forța majoră;
• arestarea preventivă a salariatului;
• expirarea avizelor, autorizațiilor sau atestărilor necesare exercitării profesiei;
• alte cazuri prevăzute expres de lege.

În cazul expirării avizelor, autorizațiilor sau atestărilor profesionale, dacă acestea nu sunt reînnoite în termen de șase luni, contractul individual de muncă încetează de drept.

Suspendarea din inițiativa salariatului

Contractul poate fi suspendat și din inițiativa salariatului. Codul muncii include aici concediul pentru creșterea copilului până la vârsta de 2 ani sau, pentru copilul cu handicap, până la 3 ani, precum și concediul pentru îngrijirea copilului bolnav, în condițiile prevăzute de lege.

Tot în această categorie intră concediul paternal, concediul pentru formare profesională, exercitarea unor funcții elective în cadrul organismelor profesionale, participarea la grevă și concediul de acomodare. Este prevăzută și desfășurarea, în baza unui contract încheiat conform legii, a activității de asistent maternal, asistent personal al persoanei cu handicap grav sau asistent personal profesionist.

Contractul poate fi suspendat și în cazul absențelor nemotivate, în condițiile stabilite prin contractul colectiv de muncă, contractul individual de muncă și regulamentul intern.

Drepturile dobândite de salariat înaintea anumitor concedii și absențe reglementate de Codul muncii se mențin pe durata acestora.

Suspendarea din inițiativa angajatorului

O categorie distinctă o reprezintă situațiile în care suspendarea poate interveni din inițiativa angajatorului.

Potrivit Codului muncii, acestea includ, între altele:

• întreruperea sau reducerea temporară a activității pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare;
• anumite situații în care salariatul se află sub control judiciar, control judiciar pe cauțiune sau arest la domiciliu, dacă obligațiile impuse împiedică executarea contractului;
• detașarea;
• suspendarea de către autoritățile competente a avizelor, autorizațiilor sau atestărilor necesare exercitării profesiei;
• suspendarea temporară sau reducerea activității ca urmare a decretării stării de asediu sau a stării de urgență.

Reducerea săptămânii de lucru de la 5 la 4 zile

În cazul reducerii temporare a activității pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare, dacă situația se prelungește pentru mai mult de 30 de zile lucrătoare, angajatorul poate reduce programul de lucru de la 5 la 4 zile pe săptămână.

Reducerea programului determină și reducerea corespunzătoare a salariului și poate fi menținută până la remedierea situației care a determinat măsura.

Înainte de aplicarea acesteia trebuie consultat sindicatul reprezentativ de la nivelul unității sau reprezentanții salariaților, după caz.

Indemnizația în cazul întreruperii sau reducerii temporare a activității

Salariații afectați de reducerea sau întreruperea temporară a activității, care nu mai desfășoară activitate, beneficiază de o indemnizație plătită din fondul de salarii.

Aceasta nu poate fi mai mică de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat, cu excepția situației reducerii programului de la 5 la 4 zile pe săptămână.

Pe perioada respectivă, salariații rămân la dispoziția angajatorului, care poate dispune reluarea activității.

Suspendarea activității în timpul stării de asediu sau de urgență

Codul muncii conține reguli speciale pentru situația în care activitatea este suspendată temporar sau redusă ca urmare a decretării stării de asediu sau a stării de urgență.

Salariații afectați, ale căror contracte sunt suspendate, beneficiază de o indemnizație suportată din bugetul asigurărilor pentru șomaj.

Indemnizația este de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat, dar nu poate depăși 75% din câștigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurărilor sociale de stat în vigoare.

Dacă bugetul destinat cheltuielilor de personal permite acest lucru, angajatorul poate suplimenta indemnizația în condițiile prevăzute de Codul muncii.

Impozitul și contribuțiile sociale pentru indemnizație

Indemnizația acordată în această situație este supusă impozitului pe venit și contribuțiilor sociale obligatorii.

Calculul, reținerea și plata impozitului pe venit, CAS și CASS sunt efectuate de angajator din indemnizațiile primite din bugetul asigurărilor pentru șomaj. Declararea se realizează de către angajator prin declarația fiscală corespunzătoare.

Termenul de declarare și plată este 25 inclusiv a lunii următoare celei în care se efectuează plata din bugetul asigurărilor pentru șomaj.

Pentru această indemnizație nu se datorează contribuția asiguratorie pentru muncă.

Salariații care au mai multe contracte de muncă

Există reguli speciale pentru persoanele care au simultan mai multe contracte individuale de muncă.

Dacă cel puțin unul dintre acestea este un contract cu normă întreagă și rămâne activ în perioada stării de asediu sau de urgență, salariatul nu beneficiază de indemnizația menționată anterior.

Dacă toate contractele sunt suspendate din cauza instituirii stării de asediu sau de urgență, indemnizația se acordă pentru contractul individual de muncă ce oferă drepturile salariale cele mai avantajoase.

Stagiul de cotizare

Perioada pentru care contractul este suspendat în aceste condiții constituie stagiu de cotizare fără plata contribuției în sistemul asigurărilor sociale de sănătate pentru concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate.

Pentru stabilirea și calcularea acestor indemnizații se utilizează salariul minim brut pe țară garantat în plată, în vigoare în perioada respectivă. Dacă stagiul corespunde numai unei fracțiuni de lună, salariul minim se ia în calcul proporțional cu fracțiunea respectivă.

