Factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România

În Monitorul oficial nr. 960/2021 a fost publicata Ordonanța de urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea.

Factura electronică se transmite de către emitent în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Factură electronică - factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată

Emitentul facturii electronice este operatorul economic care emite factura electronică către destinatar și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Destinatarul facturii electronice este operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Potrivit acestei ordonante structura facturii electronice respectă:

a) specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
b) specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
c) conținutul semantic așa cum este descris în standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2 și corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.

Elemente principale ale facturii electronice sunt:

a) identificatorii de proces și de factură;
b) data facturii;
c) informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
d) informații privind destinatarul facturii electronice;
e) informații privind beneficiarul plății;
f) informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
h) referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii, precum și, după caz, la contractul de achiziții publice în domeniile apărării și securității;
i) detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instrucțiuni de plată;
k) informații privind creditări sau debitări;
l) informații privind pozițiile de pe factură;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, creează, dezvoltă și administrează sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice si stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

Factura electronică se transmite de către emitent în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. În situația în care factura electronică transmisă respectă structura se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea semnăturii electronice a Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, factura electronică se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura conform procedurii. Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice.

Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.

Corecția facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.

Prin ordin al ministrului finanțelor se reglementează specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național în termen de 15 zile de la data publicării prezentei ordonanțe de urgență în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice-B2G

Facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice se aplică în cazul existenței unei relații B2G (relația dintre un operator economic și autorități contractante), în situația în care operatorii economici optează pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura.

În situația în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura în cazul existenței unei relații B2G, acesta are obligația de a emite doar facturi electronice și de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toți destinatarii B2G.

Prevederile în cazul existenței unei relații B2G nu se aplică facturilor electronice emise ca urmare a executării contractelor clasificate potrivit legii sau în cazul în care atribuirea și executarea contractului de achiziție publică au necesitat impunerea, potrivit dispozițiilor legale, a unor măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului.

Facturarea electronică în relația B2B

În relația comercială B2B emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

În situația în care emitentul facturii electronice optează pentru transmiterea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, acesta este obligat să fie înregistrat în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, denumit Registrul RO e-Factura.

Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura este înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii. De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândește și calitatea de destinatar.

În vederea utilizării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.

Pentru facturile emise de către operatorii economici înscriși în Registrul RO e-Factura către destinatari care nu sunt înscriși în Registrul RO e-Factura se aplică prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare.