Procedura privind înregistrarea online în vederea accesării Registrului beneficiarilor reali ai asociațiilor și fundațiilor, de către autoritățile care au competență de supraveghere și control, organele judiciare, Oficiul Național pentru Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor și entitățile raportoare

În Monitorul oficial nr. 44/2023 a fost publicat Ordinul nr. 5.745/C/2022 pentru aprobarea Procedurii privind înregistrarea online în vederea accesării Registrului beneficiarilor reali ai asociațiilor și fundațiilor, ținut de Ministerul Justiției, de către autoritățile care au competență de supraveghere și control, organele judiciare, Oficiul Național pentru Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor și entitățile raportoare.

În baza prevederilor art. 19 alin. (9) din Legea nr. 129/2019, cu modificările şi completările ulterioare, informaţiile din Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor pe care autorităţile competente şi entităţile raportoare le pot consulta sunt:

a) numele şi prenumele;
b) luna şi anul naşterii;
c) naţionalitatea şi ţara de reşedinţă ale beneficiarului real;
d) informaţii privind natura şi amploarea interesului generator de beneficii deţinut (dacă a fost declarat).

Din Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor se pot filtra informaţii de tipul:

a) beneficiarii reali ai unei asociaţii sau fundaţii;
b) calitatea de beneficiar real al unei persoane fizice/juridice în una sau mai multe asociaţii/fundaţii.

Accesul la datele din Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor, prevăzute la art. 19 alin. (9) din Legea nr. 129/2019, cu modificările şi completările ulterioare, este asigurat, în conformitate cu respectarea normelor privind protecţia datelor cu caracter personal, autorităţilor competente şi entităţilor raportoare, cu condiţia înregistrării online şi a transmiterii unei cereri:

a) în care solicitantul va indica, în mod detaliat:

(i) calitatea în care solicită acordarea accesului la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor (de exemplu, "evaluator autorizat");
(ii) temeiul legal aplicabil [de exemplu, "conform prevederilor art. 5 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 129/2019]. Această cerinţă este impusă de necesitatea individualizării instituţiei solicitante, în vederea verificării regimului juridic aplicabil din perspectiva naturii informaţiilor la care se acordă acces, potrivit legii;
(iii) adresa/adresele de e-mail la care se solicită Ministerului Justiţiei comunicarea linkului şi a credenţialelor de acces la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor;
(iv) numele şi funcţia persoanelor desemnate/împuternicite să primească informaţiile prevăzute de lege;

b) care se va încărca la rubrica "Încarcă cerere/plângere/sesizare (*)" din Formularul publicat pe site-ul Ministerului Justiţiei la adresa https://www.just.ro/formular-petitie, în format pdf, şi va fi însuşită prin semnătură electronică calificată de către reprezentantul legal al autorităţii competente sau al entităţii raportoare solicitante.

Accesul la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor este asigurat, cu titlu gratuit, fără nicio restricţie şi fără a alerta persoana în cauză, autorităţilor competente şi entităţilor raportoare, în urma înregistrării online pe site-ul Ministerului Justiţiei şi după verificarea îndeplinirii condiţiilor.

După validarea solicitării de acces la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor de către personalul desemnat din cadrul Serviciului relaţii cu publicul, se comunică solicitantului, de pe adresa de e-mail rbrinstitutii@just.ro, linkul şi credenţialele (parola) pentru accesarea Registrului beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor publicat pe site-ul Ministerului Justiţiei.

Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor se actualizează lunar, la sfârşitul fiecărei luni, la data publicării versiunii actualizate, urmând să fie comunicate de Direcţia tehnologia informaţiei Serviciului relaţii cu publicul noile credenţiale de acces ce vor fi valabile până la finalul următoarei luni calendaristice, în scopul informării solicitanţilor.

Credenţialele se vor comunica lunar, pentru o perioadă nedeterminată, la adresele de e-mail menţionate în cerere. Ministerul Justiţiei va solicita reconfirmarea adreselor de e-mail atunci când consideră necesar.

În paralel cu credenţialele de acces la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor, solicitanţii ce se încadrează în categoriile prevăzute la art. 19 alin. (8) lit. a) şi b) din Legea nr. 129/2019, cu modificările şi completările ulterioare, vor primi în mod suplimentar, în scopul identificării corecte şi complete a beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor, şi acces la Registrul naţional ONG, în mod nerestricţionat, inclusiv privind rubricile 7 "asociaţii" şi 10 "conducere, reprezentanţi", pe lângă toate celelalte informaţii publicate pe site-ul Ministerului Justiţiei la rubricile "Registrul naţional al asociaţiilor", "Registrul naţional al fundaţiilor", "Registrul naţional al federaţiilor" deschise publicului.

Eventualele discrepanţe identificate în datele privind beneficiarii reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor pot fi raportate către Ministerul Justiţiei de autorităţile competente sau entităţile raportoare, prin utilizarea aceluiaşi Formular de contact pus la dispoziţie pe site-ul Ministerului Justiţiei la adresa https://www.just.ro/formular-petitie. Raportarea, verificarea, înregistrarea şi soluţionarea discrepanţelor identificate în Registrul beneficiarilor reali vor face obiectul unui ordin al ministrului justiţiei.

Termenul de verificare a solicitărilor privind credenţialele de acces la Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor şi de comunicare a acestora este de maximum 3 zile de la comunicarea cererii către Ministerul Justiţiei prin intermediul formularului online.

Ulterior înregistrării în sistem şi a primirii credenţialelor de acces, Registrul beneficiarilor reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor poate fi accesat de către reprezentanţii autorităţilor competente/entităţilor raportoare, oricând, în timp real.