Procedura pentru obținerea indemnizației

Pentru obținerea sumelor necesare plății indemnizației, angajatorul trebuie să depună prin poștă electronică la agenția pentru ocuparea forței de muncă competentă o cerere semnată și datată de reprezentantul legal, însoțită de declarația pe propria răspundere și lista persoanelor beneficiare.

Angajatorul răspunde pentru corectitudinea și veridicitatea informațiilor înscrise în documentele transmise.

Documentele se depun în luna curentă pentru indemnizația aferentă lunii anterioare. Plata din bugetul asigurărilor pentru șomaj se efectuează în cel mult 15 zile de la depunerea documentelor, iar angajatorul trebuie să plătească indemnizația salariatului în maximum 3 zile lucrătoare de la primirea sumelor.

Trecerea de la reducerea programului la suspendarea contractelor

Angajatorii pot adopta gradual măsuri pentru reducerea sau întreruperea activității.

Dacă angajatorul înlocuiește, integral sau parțial, reducerea săptămânii de lucru de la 5 la 4 zile cu suspendarea contractelor individuale de muncă în condițiile prevăzute de Codul muncii, indemnizația aferentă suspendării este acordată numai de la data suspendării contractului.

Restricții privind desființarea locurilor de muncă

În situațiile prevăzute de text, angajatorii nu pot desființa locurile de muncă ocupate de salariații ale căror contracte au fost suspendate în temeiurile indicate de lege pentru o perioadă cel puțin egală cu perioada suspendării pentru care au beneficiat de plata indemnizațiilor din bugetul asigurărilor pentru șomaj.

Suspendarea contractului prin acordul părților

În final, Codul muncii reglementează și suspendarea contractului individual de muncă prin acordul părților.

Aceasta poate interveni în cazul concediilor fără plată pentru studii sau pentru interese personale.

Concluzie

Suspendarea contractului individual de muncă nu trebuie confundată cu încetarea acestuia. Raportul de muncă continuă să existe, însă executarea principalelor obligații — prestarea muncii și plata salariului — este temporar oprită.

Codul muncii stabilește distinct situațiile de suspendare de drept, cele aflate la inițiativa salariatului sau angajatorului și suspendarea prin acordul părților. Pentru angajatori este importantă identificarea exactă a temeiului suspendării, deoarece efectele asupra salariului, indemnizațiilor și celorlalte drepturi ale salariatului diferă în funcție de situația concretă.

Modificarea contractului individual de muncă: acordul părților, delegarea și detașarea

Contractul individual de muncă stabilește condițiile în care salariatul își desfășoară activitatea: funcția, locul muncii, salariul, programul și durata contractului. Aceste elemente nu pot fi schimbate oricând și în orice condiții de către angajator.

Regula este că modificarea contractului se face prin acordul angajatorului și al salariatului. Codul muncii permite modificarea unilaterală numai în situații expres reglementate, precum delegarea, detașarea, forța majoră, aplicarea unei sancțiuni disciplinare sau adoptarea unei măsuri pentru protecția salariatului.

Modificarea contractului se face prin acordul părților

Potrivit art. 41 din Codul muncii, contractul individual de muncă poate fi modificat numai prin acordul părților.

Angajatorul și salariatul trebuie să convină asupra modificării, iar aceasta se concretizează, de regulă, printr-un act adițional semnat anterior datei de la care schimbarea urmează să producă efecte.

Actul adițional este necesar atunci când se modifică unul dintre următoarele elemente:

• durata contractului;
• locul muncii;
• felul muncii;
• condițiile de muncă;
• salariul;
• timpul de muncă;
• timpul de odihnă.

De exemplu, angajatorul nu poate reduce unilateral salariul, nu poate transforma un contract cu normă întreagă într-un contract cu timp parțial și nu poate schimba definitiv funcția salariatului fără acordul acestuia.

Modificarea unilaterală este permisă numai în cazurile și în condițiile expres prevăzute de Codul muncii.

Modificarea duratei contractului

Trecerea de la un contract pe durată determinată la unul pe durată nedeterminată sau prelungirea duratei unui contract determinat presupune acordul ambelor părți și încheierea documentelor corespunzătoare înainte de producerea modificării.

Prelungirea unui contract pe durată determinată trebuie să respecte și condițiile speciale prevăzute de Codul muncii pentru utilizarea acestui tip de contract.

Modificarea locului muncii

Schimbarea definitivă a locului de muncă menționat în contract necesită acordul salariatului.

Temporar, locul muncii poate fi modificat unilateral prin delegare sau detașare, cu respectarea condițiilor legale.

Modificarea felului muncii

Felul muncii este determinat în principal de funcția sau ocupația salariatului și de atribuțiile corespunzătoare acesteia.

Angajatorul poate organiza activitatea și poate stabili sarcini în limitele funcției ocupate, dar nu poate impune unilateral o funcție complet diferită. Schimbarea funcției presupune, în principiu, acordul salariatului și încheierea unui act adițional.

Modificarea condițiilor de muncă

Trecerea la alte condiții de muncă poate avea efecte asupra riscurilor profesionale, programului, drepturilor salariale și obligațiilor de securitate și sănătate în muncă.

Dacă prin schimbare apar alte riscuri profesionale, poate fi necesară și o nouă evaluare efectuată de medicina muncii înainte ca salariatul să înceapă activitatea în noile condiții.

Modificarea salariului

Salariul stabilit prin contract nu poate fi redus unilateral, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege.

Majorarea sau modificarea salariului se formalizează prin act adițional atunci când nu rezultă direct dintr-un act normativ sau din contractul colectiv de muncă aplicabil.

