Principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici

În Monitorul oficial nr. 22/2023 a fost publicat Ordinul nr. 4268/2022 privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor, precum şi pentru reglementarea unor aspecte contabile, in vigoare de la 09 ianuarie 2023.

Acest ordin se aplică de către:

- entităţile cărora le sunt incidente Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014, cu modificările şi completările ulterioare, inclusiv cele al căror exerciţiu financiar diferă de anul calendaristic;

- entităţile cărora le sunt incidente Reglementările contabile conforme cu Standardele Internaţionale de Raportare Financiară, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.844/2016, cu modificările şi completările ulterioare, inclusiv cele al căror exerciţiu financiar diferă de anul calendaristic.

Potrivit prevederilor art. 36 alin. (3) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, pe perioada lichidării, persoanele juridice aflate în lichidare depun, în termen de 90 de zile de la încheierea fiecărui an calendaristic, la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor o raportare contabilă anuală.

Sistemul de raportare contabilă anuală se aplică, de asemenea, subunităţilor deschise în România de societăţi rezidente în state aparţinând Spaţiului Economic European, precum şi sediilor permanente ale persoanelor juridice cu sediul în Spaţiul Economic European.

Entităţile prevăzute la art. 1 alin. (1) - (3) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, indiferent de forma de organizare, forma de proprietate şi de reglementările contabile aplicabile, au obligaţia să depună situaţii financiare anuale la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor, potrivit prevederilor legale în vigoare.

Entităţile completează datele de identificare (denumirea entităţii, adresa, numărul de telefon şi numărul de înmatriculare la registrul comerţului), precum şi datele referitoare la încadrarea corectă în forma de proprietate şi codul unic de înregistrare, fără a se folosi prescurtări sau iniţiale.

Entităţile completează, de asemenea, codul LEI, dacă dispun de acesta. Codul LEI reprezintă "identificatorul entităţii juridice" (Legal Entity Identifier), un cod de referinţă format din 20 de caractere pentru identificarea unică a entităţilor distincte din punct de vedere juridic care se angajează în tranzacţii financiare şi datele de referinţă asociate şi care se bazează pe standardul ISO 17442 elaborat de Organizaţia Internaţională de Standardizare.

Entităţile completează codul privind activitatea, cod format din 4 cifre (clase de activităţi), potrivit Clasificării activităţilor din economia naţională - CAEN, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 656/1997, cu modificările ulterioare. Entităţile completează, de asemenea, codul CAEN privind activitatea preponderentă efectiv desfăşurată. În cazul sediilor permanente, codul CAEN înscris în situaţiile financiare anuale întocmite de sediul permanent/sediul permanent desemnat din România corespunde propriei activităţi desfăşurate de acesta.

Situaţiile financiare anuale se semnează de persoanele abilitate potrivit legii. Situaţiile financiare anuale se semnează şi de către administratorul sau persoana care are obligaţia gestionării entităţii.

Conform prevederilor Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, situaţiile financiare anuale sunt supuse aprobării de către adunarea generală a acţionarilor/asociaţilor.

În baza art. 185 din Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, consiliul de administraţie, respectiv directoratul, este obligat să depună la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor, în format hârtie şi în format electronic sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, semnate cu certificat digital calificat, situaţiile financiare anuale aprobate, însoţite de documentele prevăzute de lege.

La depunerea situaţiilor financiare anuale se vor avea în vedere şi prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare.

Entităţile pot depune situaţiile financiare anuale şi documentele cerute de lege, în format hârtie şi în format electronic, la registratura unităţilor teritoriale ale Ministerului Finanţelor sau la oficiile poştale, prin scrisori cu valoare declarată, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 627/1995 privind îmbunătăţirea disciplinei depunerii bilanţurilor contabile şi a altor documente cu caracter financiar-contabil şi fiscal, de către operatorii economici şi alţi contribuabili, sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, semnate cu certificat digital calificat. Entităţile depun situaţiile financiare anuale la registratura unităţilor teritoriale ale Ministerului Finanţelor sau la oficiile poştale, prin scrisori cu valoare declarată, pe suport magnetic, împreună cu situaţiile financiare anuale listate cu ajutorul programului de asistenţă elaborat de Ministerul Finanţelor, semnate potrivit legii.

În vederea depunerii situaţiilor financiare anuale în format hârtie şi în format electronic sau numai în formă electronică, semnate cu certificat digital calificat, entităţile folosesc programul de asistenţă pus la dispoziţie gratuit de către Ministerul Finanţelor pe site-ul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fişier de tip PDF, având ataşat un fişier xml, precum şi un fişier cu extensia zip. Fişierul cu extensia zip va conţine prima pagină din situaţiile financiare anuale listată cu ajutorul programului de asistenţă elaborat de Ministerul Finanţelor, semnată, potrivit legii, precum şi documentele cerute de lege, aşa cum acestea sunt întocmite de entităţi, toate acestea fiind scanate, alb-negru, lizibil şi cu o rezoluţie care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fişierului PDF la care este ataşat fişierul zip. Fişierele zip ataşate situaţiilor financiare anuale nu vor conţine parolă.

Termenele pentru depunerea situaţiilor financiare anuale la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor sunt următoarele:

a) pentru societăţile, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar;
b) pentru celelalte persoane prevăzute la art. 1 alin. (1) - (3) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, 120 de zile de la încheierea exerciţiului financiar.

Subunităţile din România, care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate, sediile permanente ale persoanelor juridice cu sediul în străinătate, precum şi persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România depun situaţii financiare anuale la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor în termen de 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar. Fac excepţie subunităţile deschise în România de societăţi rezidente în state aparţinând Spaţiului Economic European şi sediile permanente ale persoanelor juridice cu sediul în Spaţiul Economic European.

Entităţile care nu au desfăşurat activitate de la constituire până la sfârşitul exerciţiului financiar de raportare nu întocmesc situaţii financiare anuale, urmând să depună în acest sens la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor o declaraţie pe propria răspundere a persoanei care are obligaţia gestionării entităţii. Depunerea la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor a declaraţiei se efectuează în termen de 60 de zile de la încheierea exerciţiului financiar.

Persoanele care optează pentru un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic, potrivit art. 27 alin. (3) şi (5) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, au obligaţia să înştiinţeze în scris unitatea teritorială a Ministerului Finanţelor despre exerciţiul financiar ales. Depunerea la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor a înştiinţării se efectuează cu cel puţin 30 de zile calendaristice înainte de începutul exerciţiului financiar ales sau în termen de 30 de zile calendaristice de la data înfiinţării pentru persoanele nou-înfiinţate care optează pentru un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic de la data înfiinţării acestora.

Potrivit art. 28 şi 30 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, situaţiile financiare anuale vor fi însoţite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, şi de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

Entităţile active în industria extractivă sau în sectorul exploatării pădurilor primare obligate, potrivit reglementărilor contabile aplicabile, să întocmească şi să publice anual un raport asupra plăţilor către guverne, depun acel raport la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor, odată cu situaţiile financiare anuale.

Situaţiile financiare anuale vor fi însoţite de o declaraţie scrisă a persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, prin care îşi asumă răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale şi confirmă că:

a) politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
b) situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
c) persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.