Modificarea trebuie operată și în REGES-ONLINE, cu respectarea termenului legal aplicabil.

Modificarea timpului de muncă și de odihnă

Transformarea normei de muncă, schimbarea duratei zilnice sau săptămânale ori modificarea structurii programului, atunci când aceasta reprezintă un element contractual, presupune acordul părților.

Angajatorul trebuie să diferențieze între simpla organizare a activității, care poate intra în prerogativa sa, și modificarea efectivă a timpului de muncă stabilit prin contract.

Modificarea unilaterală a locului muncii prin delegare sau detașare

Art. 42 din Codul muncii permite angajatorului să modifice unilateral locul muncii prin:

• delegarea salariatului;
• detașarea salariatului.

Ambele măsuri sunt temporare. Pe durata delegării sau detașării, salariatul își păstrează funcția și toate celelalte drepturi prevăzute în contractul individual de muncă.

Delegarea și detașarea nu pot fi folosite pentru diminuarea drepturilor contractuale ale salariatului sau pentru schimbarea definitivă a locului său de muncă.

Ce reprezintă delegarea

Conform art. 43 din Codul muncii, delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor lucrări sau sarcini în afara locului obișnuit de muncă.

În cazul delegării:

• salariatul își desfășoară activitatea temporar în alt loc;
• angajatorul rămâne același;
• sarcinile trebuie să corespundă atribuțiilor sale de serviciu;
• contractul individual de muncă își continuă executarea.

De exemplu, trimiterea temporară a unui salariat de la sediul din Timișoara la un punct de lucru din Arad pentru efectuarea unor activități specifice funcției sale reprezintă, în principiu, o delegare.

Delegarea nu trebuie confundată cu mobilitatea. În cazul clauzei de mobilitate, salariatul nu are de la început un loc stabil de muncă, această situație fiind prevăzută în contractul individual de muncă.

Durata delegării și drepturile salariatului

Potrivit art. 44 din Codul muncii, delegarea poate fi dispusă unilateral pentru cel mult 60 de zile calendaristice într-o perioadă de 12 luni.

După epuizarea acestei perioade, delegarea poate fi prelungită pentru perioade succesive de cel mult 60 de zile calendaristice, dar numai cu acordul salariatului.

Refuzul salariatului de a accepta prelungirea delegării nu poate constitui motiv pentru sancționarea sa disciplinară.

Pe durata delegării, salariatul are dreptul la:

• plata cheltuielilor de transport;
• plata cheltuielilor de cazare;
• indemnizația de delegare;
• salariul și celelalte drepturi prevăzute în contract.

Condițiile de acordare și cuantumul drepturilor se stabilesc potrivit legii și, după caz, contractului colectiv de muncă aplicabil.

În practică, delegarea trebuie dispusă printr-un document scris care să precizeze cel puțin perioada, locul desfășurării activității, scopul măsurii și drepturile acordate salariatului.

Ce reprezintă detașarea

Art. 45 din Codul muncii definește detașarea ca schimbarea temporară a locului de muncă la un alt angajator, în scopul executării unor lucrări în interesul acestuia.

Diferența esențială față de delegare este angajatorul în beneficiul căruia se prestează temporar activitatea:

• în cazul delegării, salariatul lucrează în continuare pentru angajatorul său;
• în cazul detașării, activitatea este prestată temporar la și în interesul altui angajator.

În mod obișnuit, detașarea modifică numai locul muncii. Felul muncii poate fi modificat prin detașare numai în mod excepțional și numai cu consimțământul scris al salariatului.

Prin urmare, angajatorul la care este detașată persoana nu îi poate atribui unilateral o funcție diferită de cea deținută, în lipsa acordului său scris.

Durata detașării și posibilitatea refuzului

Potrivit art. 46 din Codul muncii, detașarea poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult un an.

În mod excepțional, aceasta poate fi prelungită:

• pentru motive obiective care impun prezența salariatului la celălalt angajator;
• cu acordul ambelor părți;
• din șase în șase luni.

Salariatul poate refuza detașarea numai în mod excepțional și pentru motive personale temeinice. Codul muncii nu cuprinde o listă completă a acestor motive, astfel încât situația trebuie analizată concret.

Pe durata detașării, salariatul are dreptul la:

• plata cheltuielilor de transport;
• plata cheltuielilor de cazare;
• indemnizația de detașare;
• celelalte drepturi prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Detașarea trebuie formalizată și înregistrată în REGES-ONLINE în condițiile și termenele prevăzute de reglementările privind registrul general de evidență a salariaților.

Cine acordă drepturile salariatului detașat

Conform art. 47 din Codul muncii, drepturile salariatului detașat se acordă, în principiu, de angajatorul la care s-a dispus detașarea.

Salariatul beneficiază însă de drepturile care îi sunt mai favorabile:

• fie cele acordate de angajatorul care a dispus detașarea;
• fie cele aplicabile la angajatorul la care își desfășoară temporar activitatea.

Această regulă împiedică folosirea detașării pentru diminuarea salariului sau a altor drepturi de care beneficia salariatul înaintea măsurii.

Angajatorul care a dispus detașarea trebuie să se asigure că celălalt angajator își îndeplinește integral și la timp obligațiile față de salariat.

Dacă angajatorul la care s-a dispus detașarea nu plătește salariul sau celelalte drepturi, obligațiile trebuie îndeplinite de angajatorul care a dispus detașarea.

Dacă există neînțelegeri între cei doi angajatori sau dacă niciunul nu își îndeplinește obligațiile, salariatul are dreptul:

• să revină la locul său de muncă de la angajatorul care l-a detașat;
• să se îndrepte împotriva oricăruia dintre cei doi angajatori;
• să solicite executarea obligațiilor neîndeplinite.

Salariatul nu trebuie să suporte consecințele divergențelor dintre angajatori.

Alte situații de modificare unilaterală

Art. 48 din Codul muncii permite angajatorului să modifice temporar locul și felul muncii, fără consimțământul salariatului, în următoarele situații:

• în caz de forță majoră;
• cu titlu de sancțiune disciplinară;
• ca măsură de protecție a salariatului.

Aceste posibilități au caracter excepțional și pot fi utilizate numai în cazurile și în condițiile prevăzute de lege.

Modificarea în caz de forță majoră

Forța majoră presupune un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, care impune adoptarea unor măsuri temporare.

Angajatorul trebuie să poată demonstra existența situației de forță majoră și legătura dintre aceasta și modificarea temporară dispusă.

Modificarea cu titlu de sancțiune disciplinară

Retrogradarea din funcție poate fi aplicată, în condițiile Codului muncii, ca sancțiune disciplinară pentru o perioadă limitată.

Măsura nu poate fi dispusă arbitrar. Este necesară respectarea procedurii cercetării disciplinare prealabile, emiterea unei decizii motivate și respectarea tuturor condițiilor privind aplicarea sancțiunilor disciplinare.

Modificarea pentru protecția salariatului

Locul sau felul muncii poate fi schimbat temporar și atunci când măsura este necesară pentru protejarea sănătății sau securității salariatului.

O asemenea măsură poate deveni necesară, de exemplu, ca urmare a recomandărilor formulate de medicul de medicina muncii. Angajatorul trebuie să respecte scopul de protecție și limitele stabilite prin lege și prin documentele medicale.

Actul adițional și REGES-ONLINE

Atunci când modificarea se realizează prin acordul părților, actul adițional trebuie încheiat înainte ca schimbarea să producă efecte, cu excepția situațiilor în care modificarea este prevăzută expres de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

După întocmirea documentului, angajatorul trebuie să verifice dacă modificarea se transmite în REGES-ONLINE și care este termenul aplicabil operațiunii respective.

Documentele trebuie să fie concordante:

• actul adițional sau decizia angajatorului;
• contractul individual de muncă;
• fișa postului, dacă atribuțiile sunt afectate;
• evidențele din REGES-ONLINE;
• documentele salariale;
• evidența timpului de muncă.

O modificare operată numai în programul de salarizare sau numai în REGES-ONLINE nu înlocuiește documentul juridic necesar.

Concluzie

Contractul individual de muncă se modifică, de regulă, numai prin acordul angajatorului și al salariatului. Schimbarea duratei contractului, locului sau felului muncii, condițiilor de muncă, salariului ori programului trebuie formalizată înainte de aplicare.

Modificarea unilaterală este permisă numai în situațiile prevăzute de Codul muncii. Delegarea presupune desfășurarea temporară a activității în alt loc pentru același angajator, în timp ce detașarea presupune prestarea temporară a muncii la un alt angajator.

Indiferent de forma utilizată, angajatorul trebuie să respecte limitele măsurii, să păstreze drepturile salariatului și să întocmească documentele necesare înainte de producerea efectelor.

Încheierea contractului individual de muncă: obligații, termene și documente necesare

Angajarea unei persoane nu presupune numai semnarea contractului individual de muncă. Înainte ca salariatul să înceapă activitatea, angajatorul trebuie să îndeplinească mai multe obligații privind informarea viitorului salariat, medicina muncii, redactarea contractului și transmiterea datelor în REGES-ONLINE.

Nerespectarea ordinii și a termenelor poate conduce la constatarea muncii nedeclarate, chiar dacă angajatorul intenționa să formalizeze ulterior raportul de muncă.

Ce este contractul individual de muncă

Contractul individual de muncă este acordul prin care o persoană fizică se obligă să desfășoare o activitate pentru și sub autoritatea unui angajator, în schimbul unui salariu.

Elementele definitorii ale raportului de muncă sunt:

• prestarea muncii de către o persoană fizică;
• subordonarea față de angajator;
• respectarea programului și a atribuțiilor stabilite;
• plata unei remunerații;
• asumarea de către angajator a obligațiilor specifice unui raport de muncă.

Clauzele contractului nu pot acorda salariatului drepturi sub nivelul minim prevăzut de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Contract pe durată nedeterminată sau determinată

Regula este încheierea contractului individual de muncă pe durată nedeterminată.

Contractul pe durată determinată reprezintă o excepție și poate fi folosit numai în situațiile prevăzute expres de Codul muncii. Angajatorul nu poate alege durata determinată doar pentru că dorește să poată înceta mai ușor raportul de muncă.

Dacă există incertitudini privind aptitudinile viitorului salariat, instrumentul legal este perioada de probă, nu folosirea nejustificată a unui contract pe durată determinată.

Vârsta minimă pentru angajare

O persoană dobândește capacitate de muncă la împlinirea vârstei de 16 ani.

Angajarea este posibilă și de la 15 ani, dar numai:

• cu acordul părinților sau al reprezentanților legali;
• pentru activități potrivite dezvoltării fizice și cunoștințelor minorului;
• dacă munca nu îi afectează sănătatea, dezvoltarea sau pregătirea profesională.

Angajarea persoanelor sub 15 ani este interzisă. Pentru locurile de muncă grele, vătămătoare sau periculoase este necesară împlinirea vârstei de 18 ani.

Informarea persoanei selectate

Înainte de încheierea sau modificarea contractului, angajatorul trebuie să informeze persoana selectată cu privire la clauzele esențiale ale raportului de muncă.

Informarea cuprinde cel puțin:

• identitatea părților;
• locul de muncă;
• sediul sau domiciliul angajatorului;
• funcția sau ocupația și atribuțiile postului;
• criteriile de evaluare profesională;
• riscurile specifice postului;
• data începerii activității;
• durata contractului, dacă este determinată;
• durata concediului de odihnă;
• condițiile și durata preavizului;
• salariul de bază și celelalte elemente salariale;
• periodicitatea și metoda plății salariului;
• durata și repartizarea timpului de muncă;
• condițiile privind orele suplimentare;
• contractul colectiv de muncă aplicabil;
• durata și condițiile perioadei de probă;
• dreptul și condițiile privind formarea profesională;
• avantajele acordate de angajator, dacă există;
• procedurile de utilizare a semnăturii electronice.

Obligația de informare este considerată îndeplinită la semnarea contractului individual de muncă, dacă elementele obligatorii sunt cuprinse în document.

Fișa postului, cu atribuțiile aferente funcției, trebuie pusă la dispoziția salariatului și constituie un document important atât pentru organizarea activității, cât și pentru evaluarea sau cercetarea disciplinară ulterioară.

Examenul de medicina muncii este obligatoriu

O persoană poate fi angajată numai în baza certificatului medical care confirmă că este aptă pentru postul respectiv.

Fișa de aptitudine trebuie obținută înainte de începerea activității. Un certificat eliberat de medicul de familie nu înlocuiește, în mod obișnuit, evaluarea realizată de medicul de medicina muncii.

Lipsa certificatului medical atrage nulitatea contractului individual de muncă. Pentru anumite domenii, precum sănătatea, alimentația publică sau educația, pot fi necesare și investigații medicale specifice.

Solicitarea unui test de graviditate la angajare este interzisă.

Verificarea aptitudinilor profesionale

Contractul se încheie după verificarea prealabilă a aptitudinilor profesionale și personale ale candidatului.

În funcție de post, verificarea poate include:

• analiza documentelor de studii și calificare;
• interviul;
• proba practică;
• testarea profesională;
• concursul sau examenul, în cazurile prevăzute de lege.

Angajatorul poate cere informații de la foștii angajatori numai cu încunoștințarea prealabilă a candidatului și numai cu privire la activitățile îndeplinite și durata angajării.

Informațiile solicitate candidatului trebuie să fie relevante pentru capacitatea de ocupare a postului.

Contractul trebuie semnat înainte de începerea activității

Contractul individual de muncă trebuie încheiat:

• în baza consimțământului ambelor părți;
• în formă scrisă;
• în limba română;
• cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Obligația redactării și încheierii contractului revine angajatorului.

Anterior începerii activității, angajatorul trebuie să îi înmâneze salariatului un exemplar al contractului. Nu este legal ca persoana să înceapă munca și contractul să fie semnat ulterior, nici măcar dacă întârzierea este de o singură zi.

Dacă salariatul este cetățean străin, contractul trebuie întocmit atât în limba română, cât și în limba statului său de origine sau într-o limbă de circulație internațională pe care acesta o înțelege.

Transmiterea contractului în REGES-ONLINE

Elementele contractului trebuie completate și transmise în Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Termenul trebuie respectat chiar dacă ziua anterioară începerii activității este nelucrătoare. Inspecția Muncii precizează că înregistrarea trebuie făcută înainte de începerea activității, indiferent dacă termenul cade într-o zi lucrătoare sau nelucrătoare. Întrebări frecvente REGES-ONLINE

De exemplu, dacă salariatul începe activitatea luni, contractul trebuie semnat și transmis cel târziu duminică. Din motive practice, formalitățile ar trebui finalizate în ultima zi lucrătoare anterioară.

REGES-ONLINE funcționează potrivit HG nr. 295/2025 și procedurii aprobate prin Ordinul nr. 1.107/2025.

Când există muncă nedeclarată

Codul muncii consideră muncă nedeclarată:

• primirea unei persoane la muncă fără contract scris încheiat cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
• primirea la muncă fără transmiterea elementelor contractului în registrul salariaților;
• prestarea activității în perioada în care contractul este suspendat;
• depășirea duratei de muncă stabilite într-un contract cu timp parțial, în afara excepțiilor legale.

Existența unui contract semnat nu este suficientă dacă acesta nu a fost transmis la timp în REGES-ONLINE. În sens invers, nici introducerea datelor în registru nu înlocuiește contractul scris și semnat de părți.

Ce este munca subdeclarată

Munca subdeclarată apare atunci când salariatului i se plătește efectiv un salariu net mai mare decât cel evidențiat în:

• statul de plată;
• contabilitatea angajatorului;
• declarația 112 transmisă autorităților fiscale.

Diferențele plătite în afara documentelor salariale nu reprezintă simple erori administrative, ci pot atrage consecințe în domeniul fiscal și al relațiilor de muncă.

Contractul poate fi semnat electronic

Părțile pot folosi semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată pentru încheierea, modificarea, suspendarea ori încetarea contractului.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectată sau salariatul să utilizeze semnătura electronică. Alegerea trebuie acceptată de ambele părți.

Pentru același document, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură:

• ambele semnează olograf; sau
• ambele semnează electronic, în condițiile legii.

Nu este recomandată semnarea aceluiași contract olograf de către o parte și electronic de cealaltă.

Documentele electronice trebuie arhivate corespunzător și puse la dispoziția organelor de control în format electronic. Inspectorii nu pot solicita și un exemplar pe hârtie dacă documentul a fost încheiat legal în format electronic.

Perioada de probă

Perioada de probă poate fi de cel mult:

• 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție;
• 120 de zile calendaristice pentru funcțiile de conducere;
• 30 de zile calendaristice pentru persoanele cu handicap.

Perioada de probă se desfășoară numai în interiorul unui contract individual de muncă. Persoana nu poate fi chemată să lucreze „câteva zile de probă” fără contract.

Pe durata sau la finalul perioadei de probă, contractul poate înceta printr-o notificare scrisă, la inițiativa oricărei părți:

• fără preaviz;
• fără motivarea deciziei;
• fără parcurgerea procedurii concedierii sau a demisiei cu preaviz.

Salariatul beneficiază pe durata probei de salariu și de toate celelalte drepturi prevăzute de lege și de contract. Perioada de probă constituie vechime în muncă.

În principiu, pe durata aceluiași contract poate fi stabilită o singură perioadă de probă. O nouă probă este permisă dacă salariatul începe o altă funcție sau profesie ori urmează să lucreze în condiții grele, vătămătoare sau periculoase.

Nu poate fi stabilită o nouă perioadă de probă dacă, în termen de 12 luni, aceleași părți încheie un alt contract pentru aceeași funcție și aceleași atribuții.

Clauze speciale care pot fi introduse în contract

Pe lângă elementele obligatorii, părțile pot negocia clauze privind:

• formarea profesională;
• neconcurența;
• mobilitatea;
• confidențialitatea.

Aceste clauze trebuie adaptate activității concrete. Preluarea unor formulări generale dintr-un model nu garantează că ele vor putea produce efecte.

Clauza de neconcurență

Clauza de neconcurență poate produce efecte după încetarea contractului numai dacă precizează concret:

• activitățile interzise;
• terții în favoarea cărora operează interdicția;
• aria geografică;
• perioada de aplicare;
• indemnizația lunară de neconcurență.

Indemnizația trebuie să fie de cel puțin 50% din media veniturilor salariale brute ale salariatului din ultimele șase luni. Clauza poate produce efecte pentru o perioadă de maximum doi ani și nu poate interzice în mod absolut exercitarea profesiei.

Clauza de mobilitate

Clauza de mobilitate se utilizează atunci când activitatea nu se desfășoară într-un loc stabil. În schimbul mobilității, salariatul trebuie să beneficieze de prestații suplimentare în bani sau în natură, menționate în contract.

Clauza de confidențialitate

Prin clauza de confidențialitate, părțile stabilesc obligația de a nu divulga anumite informații cunoscute în timpul raportului de muncă. Obligația poate continua și după încetarea contractului, iar încălcarea sa poate atrage plata unor daune-interese.

Păstrarea copiei contractului la locul de muncă

Angajatorul trebuie să păstreze la locul în care salariatul își desfășoară activitatea o copie a contractului individual de muncă.

Copia poate fi păstrată:

• pe suport hârtie;
• în format electronic.

Documentul este păstrat de persoana desemnată de angajator, cu respectarea confidențialității datelor personale.

Cumulul mai multor contracte de muncă

Un salariat poate lucra la mai mulți angajatori sau poate avea mai multe contracte la același angajator, dacă programele de muncă nu se suprapun.

Fiecare contract produce drepturi salariale distincte. Angajatorul nu poate aplica un tratament nefavorabil salariatului numai pentru că acesta își exercită dreptul de a cumula mai multe funcții.

Excepție fac situațiile în care o lege specială instituie incompatibilități.

Documentele recomandate la angajare

Dosarul de personal trebuie adaptat postului și situației salariatului. În mod obișnuit, angajatorul va avea nevoie de:

• actul de identitate;
• documentele de studii sau calificare;
• fișa de aptitudine eliberată de medicina muncii;
• contractul individual de muncă;
• fișa postului;
• documentele privind informarea salariatului;
• declarațiile necesare pentru salarizare și acordarea deducerilor;
• documentele privind persoanele aflate în întreținere, dacă este cazul;
• avizele sau autorizațiile speciale cerute pentru anumite profesii;
• documentele privind dreptul de muncă, pentru cetățenii străini;
• dovada transmiterii contractului în REGES-ONLINE.

Angajatorul trebuie să solicite numai documentele necesare raportului de muncă și să respecte regulile privind protecția datelor personale.

Ordinea corectă a formalităților

Pentru evitarea erorilor, procesul de angajare poate fi organizat astfel:

1. Stabilirea funcției, atribuțiilor, salariului și programului de lucru.
2. Verificarea studiilor, calificărilor și aptitudinilor candidatului.
3. Informarea persoanei selectate asupra condițiilor contractuale.
4. Efectuarea examenului de medicina muncii și obținerea fișei de aptitudine.
5. Redactarea contractului individual de muncă și a fișei postului.
6. Semnarea contractului de către ambele părți.
7. Înregistrarea și transmiterea contractului în REGES-ONLINE.
8. Înmânarea unui exemplar salariatului.
9. Efectuarea instruirilor obligatorii privind securitatea și sănătatea în muncă și situațiile de urgență.
10. Începerea efectivă a activității la data stabilită în contract.

Contractul trebuie semnat și transmis în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Recomandarea practică este ca formalitățile să nu fie lăsate pentru ultima zi.

Concluzie

Încheierea legală a unui contract individual de muncă presupune mai mult decât completarea unui formular. Angajatorul trebuie să verifice aptitudinea medicală și profesională, să informeze candidatul, să redacteze și să semneze contractul, să transmită datele în REGES-ONLINE și să îi înmâneze salariatului un exemplar înainte de începerea activității.

Cele mai importante reguli sunt simple: nicio persoană nu trebuie primită la muncă înainte de semnarea contractului și transmiterea acestuia în registru, iar perioada de probă nu poate fi desfășurată în afara unui contract de muncă.

REGES-ONLINE în 2026: obligațiile angajatorilor, termenele de transmitere și amenzile aplicabile

Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 stabilește regulile privind accesarea registrului, completarea datelor și transmiterea informațiilor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă.

Pentru angajatori, respectarea termenelor de transmitere este esențială, deoarece nerespectarea lor poate atrage amenzi semnificative.

Ce este REGES-ONLINE?

REGES-ONLINE este Registrul general de evidență a salariaților în format online.

Platforma este pusă la dispoziție de Inspecția Muncii și este utilizată pentru:

• completarea datelor salariaților;
• transmiterea informațiilor privind contractele individuale de muncă;
• înregistrarea modificărilor contractuale;
• evidența suspendărilor;
• evidența detașărilor;
• înregistrarea încetărilor contractelor;
• consultarea și gestionarea informațiilor privind raporturile de muncă.

Registrul este administrat în format electronic, iar datele sunt transmise prin platforma informatică pusă la dispoziție de Inspecția Muncii.

Cine are obligația de a utiliza REGES-ONLINE?

Obligația revine, în principal:

• persoanelor fizice și juridice de drept privat;
• instituțiilor și autorităților publice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
• anumitor misiuni diplomatice, oficii consulare și reprezentanțe internaționale pentru personalul angajat local.

Prin urmare, practic orice societate care are salariați trebuie să utilizeze REGES-ONLINE pentru evidența contractelor de muncă.

Când trebuie înregistrat un nou salariat?

Una dintre cele mai importante reguli este cea referitoare la angajarea unei persoane.

Datele privind noul contract individual de muncă trebuie completate și transmise în Registru:

cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului.

Această regulă trebuie respectată chiar dacă contractul individual de muncă a fost semnat cu mai multe zile înainte.

Angajatorul nu trebuie să aștepte prima zi efectivă de lucru pentru a transmite contractul.

De exemplu, dacă salariatul începe activitatea luni, contractul trebuie transmis cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Ce informații se transmit în REGES-ONLINE?

Registrul conține mult mai multe informații decât simpla existență a contractului individual de muncă.

Printre datele obligatorii se numără:

• datele de identificare ale angajatorului;
• datele de identificare ale salariatului;
• cetățenia și țara de proveniență;
• informații privind persoanele cu dizabilități;
• data și numărul contractului individual de muncă;
• data începerii activității;
• funcția sau ocupația conform COR;
• tipul contractului;
• durata determinată sau nedeterminată;
• locul de muncă fix sau mobil;
• durata și repartizarea timpului de muncă;
• salariul de bază brut;
• indemnizațiile;
• sporurile;
• alte adaosuri;
• informații privind detașarea;
• suspendarea contractului;
• data și temeiul legal al încetării contractului.

Pentru angajator, acest lucru înseamnă că orice modificare relevantă a raportului de muncă trebuie analizată și din perspectiva obligației de actualizare a REGES-ONLINE.

Cine poate completa și transmite datele?

Responsabilitatea legală aparține angajatorului.

În interiorul societății, completarea și transmiterea datelor poate fi realizată de unul sau mai mulți salariați desemnați prin decizie scrisă.

Angajatorul poate însă externaliza serviciul către un prestator.

Prestatorul poate fi, printre altele:

• o persoană fizică autorizată;
• un expert contabil;
• un contabil autorizat;
• o societate de expertiză contabilă;
• o societate de contabilitate;
• o altă persoană juridică ce prestează serviciul în baza unui contract.

Prestatorul nu poate subcontracta, la rândul său, serviciul de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE.

Externalizarea REGES-ONLINE nu înlătură răspunderea angajatorului

Aceasta este una dintre regulile cele mai importante pentru firme.

Chiar dacă societatea încheie un contract cu o firmă de contabilitate sau cu un alt prestator pentru gestionarea REGES-ONLINE, angajatorul rămâne responsabil.

Hotărârea prevede expres că externalizarea serviciului nu exonerează angajatorul de obligațiile legale.

Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine angajatorului.

Prin urmare, este important ca angajatorul să transmită prestatorului la timp toate documentele și informațiile privind:

• angajările;
• modificările salariale;
• suspendările;
• concediile medicale;
• detașările;
• încetările contractelor.

Contractul cu prestatorul trebuie declarat în REGES-ONLINE

Dacă angajatorul externalizează serviciul de completare a Registrului, trebuie să transmită și informații despre prestator.

Printre acestea:

• CUI/CIF;
• denumirea prestatorului;
• sediul social;
• reprezentantul legal;
• data contractului de prestări servicii;
• data începerii serviciilor;
• durata contractului;
• data încetării contractului.

Transmiterea acestor informații trebuie realizată în termen de:

3 zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea contractului de prestări servicii.

Termenele importante pentru modificările contractului de muncă

Nu toate modificările se transmit în același termen.

Modificarea funcției, tipului contractului sau timpului de muncă

Modificările privind funcția, tipul contractului, durata, locul muncii și timpul de muncă se transmit: cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

Dacă modificarea rezultă dintr-o hotărâre judecătorească, termenul este de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de aceasta.

Modificarea salariului

Modificarea salariului de bază brut, indemnizațiilor, sporurilor și altor adaosuri se transmite: în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării.

În cazul modificărilor rezultate dintr-o hotărâre judecătorească, termenul este de 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.

Cum se transmit suspendările contractului?

Ca regulă generală, suspendarea și încetarea suspendării contractului individual de muncă trebuie transmise: cel târziu în ziua anterioară datei suspendării sau încetării suspendării.

Există însă excepții importante.

Pentru suspendările determinate de certificate medicale, transmiterea se face în termen de: 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului medical la angajator.

Pentru absențe nemotivate și anumite situații de forță majoră, termenul este de 3 zile lucrătoare de la data suspendării.

Când se transmite încetarea contractului?

Data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă trebuie transmise: cel târziu la data încetării contractului sau la data la care angajatorul ia cunoștință de evenimentul care determină încetarea raportului de muncă, după caz.

Cum se corectează erorile din Registru?

Dacă angajatorul constată că anumite informații au fost introduse greșit, corecția trebuie efectuată: la data la care angajatorul a luat cunoștință de eroare.

Este recomandat ca erorile identificate să fie corectate imediat și să existe documente care justifică informația corectă.

Dosarul personal al salariatului rămâne obligatoriu

Trecerea la REGES-ONLINE nu elimină obligația de a întocmi dosarul personal al salariatului.

Angajatorul trebuie să întocmească un dosar pentru fiecare persoană angajată și să îl păstreze în condiții corespunzătoare.

Dosarul trebuie să conțină cel puțin:

• documentele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiționale;
• documentele privind modificarea contractului;
• documentele privind suspendarea și încetarea;
• acte de studii;
• certificate de calificare;
• alte documente care justifică informațiile introduse în Registru.

Dosarul de personal poate fi electronic

Dacă părțile utilizează semnătura electronică avansată sau calificată pentru documentele de muncă, angajatorul poate utiliza un dosar de personal în format electronic.

Acesta trebuie păstrat cu respectarea normelor privind arhivarea electronică și trebuie pus la dispoziția inspectorilor de muncă la solicitarea acestora.

Ce documente trebuie eliberate salariatului?

La încetarea activității, angajatorul trebuie să elibereze salariatului:

• o adeverință privind activitatea desfășurată;
• durata activității;
• salariul;
• vechimea în muncă;
• vechimea în specialitate;
• un extras din REGES-ONLINE.

De asemenea, la solicitarea scrisă a unui salariat sau fost salariat, angajatorul trebuie să elibereze copiile documentelor din dosarul personal sau adeverințele prevăzute de lege în termen de: maximum 15 zile lucrătoare.

Amenzile pentru nerespectarea obligațiilor REGES-ONLINE

Hotărârea nr. 295/2025 prevede sancțiuni importante.

Contract netransmis înainte de începerea activității

În anumite situații, netransmiterea contractului individual de muncă în termen poate fi sancționată cu:

3.000 – 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată.

Detașări și suspendări

Netransmiterea la timp a anumitor informații privind detașările sau suspendările poate atrage amenzi de: 3.000 – 5.000 lei pentru fiecare situație neînregistrată.

Modificări transmise cu întârziere

Netransmiterea în termen a anumitor modificări ale contractului poate fi sancționată cu: 5.000 – 8.000 lei.

Date eronate sau incomplete

Completarea Registrului cu informații incorecte sau incomplete poate atrage o amendă de: 3.000 – 6.000 lei.

Lipsa dosarului personal

Nerespectarea obligației privind păstrarea dosarului personal poate fi sancționată cu: 3.000 – 6.000 lei.

REGES-ONLINE și obligațiile existente la finalul perioadei de tranziție

Angajatorii au avut obligația de a se înregistra în REGES-ONLINE până la 31 decembrie 2025 și de a completa până la aceeași dată informațiile contractelor active care nu existau în vechiul sistem informatic.

Tot la 31 decembrie 2025 a fost abrogată Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind vechiul registru de evidență a salariaților.

Prin urmare, în 2026, REGES-ONLINE reprezintă sistemul de referință pentru evidența electronică a contractelor individuale de muncă.

Ce ar trebui să facă angajatorii în practică?

Pentru evitarea erorilor și sancțiunilor, este recomandat ca angajatorii să stabilească un circuit clar al documentelor de personal.

Orice informație privind un salariat trebuie transmisă responsabilului de salarizare sau prestatorului suficient de devreme pentru respectarea termenelor legale.

În mod special trebuie urmărite:

• angajările noi;
• modificările funcției;
• modificările timpului de muncă;
• modificările salariale;
• suspendările;
• concediile medicale;
• detașările;
• încetările contractelor.

Un document primit cu întârziere de persoana care operează REGES-ONLINE poate conduce la depășirea termenului legal și la expunerea angajatorului la sancțiuni.

Concluzie

REGES-ONLINE nu reprezintă doar o schimbare tehnică față de vechiul registru al salariaților.

Noul sistem presupune o evidență mai detaliată a raporturilor de muncă și termene diferite în funcție de tipul informației transmise.

Pentru angajatori, cele mai importante reguli sunt:

contractele noi trebuie transmise înainte de începerea activității, modificările trebuie operate în termenele specifice fiecărei situații, iar responsabilitatea finală pentru corectitudinea datelor revine angajatorului, inclusiv atunci când serviciul este externalizat.

Respectarea unui circuit intern clar al documentelor de personal este cea mai eficientă metodă de reducere a riscului de sancțiuni.